¡Migrar a un nuevo sistema de nómina como SAP Payroll puede ser una pesadilla! Entre todo el sistema, la infraestructura y las tareas funcionales para completar, puede ser todo un desafío.

La complejidad de un proyecto de nómina de SAP suele ser directamente proporcional a la cantidad de empleados en la organización e inversamente proporcional al tiempo disponible para migrar. La nómina es un sistema que afecta directamente a las finanzas; por lo tanto, los contadores participan en las implementaciones de nómina de manera brillante y temprana.

Hay diez cuentas que los contadores jóvenes concilian constantemente después de la puesta en marcha de un sistema de nómina como SAP Payroll. ¡Estas también son las mismas cuentas con las que los controladores experimentados tienen pesadillas! En esta publicación de blog, examinaremos estas cuentas, comprenderemos sus complejidades y lo ayudaremos a prepararse para estos desafíos. Las 10 cuentas son:

1. Salario neto
2. Reteniendo impuestos
3. Impuestos locales
4. Impuestos pagados por el empleador
5. Incentivos acumulados
6. Seguro de accidentes y responsabilidad civil
7. embargo
8. Aportes de acciones de la empresa
9. Vacaciones acumuladas
10. Salarios

Salario neto

El pago neto ocupa el lugar número uno por una razón. Aquí es donde el dinero sale por la puerta de la empresa; por lo tanto, existen políticas y procedimientos muy estrictos que rigen esta actividad. No basta con comprobar que el sistema de nómina calcula correctamente el salario neto. Después del cálculo, hay pasos para enviar las cantidades calculadas al banco. Por lo general, esto se hace a través de un archivo que recibe el banco. Hay plazos y procedimientos en el extremo bancario que restringen el tiempo y los procesos de monetización de las cuentas de los empleados. Tesorería está interesada en recibir una notificación sobre cuántos fondos se necesitan transferir, para que el banco pueda encontrar dinero para financiar las cuentas de los empleados o solicitar a otros bancos que las financien. El dolor no se detiene ahí. Tesorería también está interesada en recibir un estado de cuenta bancario para que verifiquen que lo prometido es efectivamente transferido de la cuenta corriente de la empresa.

Una complicación que suele surgir con esta cuenta es el momento de pago para los empleados despedidos. Algunos estados de los EE. UU. requieren que los empleados reciban su pago el mismo día de su despido. Esto rompe varias normas en el proceso bien engrasado de pagar a los empleados al final de un ciclo de pago quincenal, como es la norma en EE. UU., o un ciclo mensual en Europa. Los bancos suelen requerir 48 horas para transferir fondos. Por lo tanto, pagar a través de una transferencia bancaria no suele ser una buena opción; algunos bancos ofrecen transferencias el mismo día, pero a un costo mucho más alto. En este caso, es probable que las empresas prefieran pagar a estos empleados con cheque. Dado que los cheques tienen un proceso totalmente diferente, los requisitos de notificación y control se complican.

Agregue a esto el hecho de que algunos empleados pueden deber dinero a la organización, porque se les puede haber pagado por adelantado, o se les pagó una cantidad mayor a la que ganaron debido a un error administrativo al ingresar sus datos maestros. Hacer un seguimiento de este dinero es muy difícil. Tanto es así, que algunas empresas deciden perdonar y olvidar estos montos, ya que monitorearlos es más costoso que los costos de recuperación. Pero perdonar tampoco es fácil, porque los gobiernos consideran eso como ganancias adicionales que se le han dado al trabajador, y esperan que el empleador pague impuestos por ello.

Reteniendo impuestos

Las retenciones de impuestos son impuestos adeudados por un empleado, pero el empleador debe retenerlos de su salario y depositarlos en el gobierno.

Las tasas de impuestos cambian y, a veces, retroactivamente. Esto hace que se revisen las cantidades depositadas. Los cambios en los cálculos de impuestos pueden tener un efecto dominó en los controles de pago neto.

Incluso suponiendo que no haya cambios en las tasas, es un proceso complejo realizar un seguimiento de los impuestos totales retenidos para todos los empleados y depositar el monto total en un solo pago a la tesorería del gobierno. Dado que se trata de un monto saliente del banco, existen controles para equilibrar los impuestos retenidos frente a los impuestos pagados, que es un ejercicio conjunto entre el departamento de nómina y las cuentas por pagar. Luego, también hay requisitos de presentación específicos del departamento de impuestos sobre la renta que deben ser parte del triángulo de conciliación.

