En el mercado actual, las responsabilidades del administrador de efectivo son más importantes que nunca. La liquidez de una corporación es importante para la salud general de una empresa y requiere un conocimiento profundo de las posiciones de liquidez y efectivo.

Antes de planificar y pronosticar la liquidez, se requeriría que un administrador de efectivo recopile datos de muchas fuentes diferentes, incluidas aplicaciones que no son de SAP, y reúna los datos para obtener una visión de la liquidez de la empresa. Esto a menudo tomaba días para compilar y estaría desactualizado para cuando se completara.

El propósito de la planificación y previsión de liquidez en SAP S/4HANA Finanzas es proporcionar al negocio la capacidad de pronosticar transacciones de efectivo y eventos que tengan un impacto en la liquidez de efectivo para el negocio.

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Planificación y previsión de liquidez en SAP S/4 HANA ahora proporciona la capacidad de analizar el efectivo a medida que avanza en el ciclo de vida de la gestión de efectivo. Este ciclo de vida incluye el flujo de efectivo real, la posición de efectivo del día actual, el pronóstico de liquidez a corto plazo y la planificación anual de liquidez.

Vista general del proceso

La planificación y previsión de liquidez se refiere al proceso de planificación y previsión de flujos de efectivo futuros en función de las tendencias de liquidez. Esto incluye aprovechar los planes continuos y usar comparaciones entre pronósticos y reales en años históricos y períodos actuales para determinar los pronósticos de liquidez.

Veamos el proceso de planificación y previsión de liquidez. El proceso de planificación de la liquidez comienza con la obtención de los saldos corrientes de las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar para determinar las salidas (cuentas por pagar) y entradas (cuentas por cobrar) de efectivo esperadas. Sin SAP S/4HANA, esto puede requerir la extracción y consolidación manual de saldos de cuentas por cobrar y cuentas por pagar fuera de línea desde diferentes sistemas SAP y no SAP. Con SAP S/4HANA, proporciona una integración en tiempo real con el Una exposición de Operaciones centro para extraer saldos de cuentas por cobrar y cuentas por pagar de SAP S/4HANA, aplicaciones que no son de SAP y Nube de análisis de SAP.

El centro One Exposure from Operations es una recopilación de información en tiempo real y una ubicación de almacenamiento de datos operativos que son relevantes para administrar el efectivo y la liquidez. La provisión de datos en el centro One Exposure from Operations facilita la planificación de fondos y la gestión de riesgos en varias empresas. El centro One Exposure from Operations puede recibir datos operativos de fuentes dentro del sistema, así como de fuentes externas. Al momento de escribir esta publicación, está integrado con las siguientes fuentes para recibir datos:

• Cuentas por cobrar/cuentas por pagar para recibir facturas, pagos y extractos bancarios
• Gestión de cobros para recibir promesa de pago
• Aplicaciones de extractos bancarios
• Gestión de tesorería para recibir instrumentos financieros
• Préstamos al consumo e hipotecarios
• Contrato de cuentas por cobrar y por pagar
• Ventas y distribución para recibir posiciones de pedido de cliente y posiciones del plan de entregas
• Gestión de materiales para recibir solicitudes de compra, órdenes de compra o planes de entrega con la gestión de caja clásica
• Información de planificación de liquidez de la aplicación Liquidity Planning

A continuación, se analiza la proyección de liquidez de mediano plazo en función de qué cuentas por cobrar y por pagar están comprometidas o esperadas. Sin SAP S/4HANA, este proceso puede ser un análisis de nivel de transacción manual y fuera de línea. Con One Exposure from Operations center de SAP S/4HANA, el sistema tiene los compromisos rastreados y disponibles como entrada para la previsión en tiempo real.

Después de analizar el pronóstico de liquidez a mediano plazo, el siguiente paso suele ser asegurar financiamiento adicional para cubrir los déficits de liquidez. Esto requiere una comprensión de dónde existen déficits de liquidez a nivel de cliente/proveedor. Sin SAP S/4HANA, la determinación de la escasez de liquidez a nivel de socio comercial puede requerir nuevamente un análisis manual fuera de línea a nivel de transacción y luego resumir para determinar las tendencias. SAP S/4HANA proporciona paneles de administración en tiempo real que incluyen informes gráficos, analíticos y detallados que se pueden usar para identificar rápidamente las deficiencias y enfocarse en desarrollar una estrategia de préstamo.

