
Hay algunos elementos clave y varias funcionalidades que deberá definir en el sistema SAP S/4HANA para personalizar su entorno de gestión presupuestaria.
En esta publicación de blog, veremos los puntos de configuración que son esenciales para la configuración del sistema de control presupuestario (BCS). Primero, active BCS en su sistema, como se muestra en la figura a continuación, siguiendo la ruta Gestión del sector público > Gestión de fondos Gobierno > Configuración básica > Activar funciones globales para la elaboración de presupuestos; esto asegura el uso de la funcionalidad BCS en lugar de la funcionalidad FB.
Tenga en cuenta que para SAP S/4 HANA releases, este punto de personalización ya no está disponible, ya que la funcionalidad BCS es la única compatible para trabajar con SAP S/4HANA. Los datos presupuestarios anteriores seguirán estando disponibles, pero se interrumpirá su uso real. Por lo tanto, si aún no ha migrado a BCS desde FB, es un paso obligatorio que debe realizar si planea actualizar su sistema a SAP S/4HANA. Para más información, puede consultar la Nota SAP 2314571.
La ruta raíz de IMG para la siguiente configuración de BCS es Gestión del Sector Público > Gestión de Fondos Gobierno > Sistema de Control Presupuestario (BCS) > Presupuestación > Configuración Básica:
En esta parametrización, define los elementos de asignación de gestión presupuestaria que se utilizarán en BCS. Como se muestra a continuación, puede seleccionar entre tres opciones (Obligatorio, Opcional y No utilizado) para cada objeto de administración de fondos. Esta configuración servirá como base para todos los documentos presupuestarios.
Puede definir varias categorías presupuestarias (libros mayores) en su sistema (consulte la figura a continuación). Para cada libro mayor, puede establecer una configuración para la llamada efectividad de caja.
Antes de continuar con la configuración adicional relacionada con los tipos de presupuesto, echemos un breve vistazo a una piedra angular muy importante en la personalización de BCS: la gestión de versiones. La gestión presupuestaria utiliza el componente de versiones del módulo de control. Por ejemplo, en el punto de configuración que vamos a analizar, verás las versiones creadas allí, entre las cuales hay al menos una versión predefinida, la versión 0. La versión 0 se utiliza para capturar tanto la planificación (en el caso de fondos gestión, el presupuesto) y los datos reales. Complementariamente a la versión 0, puede crear otras versiones, que se usan exclusivamente en algún módulo, por ejemplo, cálculo de costos o libro mayor de materiales para el control, o se usan en todos los módulos de SAP, incluida la gestión de fondos. Para esta última opción, debe asegurarse de que el uso exclusivo esté configurado en 0 y el botón de opción Plan esté seleccionado. También puede definir versiones utilizadas exclusivamente para BCS, si desea trabajar con las denominadas versiones de presupuesto congelado. SAP proporciona una herramienta que toma una instantánea de los datos del presupuesto y la almacena en una versión «congelada». Esto se puede utilizar para documentar los datos de presupuesto de una versión en una fecha determinada.
Como se explicó anteriormente, puede definir o reutilizar varias versiones para la gestión de su presupuesto. En la siguiente figura, puede observar dos versiones: la versión 0, la versión genérica proporcionada por el sistema que no tiene un uso exclusivo en el control y puede ser utilizada por la gestión de fondos, y la versión 1, una versión creada para uso exclusivo del módulo BCS.
Al seguir estos puntos de personalización, definirá los tipos de presupuesto y los vinculará a los procesos presupuestarios, como se muestra aquí.
Puede realizar algunas configuraciones adicionales si desea restringir el presupuesto de consumibles mediante una combinación de tipos de presupuesto con origen de presupuesto, representado por el fondo. Tenga en cuenta que debe asignar tipos de presupuesto a un proceso presupuestario incluso si no desea aplicar ninguna restricción para estas combinaciones. En este caso, la personalización vincula el tipo de presupuesto a todos los procesos mediante *, como se muestra en esta figura.
La casilla de verificación de no elegibilidad para un tipo de presupuesto se refiere a la capacidad de SAP para utilizar los fondos disponibles de este tipo de presupuesto para cubrir gastos de asignaciones de cuentas diferentes de la contabilización pero que pertenecen al mismo grupo de cobertura. Al seleccionar esta opción para un tipo de presupuesto, este tipo de presupuesto en particular no es elegible para el algoritmo del grupo de cobertura de uso.
