Una entidad podría enfrentar diferentes problemas cuando se trata del reconocimiento de ingresos.

Dependiendo de la industria, esto puede estar relacionado con el cumplimiento de las solicitudes de principios coincidentes (informar sobre los costos y los ingresos en el mismo período), la asignación de ingresos a las obligaciones de desempeño adecuadas (POB), el manejo de grandes volúmenes de datos o las modificaciones constantes de los contratos. Además, se están produciendo cambios en los modelos comerciales, donde más industrias que tradicionalmente se orientaban a las ventas de bienes ahora están tratando de vender sus productos como servicios para garantizar el flujo de ingresos a lo largo del tiempo.

La solución de contabilidad e informes de ingresos (RAR) de SAP puede ayudar a las entidades a cumplir con estos requisitos. Sin embargo, según la reciente cartera de productos de SAP, RAR no es la única solución que se puede utilizar para este fin.

Con el reconocimiento de ingresos basado en eventos (EBRR), los costos y los ingresos se registran a medida que ocurren y se combinan y registran de inmediato. Si analizamos la cartera de SAP (actualizada al momento de redactar este artículo), SAP ofrece tres herramientas principales para el reconocimiento de ingresos. La herramienta más antigua y clásica es Análisis de resultadosque lleva mucho tiempo en el mercado y fue creado para medir el progreso de la ejecución de proyectos y realizar los correspondientes balances financieros. En ese sentido, ha ido evolucionando con el tiempo y, aún hoy, es la herramienta de referencia cuando se trata de la gestión financiera del progreso de proyectos y órdenes internas. Además de la variedad de funciones disponibles, el análisis de resultados también es muy extensible: existen múltiples puntos de mejora que el cliente puede utilizar para adaptarlo a las necesidades específicas de la empresa. Por último, el hecho de estar en el mercado durante un tiempo significa que ahora un grupo importante de personas es competente y posee el conocimiento para trabajar con el análisis de resultados.

Sin embargo, la idea del análisis de resultados siempre fue ser una herramienta que se utilizara mientras estuviera integrado con el Sistema de Proyectos o con los pedidos internos. Por supuesto, si un cliente decide utilizar el WBS como objeto de asignación de cuentas para todas sus ventas, podría aplicarse fuera del entorno clásico de los sistemas de proyectos. Sin embargo, en la realidad, este sería un enfoque demasiado limitante, por lo que no se utiliza en la práctica. Incluso si esto fuera posible, cuando se trata de la NIIF 15 y la ASC 606, la clave del análisis de resultados no podría satisfacer el modelo de cinco pasos con la creación de POB o la asignación del precio de la transacción. En ese sentido, la herramienta no se puede utilizar para la presentación de informes de la NIIF 15.

La siguiente herramienta, RAR, ya lleva cerca de una década en el mercado, pero aún no se puede considerar una solución veterana como el análisis de resultados. RAR se creó como una herramienta para permitir la presentación de informes según la NIIF 15, por lo que definitivamente es un punto fuerte. Además, independientemente de la industria que esté implementando la NIIF 15, podemos afirmar con confianza que RAR se puede utilizar para proporcionar resultados válidos según la NIIF 15. También hay muchas implementaciones en las que RAR se posicionó como un segmento en entornos que no son de SAP y en los que la función principal era realizar informes según la NIIF 15. Para agregar algo más al punto, RAR no se desarrolló como una herramienta independiente, sino como una actualización de Transaction VF44, lo que esencialmente significa que la experiencia acumulada en una antigua herramienta de reconocimiento de ingresos se utilizó en RAR y se actualizó. Tal vez la mayor ventaja de RAR es que la extensibilidad lo hace muy aplicable en industrias que se están volviendo cada vez más orientadas al servicio. Si una empresa está pensando en cambiar modelos de negocio donde en lugar de vender máquinas como unidades independientes, las fusionará con algunos servicios (por ejemplo, mantenimiento, operaciones) y las facturará en función de algunas mediciones durante un período de tiempo, RAR admite estos escenarios de forma nativa (teniendo en cuenta que algunas modificaciones en los procesos de negocio se realizan para reflejar el cambio de negocio).

Pero hay escenarios empresariales que no se integran tan fácilmente con RAR. Cuando se trata de la industria de servicios profesionales, RAR no calcula el porcentaje de finalización (POC) por sí mismo: lo hace mediante el análisis de resultados, y RAR simplemente se hace cargo de los valores. Incluso en este caso, está limitado a tres métodos clave de análisis de resultados (método basado en costos, método basado en ingresos y CCM). La mayoría de los clientes no lo considerarán limitante porque el POC se calcula principalmente con estos métodos, pero hay escenarios empresariales, como el tiempo y el material, que requieren que se habiliten ajustes y modificaciones en RAR. Incluso una vez que se habilitan, existen limitaciones que las empresas deben respetar al trabajar con RAR. Además, la extensibilidad que ofrece RAR es una carga en algunos casos: para algunas empresas, puede resultar una implementación compleja y demasiado larga sin brindar beneficios tangibles.

Por último, llegamos a EBRR, la más nueva de todas las herramientas para el reconocimiento de ingresos. Como se mencionó anteriormente, EBRR se desarrolló de forma nativa en SAP S/4HANA Cloud, edición pública y luego se trasladó a otras versiones de SAP S/4HANA. Esto la convierte en la solución más moderna, pero al mismo tiempo, viene con una serie de escenarios predefinidos que revelan su principal beneficio: si el usuario puede adaptarse a esos escenarios, entonces la implementación es rápida y sin demasiada dificultad. Además, algunos escenarios que son puntos débiles para RAR son compatibles de forma nativa con EBRR, lo que limita la cantidad de extensiones y mejoras necesarias. Ser moderno significa que EBRR también hace un uso completo de las últimas características de SAP S/4HANA, como la integración directa con Universal Journal. Esto ahorra tiempo utilizado para la conciliación y hace que el proceso de cierre general sea mucho más rápido y transparente. Con la implementación de EBRR, los clientes pueden lograr más simplificaciones: las claves de análisis de resultados se vuelven obsoletas. Esto significa que si el cliente puede adaptarse a los escenarios estándar ofrecidos por EBRR, puede lograr una mayor reducción en el costo total de propiedad (TCO) simplificando otros módulos que se utilizan.

La mayor ventaja es al mismo tiempo la mayor limitación del EBRR. La solución no es (o mejor dicho, no es) todavía) ampliable como RAR o el análisis de resultados. Por lo tanto, si se necesitan algunas extensiones por la naturaleza del negocio, puede resultar que sin un diseño de proceso de negocio específico, simplemente no se puedan cumplir los requisitos. Además, algunas áreas aún están por desarrollarse, como el soporte de diferentes combinaciones de contratos, modificaciones de contratos o integración con sistemas externos. EBRR simplemente no está listo para asumir tareas que normalmente realiza RAR. Nuevamente, EBRR es una herramienta muy nueva, lo que significa que la cantidad de personas que trabajan con ella no es tan alta. Todos estos factores deben tenerse en cuenta antes de que una empresa opte por esta solución para los informes de reconocimiento de ingresos.

Nota del editor: esta publicación ha sido adaptada de una sección del libro. Contabilidad y generación de informes de ingresos con SAP S/4HANA de Sreten Milosavljević y Swayam Prabha Shankara.