He sido consultor técnico en SAP Concur durante muchos años y trabajo en las interfaces de datos entre SAP Concur y sus clientes. Existen varios mecanismos para obtener información de gastos que se pueden utilizar para la contabilización financiera en cualquier sistema ERP, así como para el reembolso a empleados/tarjetas. Éstas incluyen:

• Extracto de contabilidad estándar: un archivo plano entregado a través de SFTP en un formato predefinido
• Extracciones personalizadas: un archivo plano entregado a través de SFTP en un formato que usted defina
• Cognos Reports: un archivo plano entregado a través de SFTP o correo electrónico en un formato que usted defina
• API de servicios web: una serie de llamadas de un programa para extraer los datos para su consumo inmediato.

Las primeras 3 opciones son formas tradicionales de transferencia masiva de datos. En ese momento, sirvieron para un propósito. Sin importación disponible para proporcionar comentarios, los clientes tenían que crear aplicaciones para almacenar y reprocesar informes de gastos. Esto aumentó los costos de mantenimiento y requirió otro sistema para acceder.

SAP Concur ha estado trabajando arduamente en innovaciones para agilizar y mejorar los procesos, como lo demuestran todas las nuevas API v4. En esta publicación, explicaré cómo usar un conjunto de API llamado «Servicio de integración financiera» (FIS) para proporcionar una integración bidireccional casi en tiempo real entre SAP Concur y sus sistemas. Al proporcionar comentarios, le permite aprovechar Concur Expense para almacenar y reprocesar informes de gastos, lo que reduce los costos de mantenimiento.

requisitos previos

Esta publicación no tratará la autenticación con Concur Expense. Por favor mira esta publicación para obtener una explicación sobre la autenticación y la creación de aplicaciones dentro de Concur Expense. Necesitará una solicitud con los siguientes ALCANCE:

Además, para habilitar el Servicio de integración financiera dentro de Concur Expense, lo siguiente cambios de configuración son necesarios.

Introducción

El Servicio de Integración Financiera consta de los siguientes pasos:

• Obtener transacciones financieras
• Reconocer cada transacción financiera
• Confirmar cada transacción financiera publicada (éxito o error)
• Marque cada transacción financiera como pagada (opcional pero recomendado)

Si se dio cuenta, estoy usando el término «Transacción financiera» y no «Informe de gastos». Esto se debe a que FIS admite más que solo publicaciones de informes de gastos. También admite adelantos de efectivo, factura, nómina y obligaciones. En todas las llamadas a la API, hay una variable llamada tipo de documento que identifica el tipo de Transacción Financiera con la que se está trabajando.

La documentación completa del Servicio de Integración Financiera se puede encontrar aquí. Para ayudarlo a comprender las API del servicio de integración financiera, desarrollé lo siguiente colección de cartero como ejemplo. Tú también puedes ver FIS en SAP API Business Hub aquí.

Tutorial detallado

Obtener transacciones financieras

Utilizando el GET /integraciónfinanciera/fi/……/transacción API (referencia 1 – Obtener Transacciones FIS – Todas en la colección del cartero), solicita recibir todas las transacciones que esperan ser procesadas en su ERP [Step 1]. La respuesta es un JSON con datos financieramente relevantes que puede usar para publicar y pagar [Step 2]. Por ejemplo, informes de gastos que están totalmente aprobados y en estado Pendiente de pago. Dentro del JSON hay una variable llamada docId. docId NO es el ID del informe, el número del informe o la clave del informe dentro de Concur. Es el documento financiero id que se genera cada vez que se aprueba por completo un informe de gastos. Si el informe de gastos no se registra y se vuelve a enviar, tendrá un nuevo docId.

Obtener transacciones financieras

Reconocer cada transacción financiera

Utilizando el POST /integraciónfinanciera/fi/…/agradecimientos API (referencia 3 – Agradecimientos posteriores al FIS en la colección), PUBLICARÁS [Step 3] cada Transacción Financiera usando el docId devuelto en el paso 2. Esto bloquea el documento concurrente correspondiente (es decir, el informe de gastos) y evita que se modifique. Esta petición podría fallar si el documento fue cancelado o devuelto al empleado/procesador entre el paso 1 y el paso 3. Si ese es el caso, ¡no continúe procesando este documento financiero! Regresará al paso 1 cuando se apruebe nuevamente.

No puedo enfatizar esto lo suficiente. Este es un paso crítico en el flujo de contabilización y debe ocurrir. Si publica los datos en su ERP antes de que el reconocimiento sea exitoso, podría duplicar fácilmente las transacciones.

Confirmación POST

Confirmar cada transacción financiera publicada (éxito o error)

Utilizando el POST /integraciónfinanciera/fi/…/postingconfirmations API (referencia 6x – Post Confirmaciones FIS en la colección del cartero), puede devolver un éxito [Step 6 – first picture] o un fracaso [Step 6 – second picture]. Esto actualizará la pista de auditoría y cambiará el estado del documento. Por ejemplo, el informe de gastos cambiaría a «Enviado para pago» o «Error en la publicación financiera». El procesador de gastos puede recuperar los informes de gastos en Contabilidad financiera fallida y corregirlos. Con una falla, haga que el mensaje de error sea lo más descriptivo posible para que el empleado o el procesador de gastos entienda lo que debe suceder.

Este es también un paso muy importante en el proceso de publicación. Técnicamente, si no va a utilizar las confirmaciones de pago que se mencionan a continuación, no necesita confirmar la publicación. Sin embargo, no podrá conciliar con Concur Expense ya que no hay cambio de estado para «reconocido». Este paso es el paso que cambia el estado y está disponible en Informes.

Confirmar ÉXITO

O

Confirmar FALLO

Marque cada Transacción Financiera pagada (opcional pero recomendado para informes de gastos)

En algún momento en el futuro, recibirá un reconocimiento de su aplicación de pago (nómina, cuentas por pagar, etc.) de que se ha realizado el pago de esta transacción. [Step 7].

Usando POST /integraciónfinanciera/fi…/pagoconfirmaciones API (referencia 8 – Confirmación de pago posterior a FIS en la colección del cartero), puede actualizar el estado con la información de pago [Step 8]. Puedes especificar si es un pago parcial (por ejemplo, pago a la tarjeta pero no al empleado) o si es el pago final. El pago final también actualizará el estado a Pagado en gastos concurrentes.

Confirmación de pago

Conclusión

El servicio de integración financiera de SAP Concur es un conjunto muy sólido de API que maneja no solo informes de gastos, sino también anticipos de efectivo, facturas, documentos de nómina y obligaciones. Estas API proporcionan un seguimiento de auditoría completo dentro de SAP Concur que mejora su postura de auditoría y mejora la experiencia de los empleados. La interfaz bidireccional casi en tiempo real proporciona la retroalimentación necesaria para el proceso de publicación de ERP.

Usando la información de esta publicación y la colección del cartero, debería estar en camino de explorar los beneficios del Servicio de integración financiera.

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