Resuelva problemas de discrepancia de estado utilizando la nueva funcionalidad de Documentos electrónicos para Chile: actualización de correo entrante

A menudo hay situaciones en las que hay una discrepancia de estado de un documento electrónico entre la cabina de cumplimiento de documentos y la autoridad fiscal. Los clientes ya reciben correos electrónicos de notificación individuales relacionados con cada documento una vez que lo envían a la autoridad fiscal. La discrepancia de estado puede ocurrir debido a múltiples razones, sin embargo, para los clientes se vuelve engorroso abordarlos, especialmente cuando hay una gran cantidad de documentos. Este blog trata sobre cómo abordar estos problemas de desajuste de estado utilizando la nueva funcionalidad para Documentos Electrónicos para Chile – Actualización de correo entrante, que se enfoca en leer automáticamente los correos electrónicos de confirmación y actualizar el documento electrónico correspondiente con el estado de autoridad fiscal correcto, cuando hay un discordancia.

SII Proporciona extra documentos tributarios electronicos (DTE) información de validación y acuses de recibo de los documentos electrónicos vía mail. Esta información debe agregarse al historial de DTE relacionado por razones operativas y de auditoría. El estado del documento electrónico correspondiente se actualizaría en consecuencia.

Agradecimientos

SAP trae una arquitectura que actúa adicionalmente sobre la ya disponible

Solución de negocio

La operación existente para la presentación y el estado funciona sin ningún obstáculo. Hay una funcionalidad adicional de extraer correos electrónicos de notificación SII y adjuntarlos a los documentos electrónicos correspondientes cuando haya una discrepancia de estado.

• El primer paso es leer los correos electrónicos de acuse de recibo del buzón de la persona registrada en el SII para la empresa. Un correo electrónico contiene un archivo .XML y un archivo .TXT. El archivo XML se toma en consideración como un reconocimiento concreto y detallado. A continuación se muestra un XML de muestra

XML de muestra

• SII proporciona ID de seguimiento para cada documento electrónico durante el envío, que se utiliza para identificar el estado del documento en la cabina de cumplimiento de documentos. Como parte de esta funcionalidad, los ID de seguimiento también se almacenan en la tabla de países individuales y se muestran en la cabina de Cumplimiento de documentos e informes.
• Extracción del archivo XML del buzón para conocer el estado del documento electrónico correspondiente, en caso de discrepancia de estado, se realiza una actualización del documento electrónico. El archivo XML también se adjunta como pista de auditoría al historial del documento.

En general, a continuación se muestra cómo se verá un archivo XML

Archivo adjunto XML

Ejemplos de advertencias cuando un documento es rechazado/aceptado con reparaciones:

Ejemplo de archivo de advertencias

Ejemplo de archivo aceptado:

Muestra de archivo aceptado

El sistema observaría estas etiquetas para identificar el motivo de aceptación/rechazo de cada documento y, en caso de discrepancia de estado entre la autoridad fiscal y la cabina, actualizaría el estado correcto junto con el archivo XML en el historial.

Flujo de integración: lectura de correos electrónicos del buzón de la persona registrada en SII y extracción de archivos adjuntos relevantes:

• Este flujo de integración funcionará de manera recursiva según la programación. Los clientes pueden programar este flujo de integración según sus necesidades con los atributos requeridos que se especifican aquí:
• El flujo de integración extraerá los correos electrónicos y extraerá los archivos adjuntos XML de la carpeta especificada configurada y los archivará en otra carpeta de archivo configurada.
• Los archivos adjuntos extraídos se almacenarán en SAP Cloud Integration Suite: almacenes de datos creado dinámicamente en función del número de identificación fiscal de la empresa. Ejemplo: si para la sociedad CL01 el número de identificación fiscal es 123456789-0, el almacén de datos se creará con Chile_SII_Correos_123456789-0.

Almacén de datos

Flujo de integración: envío de archivos extraídos a SAP

• Una vez que los correos electrónicos se extraen y extraen, ahora viene el siguiente paso para sincronizarlos con los documentos electrónicos. Para ello, este flujo de integración se activará mientras se ejecuta el informe del controlador de mensajes entrantes con un nuevo tipo de mensaje (CL_SII_EMAIL_ACK_PUL) configurado. El informe es una oferta existente para la solución de marco de informes y cumplimiento de documentos.
• Leería los archivos adjuntos mientras consideraba la cantidad de correos que se extraerían del almacén de datos, que estaría controlado por el parámetro de cantidad de mensajes del informe del controlador de mensajes entrantes.
• En caso de discrepancia de estado, el sistema actualizará el correo electrónico SII como un archivo adjunto a los documentos individuales.
• Una vez que se extrae el mensaje, para llevar a cabo la limpieza del espacio del arrendatario de la suite de integración, se liberaría automáticamente el almacén de datos.

Cómo incorporar esta funcionalidad:

• El enlace contiene una lista de notas que se requieren para incorporar esta funcionalidad.
• El enlace aquí contiene los pasos que el cliente debe seguir antes de implementar los flujos de integración requeridos.
• Se deben tener en cuenta los siguientes puntos antes de implementar la solución:
  • El cliente debe implementar el flujo de integración de lectura de correo electrónico con frecuencias regulares para que extraiga los correos electrónicos de manera efectiva y los coloque en el almacén de datos.
  • El cliente debe decidir las frecuencias con las que desea ejecutar el informe del controlador de mensajes entrantes. Esto garantizaría que todos los correos electrónicos se extraigan del almacén de datos y que el espacio del arrendatario permanezca limpio. La recomendación de SAP es programar al final del día con una mayor cantidad de mensajes, O programarlo con frecuencia con una menor cantidad de mensajes para extraer.

Referencias

• Para obtener más información sobre los artefactos de Chile Cloud Integration Suite, consulte las guías de referencia en el paquete SAP Document and Reporting Compliance: Electronic Documents for Chile directamente en el Centro de API empresarial de SAP.
• Los correos electrónicos de error se reciben del buzón siidte_error@sii.cl
• Los correos electrónicos de reparaciones/rechazados se reciben de siidte_reparo@sii.cl
• Los correos electrónicos aceptados se reciben del buzón siidte@sii.cl

Nota: La imagen/datos en este KBA son del sistema interno de SAP, datos de muestra o sistemas de demostración. Cualquier parecido con datos reales es pura coincidencia.

Le recomiendo encarecidamente que comparta sus pensamientos y comentarios en forma de comentarios a continuación.

Si aún está más interesado en explorar el tema, puede consultar los recursos relacionados que se mencionan en las referencias anteriores.

Para obtener más información y mantenerse actualizado, lo animo a seguir Informes de documentos y cumplimiento. También puedes publicar y responder preguntas. aquí y leer otras publicaciones sobre el tema aquí.