Impuestos locales

SAP Payroll proporciona solo una CC-nómina técnica (/401) para la retención de impuestos. Esto crea una complicación adicional con la conciliación de impuestos, porque los impuestos deben depositarse para múltiples autoridades a nivel central, estatal y local.

Por supuesto, hay maneras de obtener esta información. La autoridad fiscal (TAXAUTH) es un campo que realiza un seguimiento fiel del beneficiario de la recaudación de impuestos en el sistema SAP Payroll. Pero esto no está disponible para informar en el informador de CC-nómina estándar (PC00_M10_CWTR). Hay un informe de conciliación estándar (código de transacción PC00_M10_REC) para este trabajo. Pero con grandes volúmenes, la ejecución de este informe puede ser muy lenta.

El uso de la interfaz de remesas de terceros alivia algunas de las complicaciones, ya que hay entradas contables separadas para realizar un seguimiento de lo que se recauda frente a lo que se envía a cuentas por pagar para depositar a las autoridades locales. Pero si una empresa elige utilizar un sistema de pago de impuestos diferente, esta conciliación debe realizarse fuera de SAP, lo que genera complicaciones en torno a las transferencias de archivos y los reconocimientos.

Impuestos pagados por el empleador

Los impuestos pagados por el empleador son complicados porque esto no afecta el salario neto del empleado. Todos los procesos mencionados anteriormente no pueden traer salvación a la reconciliación de este relato. El equilibrio de esta entidad sigue siendo muy oscuro en manos de personas que viven y respiran las tasas impositivas aplicables para cada localidad o impuesto estatal, y requiere una comprensión muy profunda de la legislación fiscal de esa región. Como con todos los demás impuestos, las tasas cambian, y lo que es más interesante es que hay topes. Los techos son muy atractivos para las organizaciones porque pueden dejar de pagar una vez que se alcanza el techo. Pero esto en sí mismo es muy difícil de seguir, ya que no es necesariamente a nivel de empleado (como el impuesto ocupacional en Nevada) y está sujeto a deducciones que una empresa puede tomar en función de los subsidios de salud y bienestar que brindan a el empleado.

Incentivos acumulados

Los incentivos son parte de las ganancias de un empleado, algo que todo trabajador espera como una recompensa anual por hacer un buen trabajo.

Lo que los hace complejos desde el punto de vista contable es que no es una cantidad que pueda calcularse con precisión por adelantado. Los parámetros en torno a los incentivos no están determinados por la tasa de compensación anual o por hora del trabajador. A menudo, un incentivo está vinculado al rendimiento general de la empresa, que no está disponible hasta que las cuentas de pérdidas y ganancias se equilibran al final del ejercicio. Pero la empresa debe estar preparada para financiar esto apartando este dinero en sus libros. La mayoría de las empresas prefieren mostrar esto por adelantado utilizando algún tipo de aproximación que estime este pago. Esto se llama ingreso acumulado. Esta acumulación debe entonces equilibrarse con los ingresos reales que se entregan al empleado cuando se declaran las bonificaciones. Dado que la acumulación está en un nivel más alto, la conciliación requiere una técnica diferente para garantizar que las diferencias entre los datos reales y las estimaciones estén equilibradas.

Añádase a esto la complicación de los impuestos adeudados por esta bonificación y la exigencia de que algunos de estos impuestos se paguen “cuando se devenguen” según la legislación de ese país. “Cuando se gana” a menudo se interpreta como “a lo largo del año”, ya que refleja el desempeño del empleado en un período de tiempo continuo. Por lo tanto, lo que hace que esta cuenta sea más complicada es el momento del pago de la bonificación frente al momento de la acumulación, y el momento en que se consideran vencidos los impuestos pagados por el empleador.

