
¿Alguna vez buscó una respuesta en la web, finalmente encontró lo que parecían datos útiles y luego se dio cuenta de que el sello de fecha era de hace 5 años?
Lo he hecho muchas veces, y esta es una experiencia que me gustaría evitar para cualquier usuario de software que intente encontrar ayuda en la aplicación o en una biblioteca en línea. Por eso creo que el mantenimiento del contenido de habilitación es tan importante como la creación de este contenido.
Me gustaría hablar sobre lo que puede hacer para asegurarse de que su contenido se mantenga actualizado para que no termine con usuarios frustrados. Veré la importancia de configurar un proceso de mantenimiento, usar funciones existentes como registros de control de versiones y cómo asegurarse de que sus usuarios conozcan los cambios en el software.
Imagine que está creando contenido nuevo, digamos un eLearning, y está entusiasmado con las posibilidades que tiene por delante: puede decidir qué plantilla usar, la estructura y los enlaces, tal vez agregar algunas animaciones, pensar en texto a voz. y la traducción, y finalmente está listo y, por supuesto, estás muy orgulloso de tu trabajo. Publica el eLearning y pasa a su siguiente tarea.
¡DETENER!
Piense en esto: ¿qué sucederá dentro de un año, cuando el software que está describiendo en su eLearning haya recibido dos actualizaciones y tal vez incluso un nuevo tema? ¿Qué pasa si se ve completamente diferente, verde en lugar de gris, o peor aún, el flujo del proceso ha cambiado?
Tus lectores estarán confundidos en el mejor de los casos, o incluso enojados por tu contenido desactualizado. Echarán un vistazo a su contenido de habilitación cuidadosamente elaborado y pensarán: “¿Qué? Esto no se parece a mi pantalla y mis botones no están en este lugar. ¿Por qué dedicar tiempo a mirar esto?”. Todos los escritores técnicos conocen el dolor de tener que estar constantemente actualizado con el software en constante cambio. No solo la interfaz, sino también los flujos de proceso, las características y las funciones modificadas.
Lo más probable es que los usuarios que se sienten decepcionados una vez no regresen a la plataforma que los decepcionó y, en su lugar, recurran a otros canales de ayuda, como colegas o un motor de búsqueda. Si queremos que los usuarios busquen ayuda en nuestros canales, debemos asegurarnos de que la información sea siempre correcta y esté siempre actualizada. Esto no sucede por sí solo, así que sí, se necesita otro proceso.
Volvamos a la creación de nuestro nuevo y brillante eLearning. Lo publicas y luego, en lugar de pasar a la siguiente tarea, ¿qué haces? Usted sigue el proceso de mantenimiento.
Siga el proceso de mantenimiento
Este proceso se verá diferente para empresas más pequeñas y más grandes, para equipos muy unidos y organizaciones dispersas. Pero no importa cómo se vea en detalle, te ayudará a definir tus próximos pasos.
Esto podría hacerse fuera de la solución de creación de contenido y solo ser un recordatorio manual en su calendario para revisar el contenido cada tres meses. O podría ser un flujo de trabajo, por ejemplo en SAP Enable Now, para enviar el contenido terminado a un experto en la materia para verificar una vez que se alcanza un hito específico o una fecha objetivo.
El punto que quiero señalar es que, sin importar cómo vivas el proceso de mantenimiento, lo importante es que haya un proceso en absoluto.
Para mantenerse al tanto del trabajo de mantenimiento, puede usar varias funciones que ya están a su alcance dentro de sus herramientas de creación; en este ejemplo, en SAP Enable Now.
Tenga en cuenta que, además de estas funciones estándar, siempre existe la opción de contratar a un consultor o socio para que trabaje con usted en la creación de scripts y campos de propiedad personalizados en Producer.
Funciona mejor con un poco de ayuda.
Entonces, ¿configuró su proceso, está utilizando los flujos de trabajo, pero siente que se está perdiendo el paso final para comunicar estos aprendizajes electrónicos actualizados a sus lectores?
Tal vez solo desee actualizar su contenido y guardar silencio al respecto, trabajando en segundo plano como un titiritero oculto mientras se asegura de que todo el contenido de habilitación esté actualizado y disponible. ¿Pero tal vez también necesite informar a sus lectores sobre cambios ocasionales, o desea hacer su trabajo de una manera más proactiva y comunicativa?
Creo que si bien es importante mantener todo funcionando sin problemas en segundo plano y no involucrar a los lectores en las molestias diarias de un creador de contenido, no hay nada de malo en compartir activamente información sobre contenido nuevo, cambios de procesos o nuevas funciones.
Enmarcar contenido nuevo de la manera correcta puede marcar una gran diferencia
Dentro SAP Companion, el canal de entrega en la aplicación para SAP Enable Now, tiene varias opciones para enviar contenido específico a sus usuarios. Además, también hay opciones para bibliotecas en línea.
Al final, todo se trata de confianza. Si sus lectores se dan cuenta de que pueden confiar en su contenido porque está actualizado y es relevante para ellos, regresarán y comenzarán a confiar en él en su trabajo diario.
El mantenimiento puede sonar como un tema aburrido, una molestia que tal vez deba solucionarse más adelante, pero es un paso realmente importante para generar confianza con su audiencia.
Espero que este blog te haya ayudado a ponerte en el lugar de tus usuarios y comenzar a pensar en cómo tener un proceso de mantenimiento puede mejorar el valor de tu trabajo como autor. Si tiene ideas adicionales o mejores prácticas para compartir, ¡no dude en utilizar los comentarios a continuación!
Y hablando de manos amigas y un compañero confiable, eche un vistazo a este video de SAP Companion si aún no lo ha visto:
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