¿Qué es Outlook? Aproveche todo el potencial de esta herramienta

Nota. La imagen es de DATA UNIT AG. (https://www.dataunit.ch/was-ist-outlook-machen-sie-sich-das-volle-potenzial-dieses-tools-zunutze/)

Outlook, el programa de correo electrónico de Microsoft, es una herramienta fundamental tanto en las grandes como en las pequeñas empresas. Puedes utilizarlo para gestionar tu empresa, estar en contacto con clientes y proveedores y realizar miles de tareas diarias.

Lo que no todo el mundo sabe es que en Outlook puedes realizar muchas tareas de productividad además de la gestión del correo electrónico. Siga leyendo para aprender a usar esta herramienta de manera efectiva.

¿Qué es Outlook?

panorama es un programa de gestión de correo electrónico desarrollado por Microsoft. Puede usarlo para administrar correos electrónicos personales y de trabajo, y además, calendarios, tareas, reuniones, listas de tareas pendientes y mucho más.

¿Qué más hay en Outlook?

Outlook no es solo un programa de gestión de tus correos electrónicos, ya que gracias a sus múltiples funciones como calendarios, tareas y recordatorios, puedes utilizarlo para gestionar tu tiempo.

Sin embargo, no es tan fácil usar la herramienta hábilmente. Estos son algunos consejos que le ayudarán a dominar Outlook:

Use «las reglas» para hacer más

Las reglas son una de las grandes ventajas de Outlook que distingue al programa del resto de plataformas de correo electrónico. Suele ocurrir que tienes una gran cantidad de correos electrónicos en tu bandeja de entrada, pero muchos de ellos son de poco interés.

Gracias a las reglas, puede filtrar los mensajes más importantes para que no tenga que revisar constantemente los correos electrónicos entrantes.

Aquí hay algunos criterios para filtrar todos los mensajes:

• A mi: Distingue los mensajes que te envían directamente del resto. De esa manera, terminan directamente en su bandeja de entrada y no se procesan de acuerdo con otras reglas.
• Reuniones: Las reuniones no toleran la demora y ciertamente no deben olvidarse. Envíalos directamente a la bandeja de entrada para que no se olviden.
• Aplazar elementos enviados: A veces se te ocurre enviar emails en el peor momento posible. En su lugar, ¡simplemente configure el envío de correo electrónico en el momento correcto! Importante: asegúrese de enviar el correo electrónico antes de apagar la computadora.
• Respuestas automáticas: Puede mover las respuestas a las reuniones que no tienen contenido a la carpeta Elementos eliminados.

Organizar correos electrónicos

Una de las grandes ventajas de Outlook son las funciones de pedido incluidas. Clasifique sus tareas en carpetas según sus opciones: hacer inmediatamente, poner en espera, delegar o eliminar.

A estas acciones se les ha dado el nombre de regla 4D (Do, Delete, Delegate, Delay).

Aquí hay algunas ideas para trabajar con carpetas:

• Recoge todo lo que necesitas hacer (hacer) en el bandeja de entrada. Puedes incluir los mensajes que te fueron enviados directamente o cuyo contenido sea importante.
• En la carpeta debajo de la bandeja de entrada, puede grabar material de referencia para referirse a (retraso) cuando sea necesario.
• Crea una carpeta para mensajes privados. Tener una carpeta con información privada te da la serenidad de no confundir profesional y privado y ahorrarte momentos embarazosos.
• Carpeta para mensajes enviados a grupos de contactos (también conocidas como listas de correo electrónico o lista de distribución) que no necesariamente necesitan ser leídas.

Continuar con su trabajo en curso

Las tareas son otra característica de Outlook que lo convierte en una herramienta básica en el entorno empresarial.

Estos son algunos consejos para maximizar la usabilidad de las tareas de Outlook.

• Organiza tu agenda una vez por semana. Si organizas tu agenda al comienzo de cada semana, es más probable que estés al tanto de todo lo que debes hacer durante la semana. Además, esto también es útil para otros, porque ahora pueden ver cuándo tienes tiempo.
• Trabajar en el área de tareas. Una vez que finalmente esté listo para comenzar a trabajar, es fundamental mantenerse enfocado y no distraerse con los mensajes entrantes. El mejor lugar para lograr este objetivo es en el área de tareas.
• Procese sus tareas de forma masiva. Trate de agrupar tareas similares juntas. Por ejemplo, si tiene un tiempo limitado, haga todas las llamadas que aún no haya hecho. Si logra agrupar tareas similares, podrá usar su tiempo de manera más eficiente y se dará cuenta de que se mueve más rápido.

Evitar distracciones

Outlook es una excelente y muy completa herramienta de trabajo. Pero precisamente porque es tan completo, está lleno de distracciones.

Si se distrae con facilidad o necesita concentrarse más, Outlook le ofrece la opción de personalizar las notificaciones.

Si puede responder a la pregunta «¿Qué es Outlook?» luego te ayudará con todo lo que necesitas para administrar tu tiempo y tareas diarias. Si se usa correctamente, no lo molestará ni lo distraerá, pero le facilitará la vida al ayudarlo a clasificar y priorizar las tareas laborales.