A excepción de ciertos tipos de activos, como terrenos y fondos de comercio, casi todos los activos sufren depreciación a lo largo de su vida útil especificada.

Para los activos que no se incluyen en estas excepciones, se lleva a cabo un proceso de depreciación mensual. Durante este proceso, se realizan contabilizaciones de depreciación para reducir el valor contable del activo y registrar el gasto de depreciación asociado.

En esta publicación de blog, describimos el proceso comercial paso a paso para la depreciación de activos en Finanzas SAP S/4HANA.

Descripción general del proceso empresarial

El proceso comercial para la depreciación de activos en SAP es el siguiente (representado en la figura siguiente):

1. Defina las áreas de depreciación. Las áreas de depreciación se pueden definir mediante la transacción AS02 y se utilizan para agrupar activos con fines de depreciación. Por ejemplo, puede tener un área de depreciación para plantas y equipos, otra área de depreciación para vehículos y una tercera área de depreciación para edificios.
2. Asignar activos a áreas de valoración. Los activos pueden asignarse a áreas de valoración en los datos maestros de activos. Para ello, vaya a la transacción AS01 y abra el registro maestro de activos para el activo que desea asignar. Área de depreciación Pestaña, seleccione el área de depreciación adecuada.
3. Defina las claves de depreciación. Las claves de depreciación definen el método de depreciación, el período de cálculo y otros parámetros. Por ejemplo, puede tener una clave de depreciación para la depreciación lineal, otra clave de depreciación para la depreciación con saldo decreciente y una tercera clave de depreciación para la depreciación acelerada.
4. Asignar claves de amortización a áreas de amortización. Las claves de amortización se pueden asignar a áreas de amortización en los datos maestros de activos fijos. Para ello, vaya a Transacción AS01 y abra el registro maestro de activos para el activo que desea asignar. En el Clave de depreciación pestaña, seleccione la clave de depreciación adecuada.
5. Ejecute el cálculo de depreciación. El cálculo de depreciación se puede ejecutar periódicamente mediante la transacción LEJOSEsta transacción calculará la depreciación de todos los activos en el sistema según las claves de depreciación que se les hayan asignado.
6. Registre la depreciación. La depreciación se puede registrar periódicamente mediante la transacción AFBPEsta transacción registrará la depreciación calculada en las cuentas del libro mayor.

Nota: La transacción de retiro de activos generará automáticamente un asiento contable para revertir los asientos de adquisición y depreciación de activos. Si el activo se vende a un cliente, la transacción de retiro de activos también generará un asiento de ingresos. Si el activo se desguaza, la transacción de retiro de activos también generará un asiento de gastos por el valor de desguace del activo.

Las cifras calculadas para la depreciación no planificada y especial no se registran automáticamente durante el proceso de depreciación rutinaria. Para contabilizar estos montos, es necesario registrar manualmente los asientos de ajuste en los registros financieros para garantizar una representación precisa del valor contable del activo.

Cuentas de depreciación ordinaria

La ejecución de depreciación realiza esta operación abonando la cuenta de depreciación acumulada (Depreciación ordinaria, 7) para representar la reducción del valor del activo y debitar la cuenta de gastos de depreciación (Cuenta de Gastos por Depósito Ord. por Debajo de Cero, 8)Este proceso se conoce como depreciación estándara menudo denominado depreciación ordinaria dentro SAP S/4HANA.

Por lo general, una vez que el valor contable neto de un activo llega a cero, cesa la depreciación a efectos de informes locales. Sin embargo, puede haber situaciones en las que, por razones comerciales o legales, sea necesario seguir depreciando el activo incluso si el valor contable neto cae por debajo de cero. Para solucionar esto, SAP S/4HANA emplea el Cuenta de Gastos para Depósito Ord. por Debajo de Cero cuenta 9) para contabilizar cualquier depreciación ordinaria después de que el valor contable neto de un activo haya llegado a cero.

Si, por cualquier motivo, es necesario revertir la depreciación que se ha registrado en un activo, la reversión de la depreciación ordinaria se registra en el Ingresos por amortización de Ord.deprec cuenta del libro mayor 10)Este tipo de depreciación puede producirse por diversas razones, como por ejemplo, que la depreciación anterior haya sido excesivamente alta, que se haya contabilizado una nota de crédito que reduzca el coste capitalizado de un activo u otras circunstancias pertinentes. Las cuentas mencionadas se muestran en esta figura.

