Explorando el cierre financiero avanzado (AFC) de SAP S/4HANA

El proceso de cierre financiero es un proceso complejo y crítico que requiere un alto nivel de experiencia, atención a los detalles y coordinación entre diferentes departamentos y sistemas.

Permite a las organizaciones tomar decisiones informadas y garantizar la precisión y confiabilidad de sus estados financieros. En el panorama empresarial actual, las organizaciones enfrentan varios obstáculos económicos, como la inflación, los altos gastos laborales, las insuficiencias de producción, la escasez de recursos calificados y las complicaciones de la cadena de suministro. Además, deben cumplir con las demandas regulatorias cada vez mayores, reglas de cumplimiento más estrictas y amplios requisitos analíticos y de auditoría por parte de los organismos de control regulatorios. Para los CFO, equilibrar estos desafíos y facilitar procesos contables críticos como el cierre de fin de mes es muy complejo. Existe una enorme presión para proporcionar datos financieros precisos y oportunos a las partes interesadas internas y externas para la toma de decisiones. Aunque el proceso de cierre financiero es una tarea recurrente, no siempre se completa a tiempo. Para agilizar las operaciones financieras y lograr los objetivos comerciales, las organizaciones deben comprender y abordar los importantes obstáculos que se encuentran durante el proceso de cierre financiero. Esto requiere una combinación de mejoras de procesos, inversiones en tecnología y una colaboración efectiva entre varios equipos y departamentos involucrados en el proceso de cierre financiero.

Desafíos clave del cierre financiero

El proceso de cierre financiero es una tarea fundamental para las organizaciones, ya que garantiza la precisión y el cumplimiento de los datos financieros y genera estados financieros precisos. Sin embargo, llevar a cabo el proceso de cierre financiero conlleva una variedad de desafíos que pueden dificultar completar la tarea de manera efectiva y eficiente. Las organizaciones enfrentan múltiples obstáculos durante el proceso de cierre financiero, incluidas limitaciones de tiempo, colaboración y tecnología. Especialmente con el efecto Covid-19 y la nueva cultura de trabajo remoto e híbrido que continúa teniendo equipos trabajando de forma remota, la orquestación y coordinación de los pasos y tareas de cierre se han vuelto aún más desafiantes.

Estos son algunos de los problemas más urgentes para el cierre financiero.

Restricciones de tiempo

El proceso de cierre financiero a menudo tiene plazos ajustados, lo que puede dificultar que los equipos de finanzas completen todas las tareas necesarias a tiempo. Según una encuesta líder, el 61 % de los profesionales financieros informaron que tienen menos de cinco días para completar el proceso de cierre financiero. Sin embargo, el 93 % de los profesionales de finanzas cree que el proceso de cierre financiero de su organización podría completarse más rápido y el 51 % cree que su organización tiene demasiados procesos manuales que ralentizan el proceso.

Paisaje complejo

Las organizaciones a menudo usan varios sistemas y fuentes de datos para administrar su información financiera, como sistemas ERP, sistemas de contabilidad general y otras aplicaciones financieras. La investigación muestra que la industria promedio utiliza más de cinco sistemas diferentes para completar el proceso de cierre financiero. La complejidad surge cuando estos sistemas no están completamente integrados o cuando los datos se almacenan en diferentes formatos, lo que dificulta la conciliación y consolidación de la información financiera.

Operaciones Globales

Las organizaciones que operan globalmente a menudo tienen que lidiar con múltiples monedas, jurisdicciones fiscales y requisitos regulatorios que requieren un alto nivel de experiencia y conocimiento de las regulaciones locales, así como la capacidad de traducir y consolidar con precisión la información financiera en diferentes idiomas, acceso a la sistemas locales, etc. Administrar este nivel de coordinación entre diferentes geografías puede hacer que el proceso de cierre financiero sea más complejo. El problema se vuelve aún más desafiante si algunos de los procesos se subcontratan y administran a través de un centro de servicio compartido.

Precisión de los datos

Asegurar la precisión de los datos financieros puede ser un desafío, ya que puede haber discrepancias o errores en los datos que deben identificarse y corregirse. Las investigaciones muestran que más del 50 % de los profesionales financieros creen que la precisión y la integridad son los principales desafíos en su proceso de cierre financiero, lo que genera demoras en el proceso de cierre.

Alto volumen de transacciones

Las grandes organizaciones con grandes volúmenes de transacciones se enfrentan a procesos de cierre financiero más complejos, ya que hay más transacciones que conciliar y contabilizar. Esto puede ser especialmente desafiante cuando hay procesos manuales involucrados o cuando se requiere coordinación y revisión de datos entre diferentes departamentos, sistemas o fuentes de datos. La gestión de algunos de estos problemas requiere una coordinación eficaz y accesibilidad de la información en tiempo real. A menudo, esto se hace fuera de línea y retrasa el proceso de cierre.

Requisitos de auditoría y cumplimiento

Las organizaciones están sujetas a diversos requisitos de auditoría y cumplimiento, lo que puede agregar complejidad al proceso de cierre financiero. Esto incluye garantizar que los estados financieros sean precisos y cumplan con los estándares contables, así como también cumplir con los requisitos regulatorios como SOX, IFRS y GAAP.

