Este blog muestra un ejemplo del uso de la poderosa función Obtener DATOS para crear un Pronóstico móvil interactivo y dinámico con el formato IBCS aplicado. La belleza de esta función de SAP es que los usuarios pueden anidarlas en cualquier función estándar de Excel, como «SI»; “IFs”, permitiendo reportes flexibles y personalizados.

¿Cómo interactuar con el informe?

1. El usuario selecciona mes y año para actualizar los datos y mostrar los valores reales hasta el mes seleccionado frente al valor de previsión para los meses restantes.
2. La suma del YTD real, combinada con la suma del valor restante del Pronóstico, se compara luego con el valor del Plan o el AÑO seleccionado por el usuario.
3. El formato condicional como característica nativa de Excel se aplica al marcado de los meses en los que se informan los valores reales de la previsión, siguiendo los estándares de IBCS. Se actualiza con la selección de mes y año del usuario, lo que aporta más claridad en la lectura de los datos.

¿Cómo construirlo?

Los siguientes pasos muestran cómo compilarlo y crearlo con la selección de valor desplegable del usuario y el formato condicional:

• Insertar la tabla o una fuente de datos

Los usuarios pueden insertar una función similar a Microsoft Excel en fórmulas personalizadas basadas en celdas para recuperar y mostrar datos en la cuadrícula. La función SAP.GETDATA devuelve el valor de los datos para cualquier combinación dada de una dimensión y un miembro. Desde la última entrega, «SAPGet data» se puede configurar directamente en una fuente de datos (luego, haber creado una tabla primero ya no es un requisito previo, pero sigue siendo una opción); en ese caso, la fuente de datos (ALIAS) se expresa como primer parámetro en la función como «DS_1». En este ejemplo, se utiliza el Alias/Fuente de datos.

Nota: también es posible especificar la función «SAP.GETDIMENSION» en la Fuente de datos, ayuda a recuperar las dimensiones objetivo como «Cuenta de mayor, Hora, Versión»… y copie sus ID para su uso posterior dentro de SAP.GETDATA.

Más detalles sobre el uso de la función «SAPGetData», lea Guía de ayuda de la fórmula , Blog y Qué hay de nuevo .

• Construcción de la estructura del Informe

• Las celdas F7 y F9 contienen el mes y el año seleccionados por el usuario. Estas celdas se llenan de la lista reportada respectivamente en la columna AO y AP. Para llenar las celdas F7 y F9 con estas listas, el usuario debe proceder de la siguiente manera: Datos-> Validación de datos -> Lista.

• La fila 10 contiene los valores de ID relevantes para la Hora (202210 para octubre) que se completan automáticamente a partir del año seleccionado por el usuario en la celda F9.
• La fila 15 se actualiza con la actualización del mes seleccionado por el usuario en la celda F7, y las columnas de la cruz de la bandera informan el valor «Actual» o «Pronóstico» en el rango del Mes. Es información puramente indicativa que complementa la información de formato condicional que se muestra en la fila 18. Y construido en Excel = SI (VALOR (DERECHO (K $ 10,2)) <$ F $ 7, «Actual», «Pronóstico»)
• La fila 16 muestra el número del mes como entero.
• La fila 17 se actualiza con la actualización del año seleccionado por el usuario en la celda F9.
• La fila 18 se configura implementando reglas de formato condicional. Para crear una nueva regla de formato en Excel: seleccione Datos -> Formato condicional -> Nueva regla->Usar una fórmula para determinar qué celdas formatear. Estas reglas toman como entrada los valores de índice de mes de la fila 16 y comparan cada uno con el mes seleccionado por el usuario en la celda F7. Según el resultado del valor de la prueba, que devuelve verdadero o falso, especifica un código de color de celda específico para los datos reales y el pronóstico:
• Col (B,F) son las cuentas de mayor con ID y descripción.
• Col H representa el valor del Plan para el año seleccionado
• Las catorce columnas (I:V) representan los valores Reales y/o Previstos incluyendo un total para el año (U) y la variación con el plan (V) para el año seleccionado (aquí 2022).
• Las filas 21, 24, 30 y 32 son subtotales de las filas calculadas anteriormente.
  • Fila 21 de Ingreso Mensual, correspondiente a Ingreso Bruto menos descuentos
  • Fila 24 para las ganancias brutas mensuales que retiran el costo de ventas y otros COGS a los ingresos mensuales
  • Fila 30 para el Ingreso Mensual antes de impuestos, que retira todos los gastos informados entre la fila 25 a la 29 a la Utilidad Bruta Mensual
  • Fila 32 para la Utilidad Neta, retirando los gastos por impuesto a la renta a la Fila 30

Uso de SAP.GETDATA

Finalmente, usemos la fórmula SAP.GETDATA anidada con las nativas de Excel.

• Fórmula en la celda H19 (Plan para el Año seleccionado):
  • SAP_GETDATA(DS_1,”Cuenta”, $B19,”Versión”,”plan.público”,”Hora”,F$9): donde $B19 se refiere a las cuentas de mayor y F$9 se refiere al año.
  • Arrastre la fórmula a través de Col H
• Fórmula en la celda I19: aquí es donde se anida la función SAP_GETDATA dentro de las funciones de Excel para determinar qué argumento se utilizará. Se ejecuta una prueba lógica para verificar si el Mes reportado en la misma columna (en la fila 10) es mayor que el mes seleccionado por el usuario en la celda F7. Si el resultado de la prueba es VERDADERO, simplemente significa que SAPGETDATA tiene que devolver un valor de «Pronóstico», por lo tanto, «public.Forecast» se utilizará como argumento de miembro. De lo contrario (por ejemplo, el resultado de la prueba devuelve FALSO), el miembro SAP_GETDATA tiene que devolver un valor «Actual», por lo que el argumento del miembro debe establecerse en «public.Actual».
• Fórmula en la celda I19: “SI(VALOR(DERECHO(J$10,2))<$F$7,SAP_GETDATA(DS_1,”Cuenta”, $B19,”Versión”,”público.Actual”,”Hora”,J$10 ),SAP_GETDATA(DS_1 ,”Cuenta”, $B19,”Versión”,”public.Forecast”,”Tiempo”,J$10 ))
  • Gaste la fórmula en la fila 19-20,21,25-28 y 31 entre las columnas I a J
• Fórmula en la celda T20: en cuanto a diciembre, queremos admitir dos escenarios diferentes:
  • Mendigar. de diciembre, se esperan datos de pronóstico/finales de diciembre, se esperan datos reales en su lugar
  • Esto se puede resolver agregando una nueva prueba lógica combinada con las otras dos de la siguiente manera: “=SI.ERROR(SI(VALOR(DERECHO(U$10,2))<$F$7,SAP.GETDATA(“DS_1″,”Cuenta”, $B19,”Versión”,”público.Actual”,”Hora), U$10 ),SAP.GETDATA(“DS_1″,”Cuenta”, $B19,”Versión”,”public.Forecast”,”Tiempo”,U$10 )),SAP.GETDATA(“DS_1″,”Cuenta”, $B19,”Versión”,”pública.Actual”,”Hora”,U$10 ))”
  • Arrastre la fórmula a través de Col T

Nota: si se realiza un cambio de informe en el panel Diseñador (como filtro cambiado, nueva dimensión o miembro insertado…) entonces se desea actualizar los datos