Minería de procesos: lo que debe saber antes de comenzar.

Es interesante cuando hablo con los clientes y me preguntan si realmente tienen que dibujar sus mapas de procesos. “¿No puedes simplemente descubrirlos y hacerme un dibujo?”. Si bien la respuesta a eso puede ser sí, y de hecho hay muchas herramientas de «minería de procesos» disponibles que pueden generar un diagrama de proceso a partir de los hallazgos, eso no significa que deba comenzar por ahí.

Me gustaría tomarme un momento y solo dibujar algunas similitudes, y me atrevo a decir las mejores prácticas, de la minería real que arrojan algo de luz sobre cuándo y cómo emplear la minería de procesos.

Cuando una empresa minera decide perforar o excavar en busca de recursos en lo profundo de la corteza terrestre, no es algo que se haya decidido de la noche a la mañana. Hay muchos meses o años de exploración y descubrimiento que intervienen en esa decisión. Los estudios geológicos se realizan en base a imágenes satelitales y radares de penetración terrestre. En resumen, saben dónde excavar, qué pretenden encontrar, cómo se ve e incluso aproximadamente cuánto existe.

La minería de procesos es similar. Si bien puede que no tome muchos meses o años, definitivamente debería haber una fase de exploración. Debe tener una comprensión decente de su negocio y su entorno de proceso para saber dónde comenzar a minar. Tener una solución BPM brinda la capacidad de identificar y capturar qué procesos tiene. Solo así sabrá exactamente dónde instalar sus herramientas de minería y qué es lo que está buscando. También deberá tener una comprensión general de cómo se ve su proceso para que, si descubre pirita en lugar de oro, sepa la diferencia.

Si bien los satélites y el sonar pueden brindar una idea general de dónde pueden estar las cosas, las empresas mineras también deben tener en cuenta la geología y la topografía del terreno. Uno no puede simplemente comenzar a transportar equipos de minería a un área y comenzar a perforar. Hacerlo puede ser costoso, peligroso para el medio ambiente y resultar fatal para quienes trabajan en el área o sus alrededores. Para capturar estos datos, se toman múltiples encuestas y muestras de núcleo para recopilar información sobre la composición geográfica del área. ¿Soportará el equipo? ¿Cuál será el impacto en el medio ambiente, las personas y por cuánto tiempo?

Cuando se trata de minería de procesos, es posible que la vida o la muerte no estén en juego, pero antes de conectar las cosas a los sistemas informáticos y las redes, debe tomarse un momento para examinar la topología del entorno. ¿Dónde residirá esta aplicación (es decir, escritorio o servidor), a qué tendrá acceso, quién la respaldará y quién verá los datos que se generan? Una solución BPM puede proporcionarle el contexto de las relaciones entre personas, procesos, datos y sistemas. En el mundo actual de la privacidad de datos, es fundamental asegurarse de que las herramientas de minería de procesos tengan acceso a la información que necesitan, al mismo tiempo que se les restringe la información que no necesitan.

Por último, antes de que comiencen las operaciones mineras, armados con la investigación de la fase de exploración, deben decidir qué tipos de equipos serán necesarios. La instalación de una plataforma de perforación no será beneficiosa si uno está tratando de extraer depósitos de mineral. Y el uso de explosivos puede resultar fatal si se extrae gas natural o petróleo. Por lo tanto, saber para qué está minando también significa usar las herramientas adecuadas para el trabajo.

Con la minería de procesos, ocurre lo mismo. Es importante tener en cuenta que el término ‘minería de procesos’ es un poco confuso hoy en día, ya que los proveedores también suelen emplear ese término cuando realmente extraen datos, servicios o sistemas y no procesos en absoluto. Esa información puede ser importante, pero puede no ser exactamente lo que se requiere. Con ese fin, también debe asegurarse de que su empresa esté utilizando la herramienta adecuada para el trabajo. Y también es necesario comprender cómo se utilizará la información una vez extraída. ¿Permitirá la herramienta de minería de procesos la fácil integración con otros sistemas de registro para su revisión y validación? Si bien algunos tienen salidas de proceso BPMN estándar que permitirán una fácil integración con un BPM, muchos emplean salidas propietarias que no se pueden migrar fácilmente.

Para resumir, antes de pensar en la minería de procesos, asegúrese de:

1. Saber dónde están los procesos
2. Conozca cómo se ven los procesos
3. Comprender dónde y cómo se instalará el software
4. Utilice la herramienta adecuada para el trabajo
5. Garantice resultados estandarizados para la integración y la validación

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