Beneficios de SAP S/4HANA Cloud para el cierre financiero avanzado

Abordar estos desafíos requiere una combinación de mejoras de procesos, inversiones en tecnología y una colaboración efectiva entre los diferentes equipos y departamentos involucrados en el proceso de cierre financiero. Aunque los directores financieros y los líderes financieros entienden las ventajas de las inversiones en tecnología y la automatización, a menudo dudan en adoptarlas debido a la preocupación de que sus procesos actuales sean demasiado intrincados y únicos para las soluciones automatizadas. No obstante, la adopción de un enfoque gradual y sistemático de la automatización utilizando herramientas como SAP S/4 HANA La nube para el cierre financiero avanzado es posible. Estos pueden ayudar a las organizaciones a mejorar la coordinación, brindar transparencia y mejorar la precisión y la eficiencia de su proceso de cierre al introducir un nuevo nivel de disciplina.

SAP S/4HANA Cloud para el cierre financiero avanzado ofrece flexibilidad para configurar plantillas que contengan todas las tareas de cierre, describiendo los pasos de cierre estándar entre varios subprocesos en todas las geografías. Esto mejora la colaboración y proporciona un espacio de trabajo unificado para que todas las partes interesadas trabajen juntas, lo que reduce el riesgo de falta de comunicación o de objetivos conflictivos.

Además, las organizaciones también pueden agregar pasos manuales a las plantillas y configurar la aprobación para mejorar los controles y el cumplimiento. Las plantillas de la solución brindan transparencia en el proceso de cierre financiero al delinear claramente las tareas y los procedimientos requeridos, lo que permite a las partes interesadas realizar un seguimiento del progreso y garantizar que todas las tareas necesarias se completen de manera precisa y oportuna. En general, las plantillas preconfiguradas de SAP S/4HANA Cloud para el cierre financiero avanzado ayudan a las organizaciones a optimizar su proceso de cierre financiero, mejorar la precisión y reducir el riesgo de errores o discrepancias en los informes financieros.

Además, las plantillas pueden mejorar la eficiencia del proceso de cierre financiero al eliminar la necesidad de procesos manuales y reducir el tiempo y el esfuerzo necesarios para cada tarea. Al automatizar las tareas repetitivas al definir claramente la dependencia y la ruta del sucesor, las organizaciones pueden completar el proceso de cierre financiero de manera más rápida y eficiente.

Una de las ventajas clave de SAP S/4HANA Cloud para el cierre financiero avanzado es su capacidad para conectar múltiples aplicaciones y sistemas financieros. Proporciona una integración perfecta con el software de gestión financiera de SAP, así como con otros sistemas de terceros, lo que permite a las organizaciones optimizar su proceso de cierre financiero y garantizar que todos los datos financieros sean precisos y estén actualizados. Esta capacidad ayuda a eliminar la necesidad de ingresar datos manualmente y reduce el riesgo de errores o discrepancias en los informes financieros. Con la capacidad de conectar múltiples sistemas, SAP S/4HANA Cloud para el cierre financiero avanzado permite a las organizaciones centralizar sus datos financieros, simplificar su proceso de cierre financiero y tomar decisiones más informadas basadas en información financiera precisa y oportuna.

La arquitectura SAP S/4HANA Cloud para el cierre financiero avanzado permite a los profesionales financieros acceder a la plataforma desde cualquier lugar y en cualquier momento. Ofrece una interfaz fácil de usar que permite a los profesionales financieros administrar muchas funciones comerciales como el cierre, la plantilla, el cierre de tareas, las funciones de los usuarios, etc., sin un amplio conocimiento de TI. Esto reduce la necesidad de asistencia o soporte de TI, lo que permite a los profesionales financieros administrar sus tareas de cierre de manera independiente y eficiente.

La supervisión y el análisis en tiempo real llevan la gestión del proceso de cierre financiero al siguiente nivel. Le permite monitorear sus actividades de cierre en tiempo real a través de un tablero intuitivo de SAP Fiori, lo que brinda visibilidad instantánea del progreso del proceso de cierre financiero. Esto permite a los usuarios monitorear los datos, identificar cuellos de botella y tomar acciones correctivas cuando sea necesario.

Además, SAP S/4HANA Cloud para el cierre financiero avanzado le permite identificar las tareas más críticas y que consumen más tiempo en el proceso de cierre, lo que le permite tomar medidas proactivas para mitigar los posibles retrasos y mantenerse al día para cumplir con la fecha límite de cierre. Esta función proporciona información valiosa a la organización, lo que le permite centrarse en las áreas de mejora que tienen el mayor impacto en la eficiencia general del proceso de cierre, lo que lleva a un mejor rendimiento y una mayor productividad.

Conclusión

SAP S/4HANA Cloud para el cierre financiero avanzado es una solución integral y eficiente que aborda los desafíos que enfrentan las organizaciones en su proceso de cierre financiero. Su gama de funcionalidades, incluida la orquestación de procesos, la gestión de tareas y el análisis de rendimiento, permite a las organizaciones optimizar su proceso de cierre financiero. Al combinar mejoras de procesos, inversiones en tecnología y una colaboración eficaz, las organizaciones pueden optimizar su proceso de cierre financiero, mejorar la precisión y reducir el riesgo de errores o discrepancias en los informes financieros.