El propósito de la aplicación Documentos en SAP Cloud ALM es simplificar la creación, gestión, seguimiento y reutilización de la documentación existente dentro de SAP Cloud ALM para que sea la fuente central de verdad para sus soluciones.
Con esta aplicación central para fines de documentación, puede desarrollar un enfoque holístico para toda la documentación relevante y sus relaciones correspondientes y necesarias con diferentes entidades, como procesos de solución o jerarquías de procesos. Además, es esencial conectar documentos con requisitos, historias de usuario, tareas de proyecto, casos de prueba y características.
Encontrará la aplicación Documentos en la SAP Cloud ALM para implementación grupo de aplicaciones, como se muestra en esta figura.
Después de iniciar la aplicación, verá una lista de todos los documentos en un lugar central. Tiene la posibilidad de filtrar y agrupar documentos por propietario, estado, fecha de modificación, prioridad, jerarquías de procesos, etc. y adaptar las vistas en función de sus necesidades individuales. Los documentos filtrados también se pueden exportar a una hoja de cálculo de Excel mediante el botón correspondiente.
En términos de nuestro escenario de ejemplo, queremos crear un documento de diseño técnico para una interfaz entre SAP S/4HANA y SAP Business Network a través de Paquete de integración SAPuna puerta de enlace administrada para la gestión de gastos y SAP Business Network. Para crear un documento dedicado, seleccione el Crear botón como se muestra en esta figura.
Relaciones del proyecto en la aplicación Documentos: Asegúrese de haber seleccionado previamente el proyecto correcto, ya que el documento se creará en relación con este proyecto. Actualmente no es posible mover ni eliminar el enlace del proyecto.
Ahora defina un título para el documento y comience a especificar el título dedicado. Contenido dentro del área de texto, como se muestra en esta figura.
En la siguiente pestaña, información adicionalPuede encontrar más detalles de su documento (en qué contexto se creó, así como prioridad, estado, propietario y tipo), como se muestra a continuación.
Para el estado del documento, están disponibles los siguientes valores:
De forma predeterminada, la información de fecha y hora de creación y modificación del documento se guarda automáticamente, y el creador del documento se define como el propietario. Como este campo es opcional, no es necesario completar esta columna al cargar el documento mediante una hoja de cálculo. Sin embargo, puede cambiar el propietario del documento. Otro campo es obligatorio: el Tipo campo. Se pueden seleccionar los siguientes tipos estándar:
Aunque debes definir un tipo al crear un documento, puedes cambiarlo en cualquier momento posteriormente.
En la siguiente pestaña, Relacionespuede conectar documentos directamente a procesos de solución y jerarquías de procesos. En nuestro ejemplo, este documento está relacionado con el Automatización de pedidos y facturas con SAP Business Network (4A1) proceso de solución, como se muestra en la siguiente figura. Debe seleccionar el Asignar y busque en la ventana emergente resultante el proceso de su solución, pero tenga en cuenta que solo se pueden seleccionar procesos de solución con alcance. Esta relación se vuelve aún más importante cuando desea realizar un seguimiento de la integridad de su documentación dentro de su proyecto. Además, SAP está planeando la capacidad de ver documentos relacionados en la aplicación de Trazabilidad del proceso de solución. También puede eliminar relaciones existentes a través del botón Anular asignación botón.
En la siguiente pestaña, Referenciaspuede vincular fuentes de documentos externos (por ejemplo, .docx de MS Word, .pptx de MS Powerpoint o PDF), como se muestra aquí.
Para la creación de una referencia, es necesario seleccionar la Crear botón e ingrese un Nombre así como el correspondiente URLLa idea general de SAP es que la documentación para las soluciones en la nube se debe crear directamente en SAP Cloud ALM. Integración de la gestión documental en el Gestión de documentos SAP servicio en SAP BTP y MS Sharepoint está previsto. Por lo tanto, permanezca atento a lo que lanzarán en una fecha posterior.
Mientras trabajas con la aplicación Documentos, notarás que todo se guardará, incluso si no lo guardas manualmente haciendo clic en el botón Ahorrar botón. También verás que todos los campos obligatorios están completos. Esto se debe a que la aplicación Documentos utiliza el borrador del concepto de control de versiones de Elementos de SAP Fiori. Esto evita la pérdida de datos y, en el futuro, contará con un bloqueo exclusivo para los propietarios de documentos. Si su actividad de edición se interrumpe o cierra accidentalmente la aplicación, se conservan los cambios no guardados y, cuando vuelva a abrir la aplicación, puede continuar desde el mismo lugar en el que se encontraba cuando salió. Esto también funciona si usa otro dispositivo. La versión de borrador evita que varios editores trabajen en el mismo documento al mismo tiempo. Si es necesario trabajar en un documento de forma colaborativa, debe hacerlo de forma secuencial. Sin embargo, este mecanismo de bloqueo expira si el propietario del borrador está inactivo durante algún tiempo. Si otro usuario comienza a editar el documento, se le informará a ese usuario que existen cambios no guardados de otro uso. Sin embargo, el nuevo usuario puede anular esos cambios, por lo que debe asegurarse de guardar su documento para que se le asigne una identificación y luego pueda publicarse sin temor a que se sobrescriba.
Notas vs. Documentos: La aplicación Notas ha estado presente desde el principio con SAP Cloud ALM. Después del lanzamiento de la aplicación Documentos, SAP anunció que la funcionalidad de la aplicación Notas se migrará cada vez más a la aplicación Documentos. Después de un tiempo determinado, la aplicación Notas se retirará.
La función de carga es otra forma conveniente de cargar documentos en su inquilino de SAP Cloud ALM. Debe hacer clic en el botón Subir botón después de abrir la aplicación Documentos. En las ventanas emergentes resultantes, puede utilizar los metadatos de los documentos y, después de agregar todos sus documentos, debe seleccionar la hoja de cálculo creada y luego podrá cargar esta lista de documentos.
Recomendaciones: Algunas recomendaciones para cargar una lista de documentos a través de una hoja de cálculo son las siguientes:
Nota del editor: esta publicación ha sido adaptada de una sección del libro. SAP Cloud ALM: Gestión del ciclo de vida de las aplicaciones por Matthias Friedrich, Fred Kindler, Marcel Kirsten, Daniel Kloppich, Mathias List, Bert Lorenz y Lars Teuber.
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