Cuentas de depreciación no planificada

En situaciones en las que un activo sufre un desgaste imprevisto, como daños causados ​​por un desastre natural, tiene la opción de registrar una depreciación no planificada para reducir el valor contable neto (VNC) del activo. SAP S/4HANA ofrece un conjunto de cuentas de contabilidad general específicas para facilitar la contabilización de la depreciación no planificada. El uso de estas cuentas refleja fielmente el enfoque que hemos analizado para sus contrapartes en la depreciación ordinaria:

• Depreciación acumulada (Cuenta de depreciación acumulada Desvalorización), 11):Esta cuenta se utiliza para acumular la depreciación relacionada con el desgaste no planificado.
• Gasto por depreciación (Cuenta de gastos por depreciación no planificada), 12): Esta sirve como cuenta para reconocer el gasto de depreciación incurrido debido al desgaste no planificado.
• Depreciación si el valor contable neto es inferior a cero (P&LAct.Unpl.Dep.Below 0), 13): Cuando el valor contable neto cae por debajo de cero durante el proceso de depreciación, esta cuenta se utiliza para registrar cualquier depreciación en ese escenario.
• Ingresos por amortización de activos (Ingresos por amortización de activos no amortizados), 14): Esta cuenta entra en juego cuando es necesario calcular la depreciación por razones específicas, ya sea para rectificar una depreciación previamente sobreestimada o abordar ajustes, por ejemplo.

Las cuentas mencionadas se muestran a continuación.

Cuentas de depreciación especial

En ocasiones, las reglamentaciones legales pueden permitir la aplicación de una depreciación especial, a menudo en forma de incentivos fiscales u otras iniciativas de promoción del crecimiento respaldadas por el gobierno. Un ejemplo notable en los Estados Unidos son las leyes de estímulo económico de la última década que otorgaron a las empresas la capacidad de reclamar una depreciación adicional por los activos adquiridos durante períodos calendario específicos.

Si bien esto implica configurar nuevas claves de depreciación para calcular la depreciación especial, es importante destacar que, en términos de determinación de cuentas del libro mayor, las contabilizaciones de la depreciación especial se pueden rastrear en cuentas del libro mayor distintas a las que se utilizan para la depreciación ordinaria. SAP S/4HANA emplea las siguientes cuentas del libro mayor para contabilizar la depreciación especial, y su uso se alinea con la metodología descrita para las cuentas correspondientes en la depreciación ordinaria o la depreciación no planificada:

• Depreciación acumulada (Cuenta de depreciación acumulada Depreciación especial), 15): Esta cuenta está designada para acumular la depreciación especial contabilizada.
• Gasto por depreciación (Cuenta de Gastos por Depreciación Especial), 16): Esta sirve como cuenta para registrar los gastos de depreciación asociados con la depreciación especial.
• Depreciación si el valor contable neto es inferior a cero (Cuenta de gastos por depreciación específica inferior a cero), 17): En situaciones donde el valor contable neto cae por debajo de cero debido a una depreciación especial, esta cuenta se utiliza para contabilizar dicha depreciación.
• Ingresos por amortización de activos (Ingresos por amortización de activos especiales), 18): Si es necesario ajustar la depreciación hacia arriba, esta cuenta entra en juego, abordando diversos escenarios, como corregir una depreciación previamente sobreestimada o manejar ajustes específicos.

Las cuentas mencionadas se muestran en la siguiente figura.

Nota: Antes de considerar la utilización de distintas cuentas de contabilidad general para las distintas formas de depreciación, es fundamental evaluar los requisitos específicos de su negocio. Desde un punto de vista técnico, es totalmente factible asignar distintas cuentas de contabilidad general para la depreciación ordinaria, la depreciación no planificada y la depreciación especial. No obstante, es importante reconocer que la contabilidad de activos ofrece múltiples vistas y funciones de generación de informes que le permiten diferenciar entre la depreciación ordinaria, la no planificada y la especial. Esto significa que es posible que no necesite necesariamente un conjunto separado de cuentas de contabilidad general dentro de su plan de cuentas principal para distinguir estos diferentes tipos de depreciación. La disponibilidad de estas vistas e informes a menudo puede obviar la necesidad de una estructura de cuentas de contabilidad general intrincada.

Las cifras calculadas para la depreciación no planificada y especial no se registran automáticamente durante el proceso de depreciación rutinaria. Para contabilizar estos importes, es necesario realizar una ejecución periódica de contabilización de activos específicamente para este fin.

Nota del editor: esta publicación ha sido adaptada de una sección del libro. Determinación de cuentas en SAP S/4HANA: procesos de negocio y configuración Por Abdullah Galal y Jonas Tritschler.