¿Qué es SAP? SAP significa Aplicaciones y Productos en Sistemas de Procesamiento de Datos. SAP, por definición, es también el nombre del software ERP (Planificación de Recursos Empresariales) así como el nombre de la empresa. El software SAP es una multinacional europea, fundada en 1972 por Wellenreuther, Hopp, Hector, Plattner y Tschira. Desarrollan soluciones de software para gestionar operaciones comerciales y relaciones con los clientes. El sistema SAP consta de varios módulos totalmente integrados, que cubren virtualmente todos los aspectos de la gestión empresarial. SAP ocupa el primer lugar en el mercado de ERP. Hasta 2010, SAP tenía más de 140,000 instalaciones en todo el mundo, más de 25 soluciones comerciales específicas para la industria y más de 75,000 clientes en 120 países. Otros productos competitivos del software SAP en el mercado son Oracle, Microsoft Dynamics, etc. ¿Qué es SAP ERP? ¿Por qué es necesario? El siguiente video explicará la necesidad de un software ERP como SAP en una empresa. Clic aquí si no se puede acceder al video La pregunta muy fundamental para cualquier principiante es por qué se necesita Planificación de Recursos Empresariales, también llamada ERP. Para responder a esto, veamos un escenario empresarial típico. Supongamos que un cliente se acerca a un equipo de ventas buscando un producto en particular. El equipo de ventas se pone en contacto con el departamento de inventario para verificar la disponibilidad del producto. Para su sorpresa, el equipo de ventas descubrió que el producto está agotado. Para que esto no suceda la próxima vez, tienen que introducir una herramienta ERP de SAP. Antes de ver en detalle qué es ERP y cómo puede ayudar en su proceso comercial, entenderemos cómo están involucrados diferentes departamentos en todo el proceso comercial, desde la orden de materias primas, la fabricación de bienes, hasta la entrega de productos finales al cliente. Aquí está todo el proceso que sigue cualquier unidad comercial. Cliente se pone en contacto con el equipo de ventas para verificar la disponibilidad del producto. El equipo de ventas se acerca al departamento de inventario para verificar la disponibilidad del producto. En caso de que el producto esté agotado, el equipo de ventas se acerca al departamento de planificación de la producción para fabricar el producto. El equipo de planificación de la producción verifica con el departamento de inventario para la disponibilidad de materia prima. Si la materia prima no está disponible con el inventario, el equipo de planificación de la producción compra la materia prima de los proveedores. Luego, la planificación de la producción envía la materia prima al área de ejecución en el taller para la producción real. Una vez listo, el equipo del área de ejecución envía los productos al equipo de ventas, que a su vez los entrega al cliente. El equipo de ventas actualiza las finanzas con los ingresos generados por la venta del producto. El equipo de planificación de la producción actualiza las finanzas con los pagos que se deben hacer a diferentes proveedores por las materias primas. Todos los departamentos se acercan al departamento de recursos humanos para cualquier problema relacionado con los recursos humanos. Ese es un proceso comercial típico para cualquier empresa manufacturera. Algunas inferencias clave que se podrían derivar del escenario serían: tiene muchos departamentos o unidades de negocios. Estos departamentos o unidades de negocios se comunican y intercambian datos entre sí. El éxito de cualquier empresa radica en la comunicación efectiva y el intercambio de datos, dentro de estos departamentos, así como con terceros asociados como proveedores, subcontratistas y clientes. Basado en la forma en que se gestiona la comunicación y el intercambio de datos. Los sistemas empresariales se pueden clasificar ampliamente como 1) Sistema Descentralizado 2) Sistema Centralizado también llamado ERP Sistema Descentralizado Veamos primero el sistema Descentralizado, en una empresa con Sistema Descentralizado de Administración de Datos. Hay dos problemas principales: Los datos se mantienen localmente en los departamentos individuales. Los departamentos no tienen acceso a la información o datos de otros departamentos. Para identificar los problemas que surgen debido al sistema de administración empresarial descentralizado, observemos el mismo proceso comercial nuevamente. El cliente se acerca al equipo de ventas para un producto, pero esta vez lo necesita de manera urgente. Dado que es un proceso descentralizado, el equipo de ventas no tiene acceso a la información en tiempo real sobre la disponibilidad del producto. Entonces se acercan al departamento de inventario para verificar la disponibilidad del producto. Este proceso lleva tiempo y el cliente elige otro proveedor, lo que lleva a pérdida de ingresos y insatisfacción del cliente. Ahora, supongamos que el producto está agotado y el equipo de ventas se acerca al departamento de planificación de la producción para fabricar el producto para uso futuro. El equipo de planificación de la producción verifica la disponibilidad de las materias primas requeridas. En un sistema descentralizado, la información