Encontrar la A en FP&A de Robotic Process Automation
By s4pcademy
Descargo de responsabilidad:
Todos los puntos de vista u opiniones expresadas en este artículo son únicamente del autor y no representan necesariamente las de ninguna empresa para la que el autor tenga o esté trabajando.
La interrupción provocada por la pandemia en 2020 destacó dos debilidades financieras clave en algunas organizaciones:
- Las brechas en sus capacidades financieras para apoyar la agilidad organizacional, y
- La falta de inversión en la transformación digital financiera que creó estas brechas
Estos dos puntos marcan el comienzo de la urgencia de acelerar la transformación digital de las finanzas. Los equipos de finanzas que están atrasados en su viaje de transformación digital se han encontrado en desventaja en entornos inciertos, al intentar respaldar la entrega de la ventaja competitiva de una empresa. Esto se debe a que carecen de la capacidad para proporcionar análisis de soporte de decisiones perspicaces de una manera ágil.
La necesidad de una automatización robótica moderna de procesos
El uso de inteligencia artificial (IA), como la automatización de procesos robóticos (RPA), es un área que puede ayudar a los equipos financieros a transformar su capacidad y capacidad analítica. Tradicionalmente, RPA consistía en eliminar los procesos manuales y lograr ahorros de costos mediante la reducción de la plantilla. Se originó a partir de la necesidad de alcanzar la «fruta madura» en lugar de una visión particular. Además del ahorro de costos, la RPA moderna también se enfoca en cómo la automatización puede ayudar a generar mejores conocimientos, así como permitir que los equipos de finanzas lleven a cabo tareas de valor agregado.
Las ventajas de automatizar los procesos de presupuestación, planificación y previsión (BPF) incluyen el ahorro de tiempo, la rentabilidad, una mayor visibilidad y, en algunos casos, una mayor precisión en la planificación. A pesar de estas ventajas obvias, FP&A y BPF no siempre reciben el mismo nivel de atención cuando se trata de transformación digital. Los segmentos de finanzas orientados al cliente tienden a transformarse más rápidamente, por ejemplo, la popular integración de compra para pagar (P2P) y pedido para cobrar (OTC). Esto se debe a que los equipos de finanzas no logran demostrarle a la gerencia la conexión entre el cambio de proceso y las ventajas de la automatización, y cómo los cambios de proceso pueden afectar la rentabilidad.
La automatización ya no es la sustitución de humanos por robots o la digitalización de todos los documentos; ahora está simplificando los procesos que permiten a las empresas operar de manera más eficiente a través de análisis detallados.
Cuatro formas en que RPA ayuda a encontrar la «A» en FP&A
- Investigación de los hechos
Como con cualquier proyecto de transformación empresarial, el primer paso es conocer el proceso actual. Esto nos permite examinar cada paso del proceso en busca de dependencias e interdependencias. Con datos claros y un plan de proceso, se pueden identificar eficiencias y redundancias. Esto puede parecer un ejercicio que requiere mucho tiempo, pero el valor de este primer paso allana el camino para una automatización financiera exitosa. Primero, genera un claro sentido de dirección para el proyecto. En segundo lugar, despeja el desorden y fomenta la armonización de procesos. En tercer lugar, permite que las partes interesadas expresen «lo bueno, lo malo y lo feo» de los procesos actuales para ayudar a identificar dónde son necesarias y factibles las mejoras. Vale la pena señalar en este punto que la transformación digital financiera no debe verse como un proyecto de TI, sino como un proyecto financiero.
- Armonización
Una forma en que RPA genera eficiencia es a través de la armonización de procesos. Los equipos de finanzas pueden tomar la iniciativa y recopilar información para llegar a una vista consolidada del proceso de planificación actual. A través de la búsqueda de hechos, los equipos de finanzas pueden descubrir por qué existen diferencias en los procesos utilizados por diferentes grupos comerciales y trabajar con las partes interesadas para armonizar el proceso mientras brindan los conocimientos necesarios. La armonización fomenta la colaboración y las mejores prácticas en BPF en toda la organización.
