La compra es un componente del módulo SAP MM y su proceso puede ser representado aproximadamente en el diagrama a continuación. MRP (planificación de recursos materiales) crea una propuesta de adquisiciones y posteriormente se convierte en una solicitud de compra. El siguiente paso es asignar una fuente a la solicitud de compra y liberarla. La solicitud de compra se convierte en una orden de compra y, al recibir la mercancía, se puede hacer una factura para completar el proceso de compra. Además, el pago se procesa (en el módulo FI). La adquisición no tiene que comenzar con el MRP, puede iniciarse mediante una planificación basada en el consumo o mediante la creación directa de una solicitud de compra o una orden de compra. El MRP es una función del sistema para determinar los requisitos de material tanto a nivel de material como de BoM. Un BoM (lista de materiales) es una lista de componentes y subcomponentes de un solo material. Uno de los documentos más básicos en compras en SAP es una solicitud de compra. Las solicitudes de compra pueden crearse automáticamente por el sistema o manualmente. Pueden convertirse en órdenes de compra, pero solo después de su liberación (aprobación de la solicitud de compra). En esta lección, cubriremos varios temas que pueden ayudar a comprender y crear la solicitud de compra. Los rangos de números en las solicitudes de compra son necesarios al igual que en otros documentos, con el fin de asignar un número de documento a los documentos recién creados. Más adelante, estos rangos de números se asignan a diferentes tipos de documentos que podemos definir para ser utilizados en el proceso de la solicitud de compra. También cubriremos el número de seguimiento de requisitos, que es básicamente una combinación de números/letras que pueden asignarse de manera única a varios documentos para rastrear requisitos importantes. Verá cómo funciona la determinación de la fuente y por qué es útil, así como cómo esta fuente puede asignarse a nuestro documento de compras. Finalmente, descubrirá cómo procesar la solicitud de compra, desde su creación hasta su conversión en una orden de compra. La asignación de rangos de números para la solicitud de compra funciona en el tipo de documento. Varios rangos de números distintos pueden crearse y, posteriormente, asignarse a un tipo de solicitud de compra específico. Esto se hace en la personalización. Los tipos de documento de solicitud pueden tener asignados dos rangos de números. Un rango interno y uno externo se asignan a cada tipo de documento. Los rangos de números internos se incrementan automáticamente por el sistema, y los externos se asignan manualmente. La pantalla a continuación representa una lista de rangos de números para la solicitud de compra. Desde el número es el primer número en el rango, Hasta el número es el último número disponible y el número actual es el último número asignado a un documento. Además, hay una casilla de verificación que indica si este es un rango de números externo. Por ejemplo, un rango de números internos puede definirse como un rango de 20000000 a 30000000, en este caso, los documentos del tipo de documento que se asigna a este intervalo se numerarán a partir de 20000001 y se incrementarán en 1 por cada nuevo documento creado. El último número disponible para este intervalo será 30000000, y si sus documentos ocupan todo el rango de números, es necesario extenderlo. Rara vez sucederá, ya que significaría que tendría 10 millones de documentos de solicitud de compra. La definición del tipo de documento es una acción para definir diferentes tipos de documentos para una solicitud de compra. Es útil para agrupar las solicitudes de compra y especificar su uso de manera más detallada. Por ejemplo, podemos tener solicitudes de compra estándar, subcontratación y transferencia de stock. Cada tipo de documento se adapta a una necesidad especial y se configura para utilizarse de esa manera. En la definición del tipo de documento, puede definir varias opciones. Intervalos de números (internos y externos), intervalo de artículos, clave de selección de campos, indicador de control, indicador de liberación general (define si todos los artículos en la solicitud de compra se liberan simultáneamente o individualmente). El tipo de documento de solicitud de compra estándar en SAP se define en todas las instalaciones como NB. Este número se utiliza para rastrear requisitos específicos. Puede ingresarse durante la creación de la solicitud de compra y se copia en el documento de orden de compra. Se mantiene a nivel de artículo y los artículos pueden seleccionarse por este número en varios informes como MELB. Ejecute la transacción MELB. Haga clic en el botón Seleccionar. Cuando haga clic en Continuar, volverá a la pantalla de selección inicial. También tiene una variedad de opciones de selección y debe elegir la más adecuada para reducir la búsqueda. Ingrese el (los) número(s) de seguimiento de requisitos. Ejecutar. Se le presentará una lista de documentos que contienen el número de seguimiento. La determinación de la fuente ayuda a encontrar la fuente más adecuada para un requisito, por ejemplo, puede sugerir qué acuerdo marco, qué fuente de abastecimiento interna (planta) o qué proveedor se puede utilizar para ordenar materiales específicos en un momento dado. La determinación de la fuente toma varios datos como parámetros para el proceso de determinación. Estos incluyen acuerdo marco, registro de información de compra, planta en nuestra empresa, disposición de cuotas y lista de fuentes. Todo esto se tiene en cuenta para determinar la mejor fuente posible para un requisito. Primero se verifica la disposición de cuotas, donde el sistema determina si hay una fuente adecuada con la disposición de cuotas relevante para el material, y si se encuentra una fuente adecuada, se selecciona y se aborta la búsqueda adicional de la fuente. Si no, el sistema tiene en cuenta la lista de fuentes y busca fuentes válidas allí. Una lista de fuentes consta de registros fijos y bloqueados. Los registros fijos son para proveedores fijos para material específico válidos por un cierto período. Los registros bloqueados no pueden utilizarse como fuente mientras estén en este estado. Finalmente, el sistema busca el acuerdo marco y el registro de información para fuentes creíbles y las asigna a la solicitud. En la lección anterior, ha visto lo que es un registro de información de compra y un acuerdo marco es un acuerdo de programación o contrato que también se usa en el proceso de determinación de la fuente como información de entrada. Para usar la determinación de la fuente, debe marcar la casilla de verificación Determinar fuente en la pantalla inicial de la solicitud de compra. Asignación de fuente. El sistema puede realizar la asignación de fuente en segundo plano o en primer plano. Si la búsqueda se realiza en modo de primer plano y se encuentran más de una fuente válida, aparece una lista de selección de la que el usuario debe seleccionar la fuente apropiada. Si solo se encuentra una fuente adecuada, se asigna automáticamente. Si la búsqueda se realiza en segundo plano, se debe determinar una sola fuente y para lograrlo, el sistema realizará varias funciones en la búsqueda. Por ejemplo, los acuerdos marco tienen prioridad sobre la fuente del registro de información de compra y, en caso de conflicto, se selecciona una fuente de acuerdo marco. Si se encuentran más de una fuente válida en los acuerdos marco, la fuente válida única será la del proveedor regular, y si ninguna registro es para un proveedor regular, la fuente tendrá que determinarse manualmente. Puede ver cómo el sistema ofrece dos fuentes, de las cuales debemos elegir manualmente la mejor.