Mantenimiento de contenido: ¡mantener las cosas frescas!

¿Alguna vez buscó una respuesta en la web, finalmente encontró lo que parecían datos útiles y luego se dio cuenta de que el sello de fecha era de hace 5 años?

Lo he hecho muchas veces, y esta es una experiencia que me gustaría evitar para cualquier usuario de software que intente encontrar ayuda en la aplicación o en una biblioteca en línea. Por eso creo que el mantenimiento del contenido de habilitación es tan importante como la creación de este contenido.

Me gustaría hablar sobre lo que puede hacer para asegurarse de que su contenido se mantenga actualizado para que no termine con usuarios frustrados. Veré la importancia de configurar un proceso de mantenimiento, usar funciones existentes como registros de control de versiones y cómo asegurarse de que sus usuarios conozcan los cambios en el software.

¿Otro proceso a seguir? Sí, por favor.

Imagine que está creando contenido nuevo, digamos un eLearning, y está entusiasmado con las posibilidades que tiene por delante: puede decidir qué plantilla usar, la estructura y los enlaces, tal vez agregar algunas animaciones, pensar en texto a voz. y la traducción, y finalmente está listo y, por supuesto, estás muy orgulloso de tu trabajo. Publica el eLearning y pasa a su siguiente tarea.

¡DETENER!

Piense en esto: ¿qué sucederá dentro de un año, cuando el software que está describiendo en su eLearning haya recibido dos actualizaciones y tal vez incluso un nuevo tema? ¿Qué pasa si se ve completamente diferente, verde en lugar de gris, o peor aún, el flujo del proceso ha cambiado?

Tus lectores estarán confundidos en el mejor de los casos, o incluso enojados por tu contenido desactualizado. Echarán un vistazo a su contenido de habilitación cuidadosamente elaborado y pensarán: “¿Qué? Esto no se parece a mi pantalla y mis botones no están en este lugar. ¿Por qué dedicar tiempo a mirar esto?”. Todos los escritores técnicos conocen el dolor de tener que estar constantemente actualizado con el software en constante cambio. No solo la interfaz, sino también los flujos de proceso, las características y las funciones modificadas.

Lo más probable es que los usuarios que se sienten decepcionados una vez no regresen a la plataforma que los decepcionó y, en su lugar, recurran a otros canales de ayuda, como colegas o un motor de búsqueda. Si queremos que los usuarios busquen ayuda en nuestros canales, debemos asegurarnos de que la información sea siempre correcta y esté siempre actualizada. Esto no sucede por sí solo, así que sí, se necesita otro proceso.

Volvamos a la creación de nuestro nuevo y brillante eLearning. Lo publicas y luego, en lugar de pasar a la siguiente tarea, ¿qué haces? Usted sigue el proceso de mantenimiento.

Siga el proceso de mantenimiento

Este proceso se verá diferente para empresas más pequeñas y más grandes, para equipos muy unidos y organizaciones dispersas. Pero no importa cómo se vea en detalle, te ayudará a definir tus próximos pasos.

Esto podría hacerse fuera de la solución de creación de contenido y solo ser un recordatorio manual en su calendario para revisar el contenido cada tres meses. O podría ser un flujo de trabajo, por ejemplo en SAP Enable Now, para enviar el contenido terminado a un experto en la materia para verificar una vez que se alcanza un hito específico o una fecha objetivo.

El punto que quiero señalar es que, sin importar cómo vivas el proceso de mantenimiento, lo importante es que haya un proceso en absoluto.

¡Usa a los pequeños ayudantes de un escritor!

Para mantenerse al tanto del trabajo de mantenimiento, puede usar varias funciones que ya están a su alcance dentro de sus herramientas de creación; en este ejemplo, en SAP Enable Now.

