Debido a la presión de implementar proyectos con éxito en períodos cada vez más cortos y con costos en constante aumento, los métodos y herramientas de gestión de proyectos son cada vez más importantes en la industria y en el sector público.

Los proyectos van desde proyectos de menor costo e inversión, hasta proyectos de desarrollo o mantenimiento de plantas, hasta proyectos a gran escala en ingeniería de plantas, construcción e ingeniería mecánica.

Los productos de software de gestión de proyectos están disponibles en abundancia para que los directores de proyectos los utilicen como apoyo en la planificación e implementación de sus proyectos. Muchas empresas también utilizan programas que han desarrollado ellas mismas para aspectos individuales de la planificación e implementación de proyectos; sin embargo, solo unas pocas herramientas de administración de proyectos pueden mapear el ciclo de vida completo de un proyecto de manera completa y uniforme. La falta de opciones de integración con frecuencia da como resultado que los datos del proyecto, como la información de costos o los datos de tiempo, deban ingresarse varias veces. Por lo tanto, la mayoría de las herramientas de gestión de proyectos tienen datos de proyecto inexactos y una transparencia restringida de la información y los documentos relacionados con el proyecto.

Para evitar estos problemas, las empresas que ya utilizan un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) de SAP, como SAP R/3, ERP de SAPo SAP S/4 HANA system, utilizan cada vez más Project System para administrar sus proyectos y, por lo tanto, se benefician de la estrecha integración de Project System con contabilidad, administración de materiales, ventas, producción, recursos humanos, etc. Otras integraciones, por ejemplo, con la funcionalidad de Gestión de proyectos y carteras (PPM) o Gestión de proyectos comerciales (CPM) en SAP S/4HANA, mejoran el Sistema de proyectos con funciones para gestionar carteras de proyectos o con opciones ampliadas de planificación de costes e ingresos.

En comparación con versiones anteriores, Project System en SAP S/4HANA ofrece numerosas innovaciones:

• Funciones renovadas, como textos de proyectos y mejoras de procesos (p. ej., gestión y optimización de la fabricación de proyectos) [PMMO]) complementar y modernizar el alcance funcional del Sistema de Proyectos.
• Las interfaces de usuario simplificadas, independientes del dispositivo y basadas en roles mejoran la facilidad de uso de la aplicación y respaldan a los equipos de proyectos móviles.
• Las interfaces de programación externas documentadas, llamadas interfaces de programación de aplicaciones (API), facilitan la extensión de los procesos de gestión de proyectos por parte de los socios de SAP o los desarrollos específicos de la empresa y simplifican la integración con aplicaciones basadas en la nube.

Debido a que Project System ofrece funciones para administrar casi todos los tipos de proyectos (ya menudo de diferentes maneras, según los requisitos), la mayoría de las empresas que usan Project System solo usan una pequeña parte de las funciones disponibles. Con frecuencia, las empresas inicialmente solo usan algunas de las herramientas del Sistema de Proyectos (por ejemplo, para controlar los costos de sus proyectos) y luego usan gradualmente otras opciones.

Nota del editor: esta publicación ha sido adaptada de una sección del libro. Sistema de proyectos en SAP S/4HANA: la guía completa para la gestión de proyectos por Mario Franz y Andrea Langlotz.