- revisión instantánea
RPA elimina las tareas manuales involucradas en la preparación y generación de un plan de caso base, como la recopilación de datos, la distribución de plantillas y el llenado previo de entradas. Esto permite que los equipos de FP&A se concentren en la revisión y el análisis. Con mayor visibilidad, estandarización y mayor velocidad de procesamiento, la empresa recibe una vista instantánea del impacto financiero de su posible cambio de rumbo. Esto, a su vez, ayuda con la planificación de escenarios, que es clave para mejorar las respuestas a situaciones de crisis.
- Planificación ágil
Durante eventos como una pandemia, la incertidumbre es uno de los mayores desafíos que enfrenta FP&A en el pronóstico. El tiempo es la esencia. RPA armoniza los procesos y recopila datos de manera estandarizada, lo que requiere que los equipos de FP&A solo se concentren en trabajar con el negocio para identificar los impulsores. Las herramientas de RPA permiten que los equipos de FP&A estén en una posición más sólida para asesorar al negocio sobre el impacto financiero potencial de su estrategia. También permiten que los equipos de FP&A pasen de ser reactivos a proactivos, en busca de oportunidades.
Beneficios de RPA para FP&A
Una de las áreas más quejadas en BPF es la recopilación y limpieza de datos, ya que requiere mucho tiempo. RPA se encarga de esto al automatizar la recopilación de datos y estandarizar los formatos de datos. Con RPA y herramientas BPF especializadas, los equipos de FP&A pueden alejarse de la dependencia excesiva de las hojas de cálculo.
La automatización financiera también cambia la forma en que se realizan los análisis financieros. Los equipos de FP&A ya no están atados a ciclos de informes fijos y comparaciones históricas. BPF ahora es parte de la mejora continua para el negocio en lugar de un ejercicio arbitrario de horizonte fijo. Un pronóstico continuo se convierte en una segunda naturaleza en el proceso de pronóstico y los equipos de finanzas se involucran más en el proceso de toma de decisiones. Estos cambios ayudan a transformar las finanzas del contador de frijoles tradicional, en los días de Dickens, a un factor de influencia moderno.
Cómo RPA puede ayudar a evolucionar FP&A en xP&A
La IA y el aprendizaje automático (ML) aún tienen que evolucionar para tomar decisiones autónomas. AI y ML sopesan los riesgos y oportunidades dentro de los límites establecidos por la organización. Por lo tanto, solo pueden brindar beneficios de velocidad y eficiencia en los procesos de BPF. Si los equipos de FP&A confían únicamente en AI y ML para mejorar BPF, corren el riesgo de convertir BPF en un ejercicio puramente matemático. Para enriquecer los procesos de BPF y proporcionar un soporte de decisiones perspicaz, los equipos de FP&A deben involucrar a las partes interesadas no financieras para ayudar a comprender los datos y su análisis. Con esta información cualitativa adicional, los equipos de FP&A pueden trabajar con la empresa para ofrecer un enfoque BPF integrado que cubra los tres estados financieros clave, en lugar de centrarse simplemente en las pérdidas y ganancias.
A medida que los equipos de FP&A evolucionan hacia la planificación y el análisis extendidos (xP&A), los equipos de FP&A pueden volverse más nativos, en otras palabras, convertirse en parte del equipo operativo. Esto puede causar una organización de FP&A más parecida a una matriz. El beneficio de esto es una colaboración mejorada y un análisis enriquecido.
Resumen
Sobre todo, el análisis es tan bueno como los datos en los que se basa. Ninguna cantidad de RPA puede reemplazar los datos de buena calidad. RPA puede ayudar a mejorar la calidad de los datos y la velocidad a la que se puede acceder a ellos. Sin embargo, depende de los equipos de FP&A tomar las riendas y ofrecer lo mejor del proceso de transformación digital para BPF.
Autora: Simone Collins, ACCA y FPAC, y autora en FP&A Trends
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