En línea con las mejores prácticas, los proyectos de implementación del sistema SAP, conversiones o migraciones de versiones anteriores a SAP S/4HANA a la última versión se realizan de acuerdo con los lineamientos de la metodología SAP Activate.

Cada fase, desde las discusiones iniciales hasta la puesta en marcha, se describe en detalle en este marco de proyecto. Usted sabe exactamente qué parte del sistema se entregará en cada fase. Pero, ¿hay espacio para las personas además de la tecnología? En esta publicación, me gustaría hablar sobre las herramientas disponibles para la gestión del cambio organizacional con el uso práctico de Activar SAP.

Sin gestión del cambio, estamos condenados al fracaso

Los libros de texto básicos de gestión de proyectos se centran principalmente en la implementación de tecnologías específicas. Hablan sobre el uso de conocimientos, habilidades, herramientas y una variedad de técnicas para generar valor mediante la implementación de soluciones específicas. La gestión del cambio organizacional, que consiste en guiar a los usuarios a través de este proceso para cambiar sus hábitos y comportamientos y utilizar eficazmente la tecnología proporcionada, siempre ha sido una idea de último momento.

Por supuesto, una empresa que decide implementar un proyecto espera algunos efectos positivos de su implementación. Desafortunadamente, la historia está plagada de historias de proyectos que fracasan, cuando la eficiencia de los empleados (e incluso de toda la organización) disminuye después de su implementación. La tecnología no lo es todo: hay que saber utilizarla. El simple hecho de darle a alguien una paleta no lo convierte en albañil.

Sin algún elemento de gestión del cambio, estamos condenados al fracaso. Afortunadamente, esto está empezando a cambiar.

Comienzos difíciles

En el entorno de proyectos SAP, este cambio ha sido más visible en los últimos diez años. La conciencia y el valor de la gestión del cambio organizacional están creciendo. Las empresas implementadoras y, lo más importante, los propios clientes están empezando a tomarse este tema más en serio. Cada vez con mayor frecuencia, también vemos una voluntad en el otro lado del proyecto de cooperar y realizar cambios. Si tuviera que enumerar cuatro elementos del lado del cliente que son la base para una transformación exitosa de SAP, serían los siguientes:

• Comprender la necesidad y el impacto del cambio, ¡en todos los niveles de gestión!
• Compromiso con el cambio
• Comunicación
• Disposición para aprender

Incluso la mejor tecnología no satisfará las necesidades de los usuarios que no quieran utilizarla.

1+5 pasos de SAP Activate

Con la metodología SAP Activate, SAP satisfizo las necesidades de ambas partes y unificó el proceso de gestión de cambios proporcionando acciones recomendadas en cada fase de un proyecto. Es un marco general simple que funcionará en la mayoría de los casos, pero no entra en demasiados detalles. La metodología es sólo una guía, y la base es una adecuada gestión y formación externa.

Repasemos cada fase brevemente.

Fase 1 – Preparar

La primera fase del proyecto implica evaluar la situación actual y la preparación de la organización para el cambio, diseñar una estrategia de comunicación inicial y formar un equipo de cambio. Sin duda, debería incluir personas responsables de la comunicación y un patrocinador del cambio: una persona que toma decisiones, como un miembro de la junta directiva, que tiene la autoridad e influencia adecuadas.

Se deben involucrar a otros miembros de la junta y se debe realizar un análisis de las partes interesadas, identificando a las personas más importantes desde la perspectiva del proyecto. Sin embargo, el mapa de partes interesadas resultante es fluido. Es posible que se agreguen nuevos actores o que los existentes desaparezcan. Su importancia para el cambio también cambia.

En esta fase se explora la posibilidad de involucrar a los empleados en el proceso como embajadores del proyecto y usuarios clave. Los mandos intermedios son un grupo muy importante en este proceso. Si no se involucran en el proyecto desde el principio, es posible que luego se resistan al cambio y transfieran sus preocupaciones a sus subordinados.

A continuación, se verifica la eficacia y disponibilidad de los canales de comunicación y se evalúan las posibles necesidades de formación.

También merece la pena echar un vistazo a los grandes proyectos anteriores que la empresa llevó a cabo. Esto proporcionará un esquema ya preparado que ha funcionado bien o ayudará a evitar errores que ya se han cometido. Finalmente cabe preguntarse: ¿tenemos una estrategia de comunicación? ¿Tenemos un equipo de cambio? ¿Tenemos un patrocinador?

Al elegir la nube, las conversaciones empiezan antes, en el Descubrir fase que precede a esta etapa. Este es el momento de considerar lo que significa para su negocio pasar a la nube. Es entonces cuando se lleva a cabo la llamada evaluación de la mentalidad en la nube junto con el socio implementador.

Fase 2 – Explorar

Se supone que en la segunda parte del proyecto se implementará el plan de comunicación de cambios terminado, teniendo en cuenta los canales de comunicación, las partes interesadas y el análisis del impacto de la nueva tecnología en la organización. Sin embargo, antes de que esto suceda, el equipo del proyecto recibirá una formación.

