Regularmente escucho alguna variación de la siguiente pregunta de clientes potenciales: Tenemos un sistema ERP para administrar nuestro proceso de compra; ¿Por qué necesitamos una solución Procure-to-Pay? Hay una muy buena razón por la cual, así que echemos un vistazo.

La respuesta corta es que los usuarios ocasionales no tienen idea de cómo usar un sistema ERP y simplemente comprarán bienes y servicios de cualquier proveedor y recibirán un reembolso, lo que significa que sus compras eluden cualquier cumplimiento y control de la organización de adquisiciones.

Para los profesionales de compras, una pantalla ERP es probablemente lo primero que abren cada mañana y lo último que cierran cada noche. Entienden las complejidades de capturar varias partes de la información de la orden de compra. Saben cómo se usa, qué representa y el dolor de cabeza que se producirá si se omiten los datos. Un usuario ocasional, un empleado que inicia sesión para comprar bienes o servicios varias veces al año, carece de ese conocimiento y conciencia y necesita una solución para llenar los vacíos.

La capacidad de compra guiada en SAP Ariba Buying and Invoicing ofrece un proceso de compra intuitivo y fluido que está profundamente integrado en el aprovisionamiento. La compra guiada simplifica el proceso al ofrecer una solución basada en roles que está optimizada para compradores profesionales y ocasionales.

Figura 1: Las capacidades de búsqueda aproximada en la pantalla de inicio ayudan a los usuarios a obtener resultados relevantes más rápido.

El objetivo es facilitar que los usuarios finales encuentren los artículos y servicios que necesitan. Las funciones fáciles de usar, como la búsqueda aproximada y la finalización de la búsqueda de escritura anticipada, aceleran el proceso.

Figura 2: Los resultados de búsqueda fáciles de usar permiten una selección rápida de opciones preseleccionadas.

Los resultados de la búsqueda se completan a partir de catálogos internos que tienen términos y contratos preaprobados para agilizar la compra y maximizar los ahorros. Los pasos anteriormente complejos se reemplazan con una experiencia guiada, lo que permite a los usuarios elegir la mejor opción y enviarla para su aprobación con solo hacer clic en un botón.

Figura 3: Las aprobaciones son rápidas y fáciles de administrar dentro del sistema.

Los flujos de trabajo de aprobación dinámicos eliminan la necesidad de procesamiento manual, lo que ahorra tiempo y esfuerzo. Puede configurar fácilmente sistemas con aprobaciones automatizadas para solicitudes que no requieren la participación de la administración. Eliminar algunas aprobaciones y al mismo tiempo garantizar el cumplimiento a través de compras por catálogo aumenta la eficiencia y reduce los costos.

Con una solución de compras intuitiva e integrada, las compras indirectas se vuelven perfectas y, al simplificar el proceso de compras, su empresa puede aumentar el gasto bajo administración, mejorar la contención de costos y mejorar el cumplimiento general en toda la organización.

Para obtener más información sobre cómo SAP Ariba Buying and Invoicing y la capacidad de compra guiada pueden ayudarlo a transformar el rendimiento de la compra al pago, vea este resumen demostración de solución