Las licencias de SAP SuccessFactors for Learning clasifican a los usuarios en dos tipos de usuarios de Licencia, «Activo» o «Funcional». Es importante clasificar a los usuarios en el tipo adecuado para el cumplimiento de las licencias adquiridas por el cliente.

Diferencia entre usuario funcional y usuario activo:

El sistema de gestión de Aprendizaje no diferencia entre un Usuario Activo y Funcional. La clasificación del tipo de licencia solo se usa por razones de licencia y generación de informes.

¿Quién es un usuario de aprendizaje activo?

Los empleados con perfiles activos en el sistema que no se clasifican como funcionales se clasifican como ACTIVO

¿Quién es un usuario de aprendizaje funcional?

Los empleados y no empleados cuyos registros de historial de aprendizaje se registran en Learning pero no tienen acceso al sistema de gestión de aprendizaje se clasifican como FUNCIONAL

A continuación se muestran algunos ejemplos de cómo los clientes pueden categorizar a los usuarios en los dos tipos de licencia.

• Usuario Funcional: Usuarios Temporales, Dominados en SAP HCM, Contratistas, Jubilados, Ex empleados con acceso
• Usuarios activos: Usuarios de tiempo completo, tiempo parcial, licencia

Un cliente puede categorizar a cualquier usuario como usuario Funcional solo si ha comprado las licencias Funcionales.

¿Cómo se miden los usuarios Activos/Funcionales?

SAP mide el tipo de usuario de la licencia de la siguiente manera:

Usuario activo –

El recuento de usuarios activos incluye los siguientes criterios:

• Todos los usuarios que tienen estado ACTIVO y no están clasificados como usuario funcional y no utilizan el mercado de aprendizaje en el LMS.
• TODOS los usuarios que tienen un historial de aprendizaje registrado en el sistema de aprendizaje para un curso externo o interno o tienen un curso inscrito o lanzaron un curso en su plan de aprendizaje

Usuario Funcional –

El recuento de usuarios funcionales incluye los siguientes criterios:

• Todos los usuarios que tienen estado ACTIVO y están clasificados como usuario funcional y no utilizan el mercado de aprendizaje en el LMS.
• Todos los usuarios que tienen un historial de aprendizaje registrado en el sistema de aprendizaje para un curso externo o interno o tienen un curso inscrito o iniciaron un curso en su plan de aprendizaje.

Métodos de actualización del tipo de usuario de Licencia

El campo Tipo de usuario de licencia en el registro de usuario se puede actualizar usando cualquiera de estos métodos:

1. Actualización manual de tipos de usuarios de licencias en administración de aprendizaje
2. Importación de tipos de usuarios de licencias en Learning Administration (importación por lotes)
3. Importación de tipos de usuarios de licencias en Learning Administration (usando User Connector)
4. Actualización del modelo de datos de sucesión con el elemento estándar: «LearningLicenseUserType» para enviar la información de licencia de Bizx a Learning

1. Actualización manual de tipos de usuarios de licencias en administración de aprendizaje

Si los clientes han adquirido licencias funcionales o externas de SAP SuccessFactors Learning y utilizan el tipo de cuenta de compras o cualquier otro campo personalizado en el sistema para clasificar a los usuarios como externos, los tipos de licencia de usuario deben asignarse a los usuarios externos como funcionales.

Procedimiento para configurar el tipo de usuario de Licencia:

• Vaya a Administración de aprendizaje> Personas> Usuarios
• Busque el usuario para encontrar el usuario con el tipo de usuario de licencia incorrecto y edite el registro.
• En Tipo de usuario de licencia, seleccione el tipo de licencia del usuario:

Buscar usuarios y su estado

Buscar usuarios por tipo de usuario de licencia de aprendizaje

2.Importación de tipos de usuarios de licencias en administración de aprendizaje (importación por lotes)

Para actualizar varios tipos de licencia de usuario en el aprendizaje, puede importar los registros de usuario con los tipos de licencia.

Procedimiento:

• En Administración de aprendizaje > Administración del sistema > Herramientas > Importar datos.
• Seleccione el tipo de registro de Usuario y luego seleccione Descargar plantilla para descargar la última plantilla de importación.
• Agregue los usuarios en la columna ID de usuario y agregue el Tipo de usuario de licencia correcto para los usuarios y guarde sus cambios.
• Seleccione Importar datos para importar el archivo actualizado con registros
• Puede importar como un trabajo en segundo plano o elegir ejecutar el trabajo inmediatamente o programar para ejecutar el trabajo.
• Seleccione Finalizar.

Nota: Al agregar nuevos usuarios, si el valor del tipo de usuario de la licencia se deja en blanco, el sistema establecerá el tipo de forma predeterminada como Activo.

Importar datos de usuario

Descargue la plantilla de datos de importación para la importación de usuarios

Importar datos de usuario

3. Importación de tipos de usuarios de licencias en Learning Administration (usando User Connector)

Si el tipo de usuario de licencia no se mantiene en su HRIS y desea actualizarlo directamente en LMS, puede usar el conector de usuario para actualizar el tipo de usuario de licencia en LMS.

