En SAP S/4HANA, encontrará diferentes escenarios de aprobación en sus actividades comerciales diarias.

SAP había proporcionado muchos escenarios para respaldar estos procesos de aprobación, como aprobaciones de órdenes de compra, aprobaciones de asientos de diario, aprobaciones de facturas, entradas de hojas de servicios, flujos de órdenes de venta, etc. Esta lista sigue y sigue, y hay muchos escenarios listos para usar disponibles en el sistema que el especialista en procesos de negocio puede verificar y utilizar. Sin embargo, cada organización tiene algunos requisitos únicos que no se pueden cumplir mediante escenarios estándar. En estos casos, pueden planificar escenarios personalizados.

Los flujos de trabajo flexibles se dividen en dos categorías amplias: escenarios flexibles estándar y escenarios flexibles personalizados. Explicaremos detalladamente estas dos categorías en las siguientes secciones, para que se sienta cómodo trabajando tanto en escenarios estándar como no estándar. También dedicaremos tiempo a comparar los dos escenarios para ayudarle a saber cómo elegir entre ellos.

Escenarios flexibles estándar

Muchas plantillas de flujo de trabajo clásicas están disponibles en el sistema para procesos como la aprobación de facturas, la aprobación de solicitudes de compra, etc., para atender muchos de estos flujos de aprobación a lo largo de los años. SAP proporciona plantillas de flujo de trabajo flexibles similares para muchos de esos flujos de aprobación estándar en SAP S/4HANA, y esta lista crece día a día. SAP también ha proporcionado documentación de ayuda exhaustiva para utilizar estas plantillas.

Cuando los especialistas en procesos de negocio/consultores funcionales obtienen algún requisito para el flujo de aprobación en transacciones estándar, pueden configurar y habilitar rápidamente estos escenarios estándar apropiados. Esta es una opción absolutamente sin código o con código bajo en el sistema SAP S/4HANA.

Escenarios flexibles personalizados

Como se mencionó, hay ciertos escenarios que no se pueden cumplir utilizando plantillas estándar. SAP ha brindado flexibilidad para crear escenarios personalizados en tales casos, como un formulario de recursos humanos personalizado que el solicitante completa y envía al aprobador. El aprobador verificará los datos y los aprobará si todo está bien. Tras la aprobación, los datos se vuelven a publicar en SAP. Debido a que es un requisito puramente personalizado, no hay una plantilla estándar disponible en el sistema correspondiente.

Tenemos que crear un escenario y un flujo de trabajo personalizados para satisfacer este tipo de requisitos personalizados. El desarrollador debe modelar el requisito y crear el escenario personalizado en el sistema backend. El analista de procesos de negocio/consultor funcional luego crea una plantilla de flujo de trabajo en SAP Fiori mediante el uso de la aplicación Administrar flujos de trabajo.

Esperemos que ahora comprenda cuándo optar por el estándar y cuándo necesita implementar escenarios flexibles personalizados. Compararemos ambas opciones en detalle en las siguientes secciones.

Comparación de flujos de trabajo flexibles y clásicos

Comparemos las principales diferencias entre los flujos de trabajo clásicos y flexibles para brindarle más información sobre los flujos de trabajo flexibles. Como se enumera en la siguiente tabla, puede ver las diferencias clave entre los flujos de trabajo clásicos y flexibles, lo que facilitará el desarrollo de estas funcionalidades.

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Elegir entre flujos de trabajo clásicos y flexibles

Encontrará muchos escenarios en procesos comerciales del mundo real en los que es muy difícil elegir entre un flujo de trabajo clásico o flexible para cumplir con los requisitos comerciales. La siguiente figura le ayuda a tomar una decisión y elegir el marco adecuado para cumplir con los requisitos.

Nota del editor: esta publicación ha sido adaptada de una sección del libro. Flujo de trabajo para SAP S/4HANA de Sabyasachi Dutta, Nilay Ghosh, Kousik Goon, Sandip Jana, Arindam Mukherjee, Srinivas Rao, Yogeendar Rao, Yogesh Sane, Naveen Veshala y Kiran Viswanathan.