Si desea una descripción general de múltiples áreas de administración de fondos y múltiples procesos, puede acceder a ella a través de este punto de personalización, como se muestra a continuación.
Para establecer un vínculo funcional entre las subdivisiones internas del presupuesto, representadas por tipo de presupuesto y fuente de presupuesto e introducidas por fondo o más genéricamente por tipo de fondo, puede utilizar grupos de tipo de presupuesto. Estos se muestran a continuación.
A continuación, asigne tipos de presupuesto a estos grupos, como se muestra en esta figura.
Puede restringir un presupuesto de consumibles por tipo de fondo o por fondo. Las siguientes figuras muestran ambas posibilidades.
De manera similar a cómo puede asignar un único tipo de presupuesto a los procesos, puede realizar esta configuración para todo el grupo de tipos de presupuesto, como se muestra en la siguiente figura. Con esta configuración, todos los tipos de presupuesto asignados a ese grupo se asignan automáticamente a los procesos con los que el grupo de tipo de presupuesto correspondiente tiene un vínculo.
Como vio antes, la asignación a fondo/tipo de fondo se puede realizar con tipo de presupuesto o grupo de tipo de presupuesto. El uso de grupos es relevante solo si tiene varios tipos de presupuesto en su sistema y se les aplican diferentes reglas presupuestarias en términos de disponibilidad de consumo de presupuesto.
Si desea trabajar con el escenario de lanzamiento, debe activarlo en esta personalización (ver figura siguiente). De lo contrario, SAP considera que el presupuesto ingresado está automáticamente disponible para consumo bajo condiciones predefinidas.
Se puede asignar un escenario de liberación (normal, sin liberación o liberación automática) a un tipo de fondo o fondo como se muestra en las siguientes dos figuras. La asignación puede variar en cada ejercicio fiscal, si así se requiere.
Otras dos actividades que encontrará en el área Liberaciones de presupuesto de IMG se refieren a la creación de tipos de presupuesto y su asignación a procesos presupuestarios. Estas tareas también se pueden completar como se muestra anteriormente.
Además de los tipos de presupuesto regulares y los tipos de presupuesto para escenarios de lanzamiento, hay otro tipo de presupuesto que proporciona SAP que se puede usar en su sistema: un tipo de presupuesto estadístico. El tipo de presupuesto estadístico no está destinado a ser utilizado para el consumo, sino por razones de informes, por ejemplo, para almacenar un resultado financiero fijo de su cliente. La ruta raíz de IMG para la siguiente configuración de BCS es Gestión del Sector Público > Gestión de Fondos Gobierno > Sistema de Control Presupuestario (BCS) > Presupuestación > Configuración Básica > Definición de Datos Presupuestarios > Tipo de Presupuesto para Presupuesto Estadístico:
Este punto de configuración es similar a la definición de un tipo de presupuesto regular. Le permite definir un tipo de presupuesto estadístico, como se muestra a continuación. La única diferencia entre esta configuración de personalización y la que se aplica a otros tipos de presupuesto es que no hay un indicador de no elegibilidad para grupos de cobertura. Esto se debe a que el tipo de presupuesto estadístico no es relevante para el consumo por su naturaleza. Por la misma razón, los procesos que puede asignar a un tipo de presupuesto estadístico están restringidos para ingresar, devolver y complementar.
Puede definir grupos de tipo de presupuesto también para tipos de presupuesto estadísticos. Trabajar con esos grupos y asignarles procesos es idéntico a la personalización de los tipos de presupuesto regular, descrita anteriormente.
Esta actividad es relevante solo si trabaja con MBS. Aquí puede definir restricciones para el proceso de distribución presupuestaria. Los límites que establece aquí determinan si el sistema puede distribuir el presupuesto sin ninguna restricción o solo en la misma jerarquía y bajo la condición de que tengan la misma relación padre-hijo, como se muestra en la figura final.
Nota del editor: Esta publicación ha sido adaptada de una sección del Gestión de Fondos para el Sector Público con SAP: Configuración y Uso de Eli Klovski.
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