1. Control de versiones: mire los registros de control de versiones para ver cuándo se actualizó el contenido por última vez y quién lo hizo. Puede usar la configuración de versiones para definir si se debe crear una nueva versión con algún cambio o si desea que los autores decidan cuándo es el momento de crear una nueva versión. Si solo crea nuevas versiones con grandes cambios, podrá usar esta función para verificar cuándo se realizó la última actualización importante de cualquier contenido.
2. Flujos de trabajo: SAP Enable Now viene con un motor de flujo de trabajo integrado. Puede definir sus propios flujos de trabajo de contenido o usar solo los estados disponibles para poner algo de orden en su flujo de proceso de contenido. Por ejemplo, podría crear un estado como «Comprobar en el primer trimestre de 2024» y luego usar el Informe de estado en SAP Enable Now Manager para ver todo el contenido que debe comprobarse.
3. Reseña: Otro pequeño ayudante se presenta en Antón Mavrinblog original de “Mantenlo simple, SEN” y varios blogs de seguimiento. Describe una extensión de navegador útil que ayuda mucho con el proceso de revisión y flujo de trabajo y también se puede usar al definir un flujo de trabajo de mantenimiento.

Tenga en cuenta que, además de estas funciones estándar, siempre existe la opción de contratar a un consultor o socio para que trabaje con usted en la creación de scripts y campos de propiedad personalizados en Producer.

Funciona mejor con un poco de ayuda.

Lo único constante es el cambio. En realidad.

Entonces, ¿configuró su proceso, está utilizando los flujos de trabajo, pero siente que se está perdiendo el paso final para comunicar estos aprendizajes electrónicos actualizados a sus lectores?

Tal vez solo desee actualizar su contenido y guardar silencio al respecto, trabajando en segundo plano como un titiritero oculto mientras se asegura de que todo el contenido de habilitación esté actualizado y disponible. ¿Pero tal vez también necesite informar a sus lectores sobre cambios ocasionales, o desea hacer su trabajo de una manera más proactiva y comunicativa?

Creo que si bien es importante mantener todo funcionando sin problemas en segundo plano y no involucrar a los lectores en las molestias diarias de un creador de contenido, no hay nada de malo en compartir activamente información sobre contenido nuevo, cambios de procesos o nuevas funciones.

Enmarcar contenido nuevo de la manera correcta puede marcar una gran diferencia

Dentro SAP Companion, el canal de entrega en la aplicación para SAP Enable Now, tiene varias opciones para enviar contenido específico a sus usuarios. Además, también hay opciones para bibliotecas en línea.

1. Novedades: como se explicó anteriormente con más detalle en este blog sobre la gestión del cambio con SAP Companionel conjunto de funciones Novedades permite a los autores marcar el contenido exclusivo de la aplicación como «Novedades» para destacarlo a los usuarios finales.
2. Burbujas de ayuda instantánea: esta es una excelente manera para que los autores agreguen iconos a la pantalla que se muestran sin que el usuario tenga que abrir el panel lateral de SAP Companion. La ayuda instantánea para cualquier usuario en áreas específicas propensas a errores en la pantalla ayuda mucho a superar los obstáculos antes de que ocurran y a reducir las multas. Active la función «Al pasar el mouse» para permitir la visualización de burbujas en la parte superior al pasar el mouse.
3. Contenido actualizado recientemente en bibliotecas en línea: puede crear un área directamente en la primera página de su biblioteca en línea que muestre el contenido actualizado más recientemente. De esta forma, tus usuarios encontrarán nueva información más fácilmente. El Centro de información SAP Enable Now ha estado usando este truco durante un par de meses y ha recibido excelentes comentarios.

Un asesor de confianza para sus usuarios finales

Al final, todo se trata de confianza. Si sus lectores se dan cuenta de que pueden confiar en su contenido porque está actualizado y es relevante para ellos, regresarán y comenzarán a confiar en él en su trabajo diario.

El mantenimiento puede sonar como un tema aburrido, una molestia que tal vez deba solucionarse más adelante, pero es un paso realmente importante para generar confianza con su audiencia.

Espero que este blog te haya ayudado a ponerte en el lugar de tus usuarios y comenzar a pensar en cómo tener un proceso de mantenimiento puede mejorar el valor de tu trabajo como autor. Si tiene ideas adicionales o mejores prácticas para compartir, ¡no dude en utilizar los comentarios a continuación!

Y hablando de manos amigas y un compañero confiable, eche un vistazo a este video de SAP Companion si aún no lo ha visto:

Ven y únete a lo nuevo Grupo de Arquitectura de la Información si está interesado en más contenido y temas de liderazgo intelectual en torno a la escritura de asistencia al usuario y la arquitectura de la información.