Lo último en el proceso de planificación y previsión de liquidez es la simulación de escenarios de liquidez a largo plazo. Sin SAP S/4HANA, recomendar estrategias de inversión a largo plazo es un desafío sin datos de liquidez en tiempo real de la corporación, así como datos de mercados externos. Con SAP S/4HANA Finance para la gestión de efectivo, las tendencias internas y las condiciones del mercado externo se pueden utilizar en simulaciones. El sistema también ofrece capacidades de predicción e identificación de posibles factores de riesgo.

En la planificación de liquidez, también puede desarrollar un proceso de flujo de trabajo que permita a los especialistas en gestión de tesorería introducir datos de planificación y a los gestores de tesorería aprobar y consolidar datos de planificación. También admite la creación de planes móviles para permitir el desarrollo continuo. Además, la planificación de liquidez también ayuda a rastrear el estado y el ciclo de planificación de liquidez para obtener un indicador de alerta temprana de escasez de liquidez o una herramienta de dirección para inversiones o préstamos a mediano y largo plazo.

Dados los desafíos con la planificación y el pronóstico de liquidez tradicional que hemos discutido, SAP S/4HANA permite diferentes perspectivas y puntos de vista sobre la salud financiera de la empresa.

Objetos de planificación de liquidez

Hay varios elementos de configuración ahora disponibles en SAP S/4HANA para proporcionar un proceso simplificado de visualización de liquidez dentro de la organización.

Unidades de planificación y jerarquía de planificación

Las unidades de planificación son iguales a las unidades organizativas de la empresa. Se pueden definir en función de cómo se estructura la planificación de liquidez para una empresa. Por ejemplo, la unidad de planificación podría ser igual a un código de empresa, un área comercial o un centro de beneficio, según los elementos organizativos utilizados dentro de la empresa. Las jerarquías se basan en las unidades de planificación para facilitar la elaboración de informes y el análisis.

Tipos de planificación de liquidez

Los tipos de planificación de liquidez se utilizan para definir los tipos de planes de liquidez que la organización necesita para realizar los planes de liquidez. SAP S/4HANA proporciona tipos de planificación de liquidez predefinidos para un plan móvil mensual y un plan no móvil. Para una planificación más sólida, es posible definir tipos de planificación de liquidez adicionales, como una planificación móvil de 18 meses o anual.5

Elementos de Liquidez y Jerarquías de Elementos de Liquidez

Los elementos de liquidez se utilizan para definir tipos de flujos de efectivo, elementos utilizados en flujos de efectivo y previsión y planificación de liquidez. Los flujos de efectivo, como las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar, pueden ser elementos de liquidez o nodos de jerarquía de elementos de liquidez. Las jerarquías en los elementos de liquidez también brindan información valiosa. Por ejemplo, las cuentas por cobrar se pueden segregar en cuentas por cobrar comerciales, cuentas por cobrar intercompañía o cuentas por cobrar no comerciales, y la jerarquía se puede diseñar para incorporar los detalles de nivel inferior en cuentas por cobrar generales. Puede usar la aplicación Administrar jerarquías de contabilidad global para elementos de liquidez para definir y administrar jerarquías de elementos de liquidez para usar en la aplicación Cash Flow Analyzer.

Además, puede planificar su liquidez futura utilizando la función de planificación de liquidez de SAP Analytics Cloud. Después de configurar la conexión entre SAP S/4HANA y SAP Analytics Cloud, puede desarrollar planes de liquidez en SAP Analytics Cloud basados ​​en las fuentes de datos integradas de SAP S/4HANA.