Para las soluciones en la nube, en la fase de adaptación al estándar, el cliente aprende sobre los procesos de SAP y prueba el software. Vale la pena tomarse el tiempo para responder a todas las preguntas, comprobar qué tan preparados están los usuarios para el cambio, ver cuáles son sus necesidades de formación, conocer cuáles son sus actitudes una vez creado el mapa de emociones y determinar si la comunicación se ha adaptado a sus necesidades. los grupos de partes interesadas apropiados.

Sin embargo, la comunicación en sí debe comenzar en el Descubrir Fase donde se crea la visión principal. Aquí es donde se comunica la prioridad del proyecto.

Fase 3 – Darse cuenta

Se examina la adecuación de la nueva tecnología a la organización y se determina el impacto del cambio en la organización. Después de realizar un análisis del impacto de los cambios, verá los cambios en los pasos del proceso empresarial, entre otras cosas.

Los usuarios clave reciben capacitación en esta fase y transferirán sus conocimientos a otros miembros de la organización.

Fase 4 – Implementación

Se capacita a los usuarios restantes, se evalúa la preparación de la organización para implementar el sistema y se implementan medidas potenciales para alentar a los empleados a aceptar el cambio.

Fase 5 – Ejecutar

Una vez que se inicia el sistema, los usuarios no deben quedarse solos. En las semanas siguientes a la entrada en funcionamiento, es necesario evaluar su disposición real para utilizar el sistema y realizar talleres para llenar cualquier vacío. Los usuarios clave capacitados en las fases anteriores del proyecto juegan aquí el papel principal.

En este punto, la tarea más difícil es mantenerse motivado y trabajar en la nueva realidad. Los usuarios deben romper con sus viejos hábitos y evitar eludir los cambios. Para que esto suceda, vale la pena celebrar hasta los éxitos más pequeños y reconocer comportamientos que cumplan con las expectativas. También debes estar preparado para los errores y aumentar tu nivel de tolerancia, al menos por un tiempo. Como resultado, los empleados no tendrán miedo de utilizar la nueva solución y la recopilación de errores recurrentes permitirá diseñar talleres para todo el equipo y eliminarlos en el futuro.

¿Prefase?

Nuestra experiencia demuestra que el cambio organizacional efectivo comienza antes del proyecto. Como proveedor, también queremos que la implementación sea exitosa y aporte valor. Para sentar las bases adecuadas, comenzamos a trabajar en la fase de preventa. Es entonces cuando recomendamos una estrategia de comunicación adecuada a nuestros clientes y les damos tiempo para transmitir la información a las personas que trabajarán con el sistema implementado. Esto les permite definir mejor sus necesidades con respecto a las nuevas soluciones e involucrarse en la fase de diseño, y nos permite crear un producto que no solo cumple con las expectativas de todos los niveles de la organización, sino que también se utiliza en su totalidad.

También intentamos enfatizar la importancia de los usuarios clave, lo que no siempre es obvio para el cliente. Este rol requiere mucho trabajo y vale la pena distribuir las tareas para que no excedan la jornada laboral. Después de todo, es importante recordar que un empleado tiene responsabilidades diarias fuera del proyecto y su implicación en el cambio. De lo contrario, puede generar frustración y resistencia.

Responsabilidad compartida

¿Puede un director de proyecto ser también un gestor del cambio? Aunque esto no se tenía en cuenta hace un tiempo, cada vez ocurre con más frecuencia. Sin embargo, hay algunas cuestiones a considerar antes de concentrar las responsabilidades en una sola persona:

• Tamaño y complejidad del proyecto
• Cultura de la organización del cliente.
• Operación anterior
• Necesidad y disposición para el cambio.
• Posibles implementaciones pasadas

Desde mi punto de vista, estos roles siempre deben tratarse por separado. Primero, porque requieren mucho tiempo y deben ser realizados por dos personas para que sean efectivos. De hecho, diría que, especialmente para proyectos grandes, como la implementación o la migración a un entorno de nube, la división es obligatoria.

Hombre versus máquina

Al pensar en un proyecto tecnológico, primero hay que pensar en los usuarios, las personas que utilizarán la solución para lograr los resultados esperados. El mundo está evolucionando rápidamente, por lo que al incorporar la transformación digital en la estrategia a largo plazo de una organización, las personas (tanto el eslabón más débil como el más fuerte de cualquier sistema) siempre deben estar a la vanguardia.

Un proyecto importante, como migrar o convertir a SAP S/4HANA, implementar un sistema basado en la nube o cambiar los sistemas ERP ocurre una vez cada pocos años y es una gran inversión. Por eso, vale la pena cuidar cada elemento para que la inversión no se desperdicie. Los tomadores de decisiones deben preguntarse si pueden darse el lujo de gestionar el cambio ahora o si prefieren una menor eficiencia y menor retorno de la inversión en SAP. Sin embargo, la experiencia demuestra que invertir en la gestión del cambio organizacional vale la pena a largo plazo.