Opciones de implementación de SAP Invoice Management

La aplicación SAP Invoice Management en sí misma es un complemento de SAP ERP o SAP S/4HANA y está disponible, después de instalarla, dondequiera que se ejecute su sistema SAP.

Para obtener la funcionalidad completa, necesita dos servicios externos: un repositorio de contenido que almacene de forma segura las facturas y los documentos de respaldo y un servicio de extracción de información que convierta archivos PDF o documentos escaneados en los campos de encabezado y elementos de línea correctos. Al igual que SAP Invoice Management, estos componentes adicionales están disponibles como extensiones de solución que se administran e instalan localmente, en una implementación de nube privada (en la que SAP o un socio certificado administra la aplicación), en una implementación de nube pública (en la que SAP es responsable), o en una implementación híbrida (en la que puede conectar su instalación local con el servicio de repositorio de contenido y el servicio de extracción de información que se ejecuta como software como servicio [SaaS] en una nube pública).

Su selección de una opción de implementación se ve afectada por las siguientes consideraciones:

• Licencias existentes, que pueden tener mejores términos que las nuevas licencias basadas en la nube.
• En términos de seguridad de la información, las excepciones de procesamiento pueden involucrar a muchas partes interesadas que pueden estar parcialmente fuera de su red corporativa, por ejemplo, aprobaciones móviles o acceso de autoservicio del proveedor a la información corporativa.
• Las latencias de la red pueden tener un impacto negativo en las aplicaciones críticas para el negocio que se ejecutan a nivel de planta en ubicaciones con una calidad de red deficiente.
• La carga adicional del servidor puede ser causada por la nueva aplicación de administración de facturas de los usuarios que aprovechan excesivamente las nuevas capacidades de autoservicio y generación de informes.

La mayoría de los nuevos clientes netos de SAP ejecutarán sus SAP S/4 HANA sistemas en un entorno de nube privada. SAP S/4HANA ofrece el nivel correcto de integración técnica profunda por un lado y la flexibilidad para implementar código y mejorar la funcionalidad lo más cerca posible de los datos por otro lado. Los servicios de soporte, como un repositorio de contenido (SAP Archiving and Document Access Core by OpenText) y la solución de captura de información (SAP Information Capture Core by OpenText) están en la lista de precios de SAP y se aprovisionan como soluciones multiusuario a través de OpenText Cloud Platform (OCP), como se muestra en la siguiente figura. (El término «ERP» en todos estos diagramas se refiere a ERP de SAP o SAP S/4HANA.)

El equipo de aprovisionamiento de la nube de SAP conecta estos servicios a su entorno de nube privada una vez que comienza la suscripción. En esta situación ideal, un proyecto de gestión de facturas puede comenzar casi instantáneamente, comenzando con la configuración obligatoria pasos. Este enfoque es especialmente valioso para RISE con SAP clientes que no quieren lidiar con ninguna infraestructura de TI para este propósito.

Los repositorios de contenido suelen contener archivos confidenciales, desde contratos hasta archivos de empleados y correos electrónicos confidenciales. Una tarea del conector de archivo es cifrar los archivos antes de archivarlos con una clave que es exclusivamente conocida por el cliente.

El otro extremo es instalar todos los componentes por separado en las instalaciones o en un entorno administrado por un hiperescalador, como se muestra aquí.

Una alternativa común se encuentra entre estos extremos: una combinación híbrida de local y nube, según corresponda, como se muestra en la siguiente figura. En este caso, un servicio sin estado como la captura no vale un servidor separado y, en cambio, es un excelente candidato para una solución de nube de múltiples inquilinos. Un repositorio de contenido puede ser extremadamente crítico para el negocio y probablemente sea la segunda opción.

Es posible que haya notado una pequeña diferencia en la comunicación con el servicio de captura: en la instalación local clásica (mostrada anteriormente), el servicio de captura almacena el modelo de datos de aprendizaje automático, que es un modelo de datos virtual (VDM) directamente en SAP Invoice. Administra tablas y accede a estos modelos a través de un punto final de servicio que forma parte de SAP Invoice Management. El servicio en la nube de múltiples inquilinos almacena el modelo de datos en la nube y, por lo tanto, no necesita comunicarse con un servidor back-end de SAP, ya sea que el servidor esté en las instalaciones o en una nube administrada por SAP. Estos modelos no contienen ninguna información de factura y no se comparten entre diferentes clientes.

Los usuarios finales pueden trabajar a través de SAP GUI o SAP Fiori UX, pero puede considerar distribuir las siguientes instalaciones basadas en Windows para usuarios avanzados seleccionados:

• Escaneo empresarial: este cliente de escaneo con todas las funciones conecta escáneres físicos a través de un controlador ISIS y permite escanear facturas en papel. Inicia el archivado de los documentos escaneados a través del servidor de canalización, que normalmente se ejecuta en el servidor de archivado o cerca de él.
• cliente de validación: esta aplicación independiente proporciona validación de captura de alto rendimiento. Los usuarios inician sesión con las credenciales de SAP a través del inicio de sesión único (SSO). El cliente de validación accede al servidor SAP a través de llamadas a funciones remotas (RFC) y no interactúa con ningún otro sistema.
• Complemento de entrada con un solo clic: este componente de visualización agrega capacidad completa de apuntar y hacer clic para los usuarios que trabajan en SAP GUI. Este complemento sigue al usuario cuando selecciona un campo de índice desplazándose a la página correcta y la ubicación correcta y resaltando el campo correspondiente en la imagen. También permite la entrada directa de datos al hacer clic en una sola frase o al arrastrar un área alrededor de un bloque de texto.

Nota: Para una mejor escalabilidad de sus interfaces de SAP Fiori, considere implementar componentes de SAP Fiori en Plataforma tecnológica empresarial SAP (SAP BTP), entorno Neo, o SAP BTP, entorno Cloud Foundry, ambos compatibles.

Un aspecto final que es crítico para proyectos exitosos está relacionado con el trabajo con imágenes de facturas y otros archivos adjuntos: OpenText Web Viewer y OpenText Intelligent Viewing representan páginas de documentos como gráficos y ofrecen la capacidad de realizar anotaciones en un documento archivado. Estos visores no modifican los documentos en sí, sino que almacenan anotaciones como una capa separada, incluidos metadatos como el autor y la fecha/hora de creación, junto con el documento en el servidor de archivo. Las anotaciones son un reemplazo perfecto para las comodidades de los procesos centrados en papel. Además, los espectadores pueden procesar documentos página por página, lo que limita la transferencia de datos al cliente y, en consecuencia, acelera la visualización de la imagen, en lugar de esperar a que se descargue un documento PDF enorme antes de que se pueda mostrar la primera parte. Y por último, pero no menos importante, una versión del lado del servidor le permite trabajar con tipos de archivos que de otro modo no se pueden mostrar en un dispositivo cliente, por ejemplo, los dibujos CAD complejos que con frecuencia acompañan a las facturas relacionadas con la ingeniería.

Nota del editor: Esta publicación ha sido adaptada de una sección del Gestión de facturas de proveedores con SAP por Matthias Niessen, Heather Reina y Mark Travers.