Ahora es de conocimiento común que SAP Business One es un software de planificación de recursos empresariales diseñado para pequeñas y medianas empresas.

Ofrece un conjunto completo de funcionalidades, que incluyen gestión financiera, ventas, compras, control de inventario y más. Sin embargo, aunque las funciones financieras de SAP Business One sirven como columna vertebral para cualquier empresa que utilice el sistema, todavía hay un área de trabajo que requiere ayuda de terceros: el procesamiento de cuentas por pagar (AP).

Los procesos manuales de cuentas por pagar suelen consumir mucho tiempo, son propensos a errores y pueden provocar retrasos en los pagos y relaciones tensas con los proveedores. Para superar estos desafíos, muchas empresas están adoptando soluciones de automatización adicionales que se integran perfectamente con su entorno SAP Business One.

Entra DOKKA

DOKKA es una plataforma que acelera el proceso de cuentas por pagar mediante el procesamiento automatizado de facturas, flujos de trabajo de aprobación y conciliación tripartita. Mejora significativamente la eficiencia de los equipos financieros al agilizar la revisión, aprobación y procesamiento de facturas de proveedores, incluido el cotejo de facturas con órdenes de compra y documentos de recepción.

DOKKA ofrece un proceso de incorporación rápido, con la posibilidad de comenzar a funcionar en solo dos semanas. Procesa facturas recuperándolas de diversas fuentes de datos, emplea inteligencia artificial para capturar datos rápidamente independientemente del diseño o el idioma, y ​​se integra sin problemas con los sistemas ERP, incluido SAP Business One.

Automatizar las cuentas por pagar en SAP con DOKKA es simple e implica varios pasos clave diseñados para agilizar y mejorar las operaciones financieras.

1) Integración e incorporación

Este paso inicial implica conectar SAP Business One con DOKKA a través de un proceso de configuración simplificado. Garantiza un intercambio de datos fluido entre las dos plataformas, lo que facilita el procesamiento automatizado de facturas. La integración tiene como objetivo alinear las capacidades de DOKKA con la infraestructura de SAP, asegurando que las herramientas de automatización funcionen en armonía con sus sistemas financieros existentes.

2) Personalización del proceso

Es fundamental adaptar el proceso de automatización para que se ajuste a los requisitos únicos de su organización. Este paso le permite personalizar cómo se procesan, cotejan y aprueban las facturas dentro de la plataforma DOKKA antes de que entre en funcionamiento con SAP. Se trata de hacer que el sistema funcione para usted y no al revés.

3) Entrenamiento

Una formación adecuada garantiza que su equipo esté bien equipado para utilizar el nuevo sistema de forma eficaz. Esto implica aprender a navegar por la plataforma DOKKA, comprender los flujos de trabajo automatizados y dominar las herramientas disponibles para el procesamiento y la gestión de facturas. Centrarse en el aprendizaje práctico y la aplicación en el mundo real durante esta capacitación puede mejorar drásticamente la adopción y la competencia del usuario.

4) Procesamiento automatizado de facturas

En el centro de esta automatización está la capacidad de procesar facturas con una mínima intervención humana. Esto incluye extraer datos de las facturas, validarlos y luego ingresarlos sin problemas en SAP Business One. El objetivo es reducir la entrada manual de datos, disminuir los tiempos de procesamiento y eliminar los errores asociados con el manejo manual.

5) Flujos de trabajo de aprobación

Automatizar el proceso de aprobación no solo acelera el flujo de trabajo sino que también garantiza que las personas adecuadas revisen y aprueben las facturas. El flujo de trabajo de aprobaciones de DOKKA se puede personalizar para adaptarse a su estructura organizativa y jerarquía de aprobación, agilizando aún más el proceso de cuentas por pagar y garantizando el cumplimiento de las políticas internas.

6) Gestión de documentos

Un sistema sólido de gestión de documentos es vital para organizar, almacenar y recuperar documentos financieros de manera eficiente. Al proporcionar herramientas para la colaboración y un fácil acceso a facturas y documentos relacionados, DOKKA ayuda a las empresas a mantener un registro claro y listo para auditorías de sus transacciones financieras, facilitando el cumplimiento y la gestión financiera.

7) Soporte continuo

La implementación de nuevas tecnologías es un proceso continuo que requiere ajustes y optimizaciones. El soporte continuo de DOKKA garantiza que cualquier problema se resuelva rápidamente y que el sistema se ajuste para satisfacer las necesidades cambiantes de su negocio. Este paso consiste en aprovechar los avances continuos en inteligencia artificial y aprendizaje automático para seguir mejorando la eficiencia y precisión del proceso de cuentas por pagar a lo largo del tiempo.

Beneficios clave de automatizar AP en SAP Business One con DOKKA

La automatización de cuentas por pagar en SAP Business One con DOKKA ofrece varios beneficios, entre ellos.

• Eficiencia mejorada: La automatización reduce el tiempo dedicado a la entrada manual de datos y al procesamiento de facturas, lo que libera tiempo para actividades de mayor valor añadido.
• Errores reducidos: Al eliminar el manejo manual y los errores humanos, la automatización reduce significativamente la probabilidad de errores en el procesamiento de facturas.
• Tiempos de procesamiento más rápidos: La automatización agiliza el proceso de aprobación y pago de facturas, reduciendo los tiempos de procesamiento y garantizando pagos oportunos a los proveedores.
• Mayor visibilidad: Con AP automatizado, las empresas tienen visibilidad en tiempo real de sus operaciones de cuentas por pagar, lo que permite un mejor seguimiento de las facturas y una gestión más fluida del flujo de efectivo.
• Cumplimiento mejorado: Al automatizar los flujos de trabajo y mantener un registro claro de todas las transacciones financieras, DOKKA ayuda a las empresas a garantizar el cumplimiento de las políticas internas y las regulaciones externas.
• Ahorro de costes: La automatización genera ahorros de costos al reducir el trabajo manual, evitar cargos por pagos atrasados ​​o duplicados y mejorar las relaciones con los proveedores.

Con la perfecta integración de DOKKA con SAP Business On, las pequeñas y medianas empresas pueden aprovechar el poder de la automatización para acelerar el procesamiento de AP, eliminar errores y mejorar la eficiencia. Siguiendo los sencillos pasos descritos anteriormente, las empresas pueden adoptar rápidamente DOKKA en SAP Business One y disfrutar de la multitud de beneficios que ofrece.

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