Registros de notas

El registro de memorando se usa para identificar elementos relacionados con el efectivo que no están incluidos en SAP S/4HANA. Se ingresan en el flujo de efectivo para registrar una transacción relacionada con el efectivo antes de que esa transacción se registre en el sistema SAP S/4HANA. El memorándum se crea con una fecha de validez que se puede utilizar para caducar el memorándum cuando se registran las transacciones reales. No solo eso, sino que también puede crear varios registros de notas en un patrón recurrente copiando o distribuyendo un registro de notas. Además, también puede especificar una cuenta bancaria de contrapartida para registros de notas cuando sea necesario

Datos de planificación de liquidez

En la solución de gestión de efectivo clásica de SAP anterior a SAP S/4HANA, los datos de planificación se almacenaban por separado de los datos reales y se agrupaban a través de Almacén comercial de SAP (SAP BW). Esto requería la implementación de SAP BW o SAP Business Planning and Consolidation (SAP BPC) para realizar la gestión de liquidez. En SAP S/4HANA, los datos de liquidez de efectivo relevantes de las operaciones y los datos de las previsiones están disponibles para el usuario a través de la aplicación Cash Flow Analyzer, lo que permite que un solo panel administre la posición de efectivo, la liquidez, el flujo de efectivo y los detalles de pago.

Informes de previsión y planificación de liquidez

Los informes de previsión y planificación de liquidez son otra herramienta más que ayuda a los tesoreros y administradores de efectivo a planificar y revisar las tendencias de liquidez a mediano y largo plazo para acceder a las necesidades de capital de trabajo y decidir sobre las opciones de financiación e inversión. Con base en los flujos de efectivo futuros estimados, pueden visualizar claramente las próximas obligaciones de pago y decidir si existe la necesidad de financiamiento o plan de inversión.

Hay unos pocos SAP Fiori aplicaciones disponibles para respaldar la planificación de liquidez y los informes de pronóstico. Estas aplicaciones de liquidez brindan la capacidad de crear un plan de liquidez anual con referencias al pronóstico de liquidez, los datos reales de años anteriores o con referencia a otro plan. Esta funcionalidad proporciona una visión a largo plazo de la liquidez a través de la organización. Algunas de las aplicaciones clave se destacan en las siguientes secciones.

Pronóstico de Liquidez

Ahora puede ver y administrar la liquidez a corto plazo utilizando la aplicación de pronóstico de liquidez preconfigurada de SAP S/4HANA, que proporciona la liquidez del día actual y pronostica 89 días adicionales, lo que brinda una vista de liquidez total de 90 días. El pronóstico se basa en las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar abiertas, la fecha de vencimiento programada, los pagos programados, los préstamos por cobrar y las cuentas por pagar. Además de los datos pronosticados por el sistema, se pueden crear registros de notas para pronosticar impactos de efectivo que aún no se han registrado en el sistema. Los registros de notas se utilizan a menudo en este proceso para capturar elementos como préstamos que no se han cerrado o compras de acciones que aún no se han liquidado.

La siguiente figura muestra el pronóstico de liquidez para la liquidez del día actual y pronostica 89 días adicionales, dando una visión de liquidez total de 90 días. Le permite profundizar más en varias dimensiones, como el código de la empresa, la moneda de la transacción, los elementos de liquidez, etc.

Flujo de caja: análisis detallado

SAP S/4HANA ha proporcionado nuevas aplicaciones SAP Fiori para ejecutar pronósticos de posición de efectivo y liquidez. La aplicación analítica Flujo de caja: análisis detallado muestra el indicador clave de rendimiento (KPI) de la posición de caja (ver más abajo). Con la posición de efectivo, puede verificar las posiciones de efectivo pronosticadas por ubicación, empresa y moneda. Los datos de posición de efectivo se calculan en función de los datos transaccionales de los registros de memorandos y el centro One Exposure from Operations.

La aplicación Flujo de caja: análisis detallado muestra el KPI de previsión de liquidez. Usando el pronóstico de liquidez, puede pronosticar la tendencia de liquidez para los siguientes 90 días con varias dimensiones y condiciones de filtrado.

Ajustar elemento de liquidez asignado

La aplicación Ajustar elemento de liquidez asignado utiliza técnicas de aprendizaje automático para revisar los elementos de liquidez previstos aprovechando las capacidades de aprendizaje automático. Con esta aplicación, puede comparar los elementos de liquidez basados ​​en el flujo de efectivo real con los elementos de liquidez predicados propuestos basados ​​en el modelo de aprendizaje automático predictivo automatizado. También puede aceptar el elemento de liquidez previsto propuesto por el sistema, que luego ajustará y reemplazará el elemento de liquidez real.

Nota del editor: esta publicación ha sido adaptada de una sección del libro. SAP S/4HANA Finanzas

Una introducción por Maunil Mehta, Usman Aijaz, Sam Parikh y Sanjib Chattopadhyay.