Las órdenes de compra se utilizan para varios procesos en adquisiciones. Pueden ser utilizadas para adquisiciones internas (de una planta a otra), adquisiciones externas de bienes (consumo directo o existencias) y servicios. También se pueden utilizar para procesos de subcontratación, terceros y consignación. El procesamiento de órdenes de compra se muestra en el siguiente diagrama. Las órdenes de compra pueden ser creadas con referencia a una requisición de compra, RFQ, cotización, otra orden de compra, contrato o pedido de ventas.

Cómo crear una orden de compra Las órdenes de compra se crean utilizando la transacción estándar ME21N (o ME21, la instancia anterior de la transacción). Paso 1) Ingrese el código de transacción ME21N. Ingrese el proveedor. Ingrese el número de material que necesita ser adquirido. Ingrese la cantidad y la unidad de medida (opcional, el sistema utiliza la UM del registro de información de compra). Presione ENTER para confirmar los datos ingresados. El ítem de la orden de compra ahora está poblado con información del registro de información de compra y el maestro de materiales, en combinación con los datos maestros del proveedor. Esto se puede ver en las próximas pantallas. La fecha de entrega y el precio neto se extraen de la información proporcionada en los datos maestros. En la captura de pantalla a continuación, los bloques 1 y 2 fueron poblados a partir del registro de información de compra, mientras que el 3 fue poblado a partir del maestro del proveedor. Los textos predeterminados se extraen de los datos maestros del registro de información de compra. Paso 2) Puede ver que la orden de compra contiene varias pestañas a nivel de encabezado. En la pestaña «Estado», puede encontrar información sobre el estado de la orden de compra. En este bloque, puede encontrar el estado general (Activo) así como la confirmación de la orden de compra (Aún no enviada), estado de la entrega y estado de la factura. Esta es información sobre cantidades y valor, cantidad y valor ordenados, cantidad y valor entregados, cantidad y valor pendientes de entrega, cantidad y valor facturados, y finalmente información de anticipo. Otras pestañas contienen información sobre Datos organizativos, Importación, Datos adicionales, Socios, Comunicación, Dirección, Textos, Condiciones, Información de entrega/factura. Paso 3) La pestaña de Entrega/Factura contiene datos sobre los términos de pago y comerciales. Puede insertar los términos de pago aquí (como =D06 – pago 30 días después de la entrega), términos comerciales (en dos campos de incoterms – por ejemplo EXW Wien). Paso 4) Los datos organizativos contienen información sobre la organización de compras, el grupo de compras y el código de la empresa. Podría elegir otro grupo de compras si fuera necesario. Otras pestañas En la pestaña Condiciones, puede encontrar datos sobre precios y condiciones a nivel de encabezado. La pestaña Textos se utiliza para mantener textos a nivel de encabezado. La pestaña Dirección contiene los datos de dirección del proveedor. En la pestaña Datos adicionales, puede encontrar el número colectivo y el número de registro de IVA del proveedor. A nivel de ítem, la orden de compra contiene información adicional sobre los ítems. En la pestaña Programa de entrega, podemos ingresar el programa de entrega deseado y las cantidades que se entregarán en una fecha determinada. La pestaña de datos del material contiene información sobre el número de material del proveedor, lote, lote del proveedor, código EAN, etc. Algunos de los datos se extraen del registro de información de compra. En la pestaña de entrega, puede configurar porcentajes de tolerancia de entrega (sobreentrega y subentrega), establecer el estado de entrega y otros ajustes de entrega. La pestaña de factura contiene información sobre datos relacionados con la factura y un campo «Impuesto» que debe completarse si corresponde (en nuestro caso, el código de impuesto es V1 para ambos ítems). La pestaña Condiciones se utiliza para especificar condiciones a nivel de ítem. La dirección de entrega – la dirección de nuestra empresa, se puede cambiar si queremos que el material se entregue en otro lugar. La pestaña de confirmación contiene datos específicos para el control de confirmación del ítem y el indicador de rechazo. Una vez que se haya verificado dos veces la precisión de todos los datos y se hayan ingresado con precisión, podemos guardar la orden de compra.