El poder del infotipo 0003 en SAP Payroll

Un día en la vida de un equipo de nómina está lleno de desafíos y planes complicados, algunos sacrificios personales y algunos momentos heroicos.

Los ingenieros de nómina se toman muy en serio su responsabilidad, ya que sirven a toda la organización y cumplen una de las expectativas más importantes (algunos dicen que la más importante) de los empleados: pago exacto. Cuando algo sale mal, puede afectar a una sola persona o a toda la empresa. Pero la forma en que el equipo de nómina lo maneje determinará si el momento es un día de pago perfecto o un triste mayday.

Esta publicación es sobre una porción de este día desafiante usando Factores de éxito de SAP Nómina central de empleados: una microaventura que podría cambiar las cosas de un día de pago a un día de mayo. Discutiré el efecto de un campo inofensivo en el infotipo 0003: la fecha «Ejecutar nómina hasta».

Un equipo de nómina inteligente automatiza la entrada de su sistema de incentivos, una aplicación local escrita fuera del dominio de SAP. Este sistema acepta el incentivo del Gerente de Compensación, proporciona un flujo de trabajo a partir de las aprobaciones y, con solo presionar un botón, genera un archivo que está listo para cargar en el sistema SAP. El archivo tiene el formato de infotipo 0015, como se muestra a continuación. Tenga en cuenta que el programa de carga es un programa personalizado ABAP programa que necesitaría la ayuda de los desarrolladores.

Hasta ahora, ningún problema. SAP los carga correctamente en el infotipo 0015 y los procesa en la siguiente nómina. Todo funciona bien hasta que se genera el pago para los empleados despedidos. Cuando el pago del incentivo se pagó después de la terminación, la nómina en sí no se ejecutó, ya que SAP ignora debidamente a los empleados despedidos. Al empleado no se le pagó, y esto se descubrió un mes después cuando el empleado llamó. Afortunadamente para el equipo, el empleado no presentó una queja ya que pudieron emitir un cheque manual de inmediato.

Quizás esté pensando, ¿por qué las auditorías de nómina no detectaron esto? ¿No tenían ningún procedimiento para garantizar que se ejecutara la nómina de cada asociado? Sí, lo hicieron. El problema, nuevamente, fue que esta auditoría excluyó a los empleados despedidos, por lo tanto, el hecho de que este empleado no se detectó nunca se detectó hasta que el empleado llamó.

La solución a este problema está en el Infotipo 0003.

Este infotipo se crea automáticamente cada vez que contrata a un empleado en SAP. Funciona como un tablero para la nómina de esta persona. El campo «Contabilizado a» nos dice cuándo fue el último período de nómina procesado específicamente para esta persona. (Hay un estado separado disponible en SAP en otra tabla que muestra cuál fue la última ejecución de nómina para todos en la organización). Pero este campo muestra esta información específicamente para este empleado porque hay muchas razones por las que un empleado podría no haber sido procesado en la última ejecución de nómina. Una de esas razones es que el empleado está despedido o inactivo. Este infotipo también funciona como un guardián para evitar el procesamiento accidental de empleados despedidos o inactivos. Las ejecuciones regulares de nómina excluirán automáticamente a los empleados en estado no activo a menos que el campo «Ejecutar nómina hasta» se complete con una fecha actual o futura.

La solución simple para pagar a un empleado despedido es actualizar la fecha Ejecutar nómina actualizada en el infotipo 0003 con una fecha actual o futura. Al hacer esto, la nómina en ciclo automáticamente recoge al empleado y paga el incentivo.

Todo lo que se requiere es una actualización del programa que carga el infotipo 0015.

La lógica requerida en este caso es la siguiente:

Ejecutar nómina actualizada = Fecha de la próxima ejecución de pago del ciclo + 1

Recuerde que la fecha de la próxima ejecución de pago en ciclo está disponible en la tabla T549Q. Esta tabla se puede leer usando el código de transacción SE16 como se muestra a continuación.

Si bien cada empresa tiene su propio calendario para ejecutar ciclos, la fecha de procesamiento de la nómina suele ser unos días después de la fecha de finalización del período que se muestra en el campo Fecha de finalización. La clave de esta tabla es el parámetro del período, el Año de nómina y el Período de nómina. Los Parámetros del Periodo tienen diferentes valores dependiendo de la frecuencia de la nómina, como se muestra a continuación.

La fecha también se puede derivar de la fecha del cheque en lugar de la fecha de finalización del período de pago, que está disponible en una tabla gemela llamada T549S, como se muestra aquí.

La fecha de procesamiento de la nómina suele ser unos días antes de la fecha del cheque, para que haya tiempo suficiente para que el banco procese el pago.

Tenga en cuenta que, a veces, la ejecución del ciclo puede no ser suficiente si el pago se debe realizar de inmediato, especialmente en los estados donde se exige legalmente que el pago por terminación se pague el mismo día. En estas situaciones, es posible que se requiera un enfoque diferente para la automatización para ejecutar una ejecución fuera de ciclo cuando llegue el incentivo. Esto requiere una automatización separada para ejecutar ciclos que cubriré en una publicación futura. Si la intención es ejecutar el proceso a través de un ciclo de apagado, que se ejecuta todos los días, la lógica anterior se puede simplificar a:

Ejecutar nómina actualizada = Fecha del sistema + 1

El “+ 1” es para adaptarse a un retraso de 1 día en el procesamiento del ciclo de apagado. Como se indicó anteriormente, la fecha debe ser actual o futura. Establecer esta fecha demasiado lejos en el futuro abrirá el riesgo de pago no deseado, que se supone que protege este campo.

Lea más sobre SAP Payroll en mi libro Nómina central de empleados de SAP SuccessFactors.