Seguro de accidentes y responsabilidad civil

Esta es una mezcla de cantidades pagadas por la empresa y pagadas por los empleados. Las cuentas de estos deben ser revisadas por el departamento de beneficios, ya que existen varias agencias que brindan estos servicios. Una complicación importante surge cuando un empleado se toma una licencia de corta o larga duración en la que parte de ella no es remunerada. El empleado espera que la cobertura del seguro continúe cuando esté de baja. Pero la financiación se detiene porque el cálculo depende de la nómina que se calcula para el empleado. A menudo, el empleado hace un pago de cheque por separado para la cobertura continua, lo que arroja otra dificultad para equilibrar las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar.

embargo

Los embargos presentan dos responsabilidades importantes para la organización: una para el gobierno, donde se debe ejecutar una orden judicial en la forma prescrita, y otra para el beneficiario del embargo (la persona que recibe el dinero). El sistema de nómina hace un seguimiento del saldo y cuánto se debe deducir, pero el depósito del dinero al embargado se realiza a través del sistema financiero. Por lo tanto, debe existir un vínculo sin errores entre la nómina y los sistemas financieros que proporcionen los montos que deben transferirse al beneficiario del embargo.

Mientras que algunos utilizan el submódulo de remesas de terceros de SAP Payroll para transferir los requisitos de fondos a las cuentas por cobrar, algunas empresas subcontratan este servicio. En ambos escenarios, los problemas tienden a ocurrir cuando el embargo está en algún tipo de flujo, es decir, una orden de suspensión ha llegado tarde o se recibe una corrección de la corte por un embargo que ya está activo. Ambas situaciones presentan reembolsos de embargos que provocan desafíos de conciliación, especialmente si los reembolsos se administran fuera del sistema de nómina, sin dejar rastro en SAP Payroll para conciliar.

Aportes de acciones de la empresa

Cuando la organización ofrece la oportunidad de poseer acciones, pueden ocurrir múltiples escenarios financieros. Algunas contribuciones se deducen cada período de pago y son fáciles de rastrear. Pero algunas organizaciones ofrecen un porcentaje de esa contribución de forma gratuita al empleado como un incentivo adicional. Si bien ambos se suman y se transfieren a la empresa que administra dichas inversiones para pedidos de acciones, el incentivo de la empresa incurre en impuestos, ya que el gobierno lo considera como un ingreso. Esto tiene un impacto en las cuentas fiscales y hace que la conciliación sea un dolor de cabeza.

Vacaciones acumuladas

A los departamentos de finanzas les gusta realizar un seguimiento de las vacaciones acumuladas porque ese dinero se le debe al empleado si este decide irse. La planificación de esta cantidad ayuda a los departamentos de finanzas a gestionar mejor el flujo de caja. Sin embargo, esto no está fácilmente disponible en el sistema de nómina, ya que no forma parte del cálculo estándar de la nómina. No se paga dinero al empleado, sino más bien una responsabilidad hipotética, en caso de que el empleado decida irse mañana. Este tipo de requisito exige la personalización mediante el sistema de control de tiempo para proporcionar montos acumulados para financiar o presenta el departamento con trabajo manual.

Salarios

Esta es la mayor parte del gasto que se contabiliza en la nómina, ya que es el componente principal del pago al empleado. Sin embargo, este gasto debe estar vinculado a las divisiones y centros de costos en los que está empleado el trabajador para entregar con precisión las cuentas de pérdidas y ganancias de esas unidades. Esto requiere una codificación especial y datos maestros para que estos puedan conciliarse con precisión en la contabilidad del centro de costo y del centro de beneficio.

Conclusión

Hay muchas complicaciones a considerar en la contabilización del libro mayor que surgen de la nómina. La solución exitosa de todos estos escenarios requiere una planificación y un análisis cuidadosos. Un aspecto importante de esta planificación es la inclusión de pruebas de comparación de nómina que abordan específicamente las cuentas del libro mayor. Las pruebas de comparación de pagos que comparan una nómina de prueba para toda la población con una nómina que ya se ejecutó en el sistema anterior es una práctica común para que el nuevo sistema de nómina esté libre de errores. Los implementadores del sistema deben considerar una extensión de esta prueba para registrar las transacciones del libro mayor general de la nueva nómina en el sistema financiero y comparar las transacciones con lo que se registró fuera del sistema anterior. Hacer esta tarea correctamente reduce significativamente el riesgo de pesadillas contables cuando el nuevo sistema de nómina entre en funcionamiento.