La monitorización de control continuo (CCM) es una característica clave dentro de SAP Process Control.

Está diseñado para automatizar la evaluación de la eficacia del control, donde el sistema recupera datos del sistema de destino y los analiza según una lógica definida para identificar posibles desviaciones de los objetivos previstos del control. Estas desviaciones identificadas se informan como deficiencias al propietario del control, conocido como el propietario del problema, que es responsable de tomar las medidas correctivas necesarias.

Para utilizar las capacidades de esta función, es necesario tener el componente de complemento GRC (GRCPINW) instalado en el sistema backend donde residen los datos relevantes.

El proceso estándar o convencional de prueba de controles en un entorno manual depende del equipo de auditoría interna o de controles. Los desafíos típicos asociados con este proceso manual son los siguientes:

• El equipo de auditoría interna o de control debe recopilar información empresarial mediante entrevistas y sesiones de repaso con los responsables de los procesos. Se trata de una actividad que requiere mucho tiempo y la participación de los responsables de los procesos clave en estas entrevistas o debates puede resultar bastante complicada.
• El análisis de datos se realiza de forma manual mediante diversas herramientas, como VLOOKUP y validaciones de Microsoft Excel. Esto no solo exige un esfuerzo manual significativo para probar el conjunto completo de controles, sino que también abre la posibilidad de errores humanos.
• Para gestionar la carga de trabajo, las pruebas de control se programan de forma trimestral, semestral o anual, dependiendo del volumen de controles que se deben examinar.
• Los resultados de las pruebas de control se basan en las muestras seleccionadas por los evaluadores, en lugar de analizar a toda la población. Esto se debe a las dificultades para analizar todo el conjunto de datos, considerando los altos volúmenes de transacciones que manejan las organizaciones.

La funcionalidad CCM dentro Control de procesos SAP ¡La respuesta es la CCM! CCM actúa como un organismo de control vigilante, que monitorea continuamente los datos del sistema y alerta rápidamente a los responsables de los problemas cuando se detectan desviaciones casi en tiempo real. Este enfoque facilita la resolución oportuna de los problemas, eliminando la necesidad de esperar hasta las evaluaciones trimestrales o anuales de los equipos de auditoría o control interno. CCM se puede configurar para que se ejecute en diferentes intervalos, ya sea cada hora, día, semana, mes, trimestre o año, según la criticidad del control. Además, CCM evalúa el 100 % de la población, lo que garantiza la integridad y precisión en el proceso de prueba y brinda una garantía integral.

CCM tiene la capacidad de monitorear datos del sistema (incluidos los cambios mediante llamadas de función remota) [RFCs]), como se destaca en esta tabla.

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La siguiente figura proporciona una descripción general de cómo la funcionalidad de CCM obtiene los datos e informa los problemas a los propietarios de los mismos.

Con CCM, los responsables de los problemas ya no tienen que esperar a que los equipos de auditoría o control interno informen o destaquen un problema. Monitorea continuamente los controles y envía correos electrónicos a los responsables para que resuelvan el problema. A continuación, se muestran varios beneficios clave que las organizaciones pueden lograr al usar la funcionalidad de CCM:

• Monitoreo basado en excepciones: Los trabajos de CCM se pueden configurar para que se ejecuten a intervalos regulares. El equipo de GRC tiene la capacidad de programar controles por un período prolongado, como uno o dos años, y el sistema automatiza todas las tareas restantes. Los propietarios de los problemas recibirán notificaciones automáticamente cuando se detecte una excepción. Si no se encuentran excepciones durante la ejecución de un trabajo, el sistema no generará ninguna notificación.
• 100% población: Las pruebas se realizan en toda la población en lugar de depender de pruebas de muestra, lo que proporciona una visión integral de la eficacia operativa del control dentro de la organización.
• Encuentre problemas más rápido y más fácilmente: Los controles críticos o clave se pueden programar para que se ejecuten con mayor frecuencia, por ejemplo, diariamente o cada hora. Esto permite recibir notificaciones casi en tiempo real sobre cualquier desviación del proceso, lo que permite una resolución más rápida de los problemas sin aumentar significativamente el riesgo de que falle el control.
• Impulsado por flujo de trabajo: Según las configuraciones del flujo de trabajo, los problemas se envían al propietario del control, quien puede solucionar el problema por su cuenta o crear un plan de solución para la persona responsable. Todas estas etapas de solución de problemas se basan en el flujo de trabajo y las evidencias de las soluciones de problemas estarán disponibles como una prueba de auditoría que los equipos de auditoría pueden revisar al final del año para verificar la eficacia del control.

Nota del editor: esta publicación ha sido adaptada de una sección del libro. Control de procesos SAP: la guía completa por Raghu Boddu y Ramakrishna Chaitanya.