¿Esperar demasiado para las aprobaciones? ¿Qué hay de establecer plazos por adelantado?

Una historia de usuario

Suzy trabaja como experta en configuración en una empresa que tiene un flujo de trabajo para la verificación de entradas de diario. Dependiendo de los requisitos comerciales, Suzy define flujos de trabajo con la verificación y autorización necesarias para que los procesadores designados revisen las entradas del diario antes de que se registren en el libro mayor.

Es muy buena configurando flujos de trabajo y todo iba bien hasta esta semana. Ahora, algunos contadores se quejan de que el proceso de contabilización está bloqueado y algunas entradas de diario no se pueden contabilizar correctamente. Suzy intenta averiguar por qué, e investiga la lista de trabajo de los solicitantes y descubre que todas las entradas de diario bloqueadas con el Enviado están esperando que Stella, el procesador asignado, los apruebe. Suzy le envía un correo electrónico a Stella, pero la respuesta automática muestra que Stella está de baja por algo urgente y no volverá hasta dentro de unos días. Lenny es su sustituto para el procesamiento de entradas de diario, pero obviamente es imposible que el flujo de trabajo en sí mismo sepa qué está pasando y cambie el procesador en el sistema automáticamente. Suzy puede pensar en una solución alternativa, pero no es sencilla:

1. Ella llama a los solicitantes para que retiren sus entradas del diario en la lista de espera.
2. Ella va a Administrar equipos y responsabilidades para la verificación de entradas de diario: en el libro mayor aplicación y reemplaza el nombre de Stella con el de Lenny en el grupo.
3. Especifica el nombre de Lenny en el flujo de trabajo afectado.
4. Una vez que se activa el flujo de trabajo, pide a los solicitantes que vuelvan a enviar sus entradas de diario para su aprobación.

Obviamente, Suzy no está del todo satisfecha con este enfoque, porque más adelante tendría que acordarse de volver a cambiar a Lenny por Stella en el sistema, y ​​estos cambios afectan a bastantes personas. Incapaz de pensar en una mejor solución por sí misma, llama al contacto de consultoría de SAP y quiere saber si hay una mejor manera de abordar este problema. Por suerte para Suzy, resulta que sí. No necesita cambiar los nombres de los procesadores repetidamente, siempre y cuando use la característica de ‘establecimiento de fechas límite’ que está disponible a partir de SAP S/4HANA Cloud 2208. Suzy está muy contenta de escuchar las noticias.

¿Para qué sirve el establecimiento de la fecha límite?

Con una configuración de fecha límite en un flujo de trabajo, el sistema puede calcular el tiempo que el flujo de trabajo de verificación dedica a las entradas de diario. Cuando se alcanza la fecha límite pero las entradas del diario todavía están esperando aprobación, el sistema se comporta de una de las siguientes maneras, según su configuración:

• Otro procesador (por ejemplo, Lenny en la historia de usuario) comienza a recibir las entradas del diario que esperan aprobación en su bandeja de entrada.
  Propina: Puede considerar elegir un procesador siempre disponible como sustituto, por ejemplo, el administrador del sistema.
• Se alcanza la fecha límite y se dan las entradas de diario en espera. Atrasado estado en la bandeja de entrada del procesador. Estas entradas de diario se pueden filtrar y procesar con alta prioridad cuando el procesador (Stella en la historia de usuario) vuelve a estar disponible para verificarlas.

Pero la clave es recordar establecer una fecha límite como precaución antes de que se active el flujo de trabajo, especialmente cuando puede ver que puede haber cierta inestabilidad en la asignación del procesador.

¿Cómo se establecen plazos en un flujo de trabajo?

La configuración de la fecha límite está disponible en el paso Verificar de un flujo de trabajo. Se recomienda encarecidamente configurar la gestión de fechas límite antes de que se active el flujo de trabajo. Es fácil de configurar y usted realiza la configuración en la sección Plazos de su Paso de Verificación.

Para hacer esto:

1. Elija o cree un flujo de trabajo en el Administrar flujos de trabajo para la verificación de entradas de diario: en el libro mayor
2. En el modo Editar, vaya al paso Verificar y busque la sección Plazos.
3. Elija Crear. A Crear fecha límite aparece el cuadro de diálogo.
4. Elija cuándo desea que comiencen los cálculos de la fecha límite:
   • Cuando comienza el flujo de trabajo
   • Cuando comienza el paso de verificación
5. Dar una restricción de tiempo.
6. Elija una de las siguientes acciones cuando se alcance una fecha límite:
   • Reenviar a otros procesadores
   • Establecer el estado en ‘Atrasado’
7. Guarde sus cambios.

Eso es todo lo que necesitas hacer en el Administrar flujos de trabajo para la verificación de entradas de diario: en el libro mayor app si eligió la opción ‘Establecer el estado en Atrasado’, pero hay algunos pasos más si elige reenviar entradas de diario a procesadores sustitutos. Para reenviar asientos de diario, es obligatorio definir los procesadores sustitutos implementando el Verifique las entradas de diario generales/el agente de flujo de trabajo de ajustes de moneda determine (FIN_WF_AGENT) BAdI:

1. Abra la aplicación Custom Logic como administrador.
2. En la página Lógica personalizada, elija Crear.
3. Proporcione valores para los siguientes campos:
   • Contexto empresarial: Verificación de entradas de diario en el libro mayor
   • Descripción de BAdi: Verifique las entradas de diario generales/el agente de flujo de trabajo de ajustes de moneda determine
   • Descripción de la implementación
   • Id. de implementación
4. En la sección Filtro, cree los siguientes filtros: workflow_id = WS02800046; step_id = Verificar
   Nota: para un flujo de trabajo de verificación de ajuste de moneda, especifique el filtro como workflow_id = WS78500019.
5. Reemplace la lógica con la siguiente codificación de muestra:

"Sample Implementation 

    "THIS IS A SAMPLE IMPLEMENTATION. PLEASE USE YOUR OWN LOGIC TO DETERMINE AGENTS AND PASS TO 'AGENTS'. 

    LOOP AT old_agent INTO DATA(lv_old_agent). 

      " Customer's own logic to determine new agent 

      " based on old agent 

      DATA(lv_new_agent) = 'CB9980000138'. 

      APPEND lv_new_agent TO new_agent. 

    ENDLOOP.

Nota: En este ejemplo, asigna el siguiente procesador con una ID de usuario.

Por último, guarde y publique esta implementación de BAdI.

Ahora no necesita preocuparse de que el procesador bloquee un flujo de trabajo, porque tiene un plan B para que el sistema se active si surge el problema.

Para obtener más información sobre la configuración en un flujo de trabajo, explore más en el portal de ayuda de SAP.