Xiting Central Workflows (abreviado: XCW) es una solución de software simple pero moderna basada en flujos de trabajo estándar de SAP, que automatiza el aprovisionamiento de usuarios y administra todo el ciclo de vida del usuario en sus sistemas SAP ABAP. Este blog le presentará XCW y describirá lo que esta solución de software puede hacer por la gestión de identidad de su empresa.

Muchas empresas aún manejan la creación de usuarios y la designación de funciones de forma manual. Los usuarios finales envían solicitudes manuales de usuario y autorización por correo electrónico o por teléfono, que luego son procesadas o ejecutadas por los administradores. Las solicitudes que los administradores suelen recibir suenan así: «Necesito los mismos roles que la Sra. Doe». o “El usuario debe tener autorizaciones idóneas para trabajar en contabilidad”. En la mayoría de los casos, no existen procedimientos o roles de aprobación específicos. Sin embargo, la falta de tales procedimientos de aprobación o registros de solicitudes hace que la auditoría del aprovisionamiento de usuarios sea casi imposible.

Además, una vez que las cuentas de los usuarios finales están bloqueadas o si olvidan su contraseña, deben enviar una solicitud de servicio al servicio de asistencia técnica o hacer que el administrador desbloquee sus cuentas manualmente y restablezca la contraseña. Esto demuestra la necesidad de las empresas de soluciones de autoservicio para ayudar a aliviar la carga del soporte al cliente o los administradores de tareas repetitivas y permitirles redirigir un tiempo valioso a otros proyectos.

A lo largo de los años, las empresas se han vuelto cada vez más conscientes de los problemas mencionados anteriormente, por lo que, como Xiting, decidimos desarrollar XCW.

XCW es un producto independiente en SAP ABAP Landscape. La implementación de XCW no requiere hardware adicional. Los clientes deciden implementar XCW por varias razones: a algunos les gustaría automatizar sus procesos, mientras que a otros les gustaría desarrollar una estructura para su equipo de soporte o aliviar a los usuarios finales. Los clientes también pueden usar XCW en una fase de transición antes de la implementación de SAP IDM.

Una ventaja notable de XCW es su rápido tiempo de configuración e implementación, que normalmente toma de uno a tres días. Por el contrario, los proyectos de IDM pueden requerir meses, si no años, para completarse. Esta eficiencia convierte a XCW en una opción atractiva para las organizaciones que buscan una implementación rápida y beneficios inmediatos en la optimización del flujo de trabajo y la gestión del acceso.

Además, XCW se puede licenciar junto con XAMS en la versión extendida y está previsto que se convierta en un módulo de XAMS en el futuro. Esta integración permite una colaboración perfecta entre XCW y XAMS, proporcionando a los clientes una solución completa para sus necesidades de flujo de trabajo y gestión de acceso.

Usuario y propietario del rol

La definición de propietarios de roles y propietarios de usuarios es esencial para la segregación de funciones y la regla de dos personas. Los propietarios de los usuarios aprueban o rechazan la creación de usuarios y las solicitudes de cambio, mientras que los propietarios de funciones supervisan las aplicaciones de asignación y revocación de funciones.

Funciones y Servicios

XCW ofrece los siguientes casos de uso:

• Creación de usuarios y cambio de usuarios: crear nuevos usuarios o modificar los existentes: el propietario del usuario es el aprobador.
• Asignación y revocación de roles: asigne roles a usuarios o revoque roles de estos: el propietario del rol es el aprobador.
• Creación de usuarios y asignación de funciones: el usuario y el propietario de la función deben aprobar.
• Flujos de trabajo de autoservicio: Desbloqueo de usuarios
• Flujos de trabajo de autoservicio: restablecimiento de contraseña
• Identificación de roles críticos y SoD con la ayuda de CRAF (Marco de autorización crítico): una parte de nuestro producto Xiting: The Xiting Authorizations Management Suite (XAMS)
• Pasarela SOAP para otros sistemas

Este es un ejemplo de la nueva interfaz XCW que solicita la creación de usuarios y la asignación de roles.

Con el lanzamiento del nuevo Service Pack 4 con Fiori, XCW presenta una interfaz rediseñada que abarca una descripción general con temas de bloques. Este rediseño mejora la experiencia del usuario al proporcionar una interfaz más organizada y visualmente atractiva.

La navegación a través de diferentes secciones y pestañas se vuelve intuitiva, lo que permite a los usuarios encontrar la información que necesitan rápidamente.

En la parte superior de la interfaz podemos seleccionar un propietario de usuario.

El propietario del usuario puede ser un gerente, un jefe de departamento, un líder de equipo o cualquier persona responsable de administrar usuarios dentro del sistema.

Con la capacidad de ampliar campos y utilizar ayudantes de valor, representados por el «símbolo del portapapeles», la entrada de datos se vuelve más eficiente e intuitiva. Además, XCW integra a la perfección la información de los sistemas SAP, al mismo tiempo que ofrece la flexibilidad para administrar campos dinámicos como Función y Departamento directamente dentro de la plataforma XCW. Esta combinación de funcionalidad y adaptabilidad permite a los usuarios crear y mantener perfiles de usuario con facilidad.

