Proceso de pago de proveedores a través de BCM

Objetivo: este artículo explica el procesamiento del pago del proveedor utilizando la gestión de comunicación bancaria (BCM: proceso de extremo a extremo desde la factura del proveedor hasta el pago del proveedor)

La necesidad comercial de implementar BCM para procesar pagos de proveedores

Automatización de pagos a proveedores con menos intervención manual

Aprobación de pagos de proveedores a través del flujo de trabajo para AP Manager

Para agrupar los pagos (múltiples ejecuciones de pago) para la aprobación del flujo de trabajo por parte del Gerente de AP seguido de la aprobación de los lotes de pago por parte del Gerente de Tesorería

Los pagos/lotes aprobados se transmiten al banco para su posterior procesamiento

Necesidad de evitar múltiples interfaces bancarias

Desafíos para el negocio

Limite el acceso a los archivos de pago con un proceso de control de acceso eficiente

Falta de un lugar para administrar las aprobaciones de pago y las interfaces

Gestión de signatarios aprobados con alta rotación de personal

Pasos del proceso comercial de extremo a extremo:

1. Maestro de proveedores: el campo de método de pago se identifica con el tipo de pago T para pagos por cable mediante BCM. (Código de transacción: XK03(ECC)/BP (S/4 HANA)

Proveedor maestro mostrado usando ECC Transaction-XK03

Maestro de proveedores mostrado usando Transaction-BP

2. Identificación de reserva para medios de ejecución de pago cruzado. Todas las ejecuciones de pago identificadas con el prefijo “:” se procesarán a través de BCM. (Código de transacción: OBPM5)

3. Factura de proveedor contabilizada y ejecución de pago ejecutada. La identificación de la ejecución de pago comienza con Identificación: para el procesamiento de medios de ejecución de pago cruzado utilizando BCM. (Transacción: F110)

Propuesta de pago para ejecución de pago creada con el prefijo: que indica que la ejecución de pago se procesará a través de BCM.

Lista de facturas de proveedor en propuesta de pago

Ejecución de pago procesada y pagos generados.

4. Proceso de procesamiento por lotes: el proceso de procesamiento por lotes en BCM se utiliza para agrupar varias ejecuciones de pago en uno o más medios de pago.

Los ID de ejecución de pago que están reservados para BCM se juntan en un recopilador identificado por Merge ID.

Creación de medios de pago de ejecución de pago cruzado- (Transacción FBPM1)

Las ejecuciones de pago se seleccionan utilizando los criterios y los lotes se generan utilizando las reglas de lotes definidas en la personalización.

En la siguiente pantalla, estamos seleccionando solo la ejecución de pago que creamos anteriormente para que se procese con el BCM.

En la siguiente pantalla, se muestra el estado de pago de los medios de pago de ejecución de pago cruzado. El indicador de estado es verde con el ID de pago creado y rellenado en el campo de pago de ID. Si el indicador de estado de la ejecución de pago está en rojo, significa que la ejecución de pago se ha identificado para la ejecución de pago cruzado pero aún no en el medio de pago (Transacción FBPM2)

5. La transacción BNK_MONIP brinda una descripción general de todos los pagos que se administran a través de BCM. Los pagos pueden estar restringidos por el cobrador, la fecha, la fecha de ejecución del pago, la identificación, el archivo, el lote y otros criterios.

En la pantalla a continuación, el estado verde muestra que el pago está en el archivo junto con la información de pago.

Número de documento de pago, ID de ejecución de pago, ID de cuenta, banco propio, fecha de ejecución de pago, etc.

6. Aprobación de lotes en BCM: múltiples recursos comerciales están involucrados en la aprobación de lotes y la generación de medios de pago. Esto depende de los montos de aprobación del lote, por ejemplo, si el monto total del lote es inferior a $ 25,000, se requiere una sola aprobación y si el monto es mayor a $ 25,000, se requieren dos aprobaciones. El número de recursos involucrados en la aprobación depende de las necesidades de la organización.

BCM ofrece herramientas que permiten a los usuarios aprobar los pagos asociados a los lotes. Una vez que se agrupan los pagos, se puede decidir si el lote debe pasar por aprobación. Los medios de pago se generan solo después de que el aprobador final haya aprobado el lote.

Los lotes de pago se enrutan a los aprobadores en función de la matriz de aprobación y los aprobadores pueden aprobar los lotes yendo a la transacción BNK_APP

La siguiente pantalla muestra el lote de pago en BNK_APP para su aprobación.

7. Informe de aprobación: el informe BNK_MONIA proporciona una lista de lotes de pago y los usuarios que aprobaron los lotes con información de fecha y hora.

La siguiente captura de pantalla muestra que el lote creado para nuestra ejecución de pago ha sido aprobado por el usuario.

8. Seguimiento de estado:

El monitor de lotes y pagos proporciona una descripción general del ciclo de vida de los lotes: creación, aprobación, envío y finalización. (Transacción: BNK_MONI)

Beneficios de negocio:

El sistema selecciona automáticamente las partidas abiertas de proveedor que deben pagarse el día de la ejecución de pago.

La aprobación de la propuesta de pago se enruta a la bandeja de entrada de los aprobadores enumerados. Esto ayuda en la segregación de responsabilidades entre los contadores de cuentas por pagar que crean la propuesta y los gerentes de cuentas por pagar que aprueban las propuestas.

Varias ejecuciones de pago se fusionan en un solo lote para facilitar la revisión y aprobación. Los lotes de pago son creados por los Gerentes de AP, y son revisados ​​y aprobados por Tesorería. Esto nuevamente asegura que la segregación de responsabilidades y los controles internos estén en su lugar.

Los archivos de pago se pueden estructurar según el monto y las categorías de proveedores, por ejemplo, Nómina / Proveedor de adquisiciones, etc.

Los lotes de pago se envían a los respectivos aprobadores para su aprobación

Tras la aprobación final, los archivos se transmiten al banco para el pago.

Cada paso del proceso se puede rastrear en tiempo real y se puede tomar cualquier acción correctiva requerida

El monitor de comunicación bancaria proporciona visibilidad de los diversos estados de los lotes de pago.

BCM es compatible con todos los principales formatos bancarios internacionales, lo que elimina la necesidad de múltiples interfaces/formatos

Bank Communication Management es una ventanilla única para todas las interfaces bancarias y fácil de administrar las interfaces bancarias con recursos muy limitados