de las materias primas se almacena por separado por el departamento de planificación de la producción, así como por el departamento de inventario. Por lo tanto, el costo de mantenimiento de datos (en este caso, materias primas) aumenta. La información de las materias primas está disponible en dos departamentos diferentes: inventario y planificación de la producción. Cuando el equipo de ventas verifica una materia prima en particular requerida para fabricar el producto, muestra que la materia prima está disponible según el inventario, pero según la base de datos del equipo de planificación de la producción, la materia prima está agotada. Entonces, proceden y compran la materia prima. De esta manera, el costo de materiales e inventario aumenta. Una vez que la materia prima está disponible, el departamento de ejecución en el taller de repente se da cuenta de que le faltan trabajadores. Se acercan al departamento de recursos humanos, que a su vez contrata empleados temporales a un precio más alto que el del mercado. Por lo tanto, el costo de la mano de obra aumenta. El departamento de planificación de la producción no logra actualizar el departamento de finanzas sobre los materiales que han comprado. El departamento de finanzas incumple el plazo de pago establecido por el proveedor, lo que causa que la compañía pierda su reputación e incluso suponga una posible acción legal. Estos son solo algunos de los muchos problemas con sistemas descentralizados. Algunos problemas importantes con el sistema descentralizado son: Numerosos sistemas de información dispares creados individualmente a lo largo del tiempo, que son difíciles de mantener. Integrar los datos lleva tiempo y dinero. Inconsistencias y duplicación de datos. Falta de información oportuna conduce a la insatisfacción del cliente, la pérdida de ingresos y reputación. Alto inventario, costo de materiales y recursos humanos. Estas son algunas de las principales desventajas para las que necesitamos una solución. Bueno, la solución radica en los sistemas centralizados, es decir, ERP. Sistema Centralizado En una empresa, con un Sistema Centralizado de Información y Administración de Datos. 1) Los datos se mantienen en una ubicación central y se comparten con varios departamentos 2) Los departamentos tienen acceso a la información o datos de otros departamentos. Volvamos a analizar el mismo proceso comercial para entender cómo un Sistema Empresarial Centralizado ayuda a superar los problemas planteados por un Sistema Empresarial Descentralizado. En este caso, todos los departamentos actualizan un Sistema de Información Central. Cuando el cliente se acerca al equipo de ventas para comprar un producto de manera urgente. El equipo de ventas tiene acceso a la información en tiempo real sobre los productos en inventario actualizada por el departamento de inventario en el Sistema Centralizado. El equipo de ventas responde a la solicitud del cliente a tiempo, lo que lleva a un aumento de los ingresos y la satisfacción del cliente. En caso de que sea necesario fabricar productos, el equipo de ventas actualiza la base de datos central, para que todos los departamentos estén informados sobre el estado del producto. El departamento de planificación de la producción se actualiza automáticamente por la base de datos central para conocer los requisitos. El equipo de planificación de la producción verifica la disponibilidad de las materias primas requeridas a través de la Base de Datos Central, que es actualizada por el departamento de inventario. De esta manera, se evita la duplicación de datos y se dispone de datos precisos. El equipo del área de ejecución actualiza regularmente su estado de mano de obra en la Base de Datos Central, que puede ser accedida por el departamento de recursos humanos. En caso de escasez de mano de obra, el equipo de recursos humanos inicia el proceso de contratación con un tiempo considerable para contratar a un candidato adecuado al precio de mercado. Por lo tanto, el costo de mano de obra disminuye. Mientras que los proveedores pueden enviar directamente sus facturas al Sistema Empresarial Central, al que puede acceder el departamento de finanzas. Por lo tanto, se realizan pagos a tiempo y se evitan posibles acciones legales. El software SAP es un tipo de Sistema Centralizado. Los sistemas SAP son los más utilizados en el software ERP. Beneficios clave del sistema centralizado: Elimina la duplicación, la discontinuidad y la redundancia de datos. Proporciona información a través de los departamentos en tiempo real. La compañía SAP proporciona control sobre diversos procesos comerciales. Aumenta la productividad, una mejor gestión de inventario, promueve la calidad, reduce el costo de materiales, gestión efectiva de recursos humanos, reduce los costos generales y aumenta las ganancias. Mejora la interacción con el cliente y aumenta el rendimiento. También mejora el servicio al cliente. Por lo tanto, se requiere un sistema centralizado de gestión empresarial. El software SAP es un sistema centralizado de gestión empresarial, también conocido como Planificación de Recursos Empresariales. El acrónimo de SAP es Aplicaciones y Productos en Sistemas de Procesamiento de Datos.