La configuración de los campos de usuario va más allá de lo que se muestra en la captura de pantalla y abarca una configuración integral de la información del usuario que se extiende a todos los campos disponibles en el SU01.

Administrar eficientemente las asignaciones y funciones de los subsistemas con nuestros Fiori Wizards.

Nuestros asistentes recientemente implementados simplifican el proceso de asignación de subsistemas y roles a los usuarios, guiándolos a través de cada paso sin problemas.

Al seleccionar al usuario, especificar el subsistema relevante y revisar convenientemente las asignaciones en la descripción general, el proceso se agiliza, lo que garantiza la eficiencia y minimiza los errores.

El asistente de asignación de roles en la nueva versión de XCW mejora el proceso de asignación de roles a los usuarios.

Con este asistente, los usuarios pueden seleccionar fácilmente al usuario, asignar roles apropiados, definir períodos de validez y obtener una visión general clara de las asignaciones.

Este enfoque simplificado garantiza que los usuarios tengan los permisos y el acceso necesarios para realizar sus tareas de manera eficaz.

La selección de roles juega un papel crucial en la definición del acceso y los permisos de los usuarios dentro de un sistema. Garantiza que los usuarios tengan el nivel adecuado de autoridad y funcionalidad.

Los usuarios pueden seleccionar roles convenientemente usando las siguientes opciones de búsqueda:

Una convención de nomenclatura de roles bien definida, títulos de roles descriptivos, códigos de transacción asociados con cada rol y un modelo de usuario de referencia para configurar permisos y configuraciones de roles.

La interfaz recientemente mejorada brinda a los usuarios una descripción general completa de los datos ingresados. Esta representación visual permite a los usuarios revisar y validar la precisión y la integridad de la información antes de finalizar las operaciones de administración de usuarios. Con esta visión general mejorada, el riesgo de errores se reduce significativamente.

Esta característica facilita la colaboración y la documentación al permitir que los usuarios agreguen archivos adjuntos relevantes y dejen comentarios relacionados con operaciones específicas de administración de usuarios. Esto mejora la comunicación, proporciona un contexto valioso y agiliza el proceso general de administración de usuarios.

Después de enviar la solicitud, los usuarios reciben una notificación que contiene una identificación de elemento de trabajo única, lo que les permite buscar y rastrear fácilmente el progreso de su solicitud dentro del sistema.

Como se mencionó anteriormente, XCW puede instalarse, configurarse y estar listo para usar en menos de una semana. Puede implementar XCW ya sea que tenga un CUA o no. Una vez que haya implementado XCW, todos los usuarios no tienen más remedio que seguir las reglas definidas en la configuración para la creación de usuarios y la asignación de roles. Los aprobadores (propietarios de roles y usuarios), sus sustituciones de ausencias, aprobadores adicionales, administradores de riesgos y administradores están todos predefinidos. La configuración introduce estructura y orden en sus procesos de administración de roles y usuarios. Además, los servicios como los flujos de trabajo de autoservicio de contraseñas eliminan la presión de su mesa de ayuda y administradores.

En esta sección, describiremos los beneficios y ventajas de XCW.

• SAP GUI e interfaz de usuario de Fiori: XCW está disponible a través de SAP GUI y la interfaz de usuario Fiori más moderna y fácil de usar.
• Integración XAMS CRAF: Al usar nuestra solución XAMS (Xiting Authorizations Management Suite), puede integrar CRAF (Critical Authorizations Framework) en XCW para identificar automáticamente las SoD y los roles críticos.
• Procedimiento de escalada de varias etapas: puede definir aprobadores adicionales o sustitutos.
• Autoservicio de contraseñas: XCW ofrece una función de autoservicio de contraseñas. Los usuarios pueden restablecer sus contraseñas utilizando este servicio.
• Varias opciones de implementación: puede implementar XCW con o sin CUA.
• Estándar SAP: hemos desarrollado XCW basado en flujos de trabajo estándar de SAP y conexiones RFC.
• Tableros: puede ver fácilmente los estados de solicitud de usuario y rol a través de paneles.
• Concepto de propietario del rol: puede definir propietarios de funciones que se ajusten a sus necesidades y a la estructura de la empresa.
• Flujos de trabajo estandarizados: Las solicitudes de usuarios y roles en XCW se pueden llevar a cabo automáticamente como flujos de trabajo SAP estandarizados.
• Segregación del deber: La definición de propietarios de roles y propietarios de usuarios ayuda con la delegación de funciones y la documentación.

XCW es una herramienta que puede ayudarlo a usted como empresa y a los miembros de su equipo con una variedad de tareas. XCW le ofrece una excelente gestión de servicios con automatización del flujo de trabajo; lo ayuda a mejorar la experiencia del usuario y permite que su atención al cliente maneje más solicitudes.