Para actualizar el tipo de usuario de la licencia de los usuarios que utilizan el conector de usuario, siga los pasos a continuación:

1. Actualice la configuración del conector aquí -Administración del sistema > Configuración > Configuración del sistema > Conectores = usuario.campo.mapeo.datos. LICENSE_USER_TYPE=FUNCIONAL
2. Identificar registros de usuario: identifique los registros de usuario para actualizar el tipo de usuario de licencia correcta
3. Descargue la plantilla de conector de usuario aquí-Administración del sistema > Conectores > Descargar plantilla de conector> Seleccione Conector de usuario
4. Cree el archivo de entrada del conector de usuario con los usuarios y el tipo de licencia (los valores son FUNCIONALES Y ACTIVOS) y otros campos obligatorios
5. Importe los datos del usuario colocando el archivo de entrada en la carpeta SFTP según la configuración del conector
6. Ejecute el conector de usuario
7. Verificar el estado de la importación y los resultados del conector
8. Verifique un registro de usuario para confirmar que el tipo de licencia de usuario se actualiza según el archivo

4.Actualización de los tipos de usuarios de licencias en SuccessFactors Learning mediante el trabajo de exportación de empleados (aprovisionamiento)

El elemento estándar es opcional en el modelo de datos de sucesión de forma predeterminada, por lo tanto, debe agregarse a la tabla de datos de sucesión e importarse en Aprovisionamiento y sincronizar los datos del tipo de usuario de la licencia con LMS mediante el conector de usuario SF.

Hay dos opciones para crear el tipo de usuario de la licencia de aprendizaje en Foundation:

• Crear un campo personalizado en el perfil del empleado
• O habilite el elemento estándar «Tipo de usuario de licencia de aprendizaje en la tabla de datos de sucesión».

Si bien podría usar campos personalizados en el perfil de empleado de SAP SuccessFactors y asignarlo al tipo de usuario de licencia de aprendizaje de SAP SuccessFactors. Sin embargo, no puede usar un campo personalizado en SAP SuccessFactors Learning para el tipo de licencia.

Pasos para configurar:

1. En Aprovisionamiento:

Configure el modelo de datos de sucesión agregando el elemento estándar denominado «Tipo de usuario de licencia de aprendizaje» en el aprovisionamiento de la siguiente manera:

Tipo de usuario de licencia de aprendizaje

Cuando importa tipos de licencia de aprendizaje, los valores admitidos son «activo» y «funcional» y sus variaciones. Si ingresa valores distintos a los enumerados a continuación, no se guardarán.

ACTIVO, Activo, y activo.

FUNCIONAL, Funcional y funcional.

2.En el aprendizaje de SuccessFactors:

Para establecer el tipo de licencia para usuarios internos con los flujos de datos entre Foundation (Bizx) y Learning LMS, los nuevos parámetros del conector deben configurarse de la siguiente manera:

Configuración del sistema> Conectores

sfuser.field.mapping.data.LICENSE_USER_TYPE=ACTIVO o FUNCIONAL (¡distingue entre mayúsculas y minúsculas!)

sfuser.field.transform.data.LICENSE_USER_TYPE.ACTIVE=Activo, activo

sfuser.field.transform.data.LICENSE_USER_TYPE.FUNCTIONAL=Funcional, funcional

sfuser.connector.defaultValue.LICENSE_USER_TYPE=ACTIVO

Analítica de aprendizaje para medir los usuarios activos y funcionales

El informe de métricas de uso de LMS en LMS muestra la cantidad de usuarios activos/funcionales en el sistema junto con los usuarios que usan el mercado de oportunidades. Este informe se puede utilizar con fines de auditoría y para comparar el Número de tipos de usuarios con los tipos de usuarios de licencia adquiridos por el cliente.

Todas Funcional los usuarios con perfiles activos en el sistema son auditados contra el número de Licencias funcionales comprado por el cliente

Todas Activo los usuarios con perfiles activos en el sistema son auditados contra Licencias completas comprado por el cliente.

Si el cliente solo tiene Licencias completastodos los usuarios internos o funcionales con perfiles activos en el sistema serán auditados contra Licencias completas comprado por el cliente

Un administrador con permisos para este informe puede ejecutar este informe para ver si la cantidad de usuarios en el sistema coincide con su acuerdo de licencia. Es una buena práctica que un administrador designado verifique el cumplimiento mediante la ejecución periódica del informe de métricas de uso de aprendizaje.

Si tiene varias instancias productivas, el informe debe ejecutarse en todas las instancias y calcular el número acumulativo para compararlo con las licencias adquiridas.

Nota: El informe se basa en datos recopilados cada fin de semana y almacenados en LMS. No es un informe en tiempo real. Los usuarios inactivos o eliminados no se incluyen en el informe.

Informe de métricas de uso de LMS

Creé este blog para presentar algunas opciones disponibles para que los clientes permanezcan dentro de los permisos de licencia y cambien los tipos de usuarios de licencias de aprendizaje cuando exceden las licencias suscritas con la ayuda del socio.

Comente si la publicación del blog lo ayuda a usted o a su cliente, y agregue sus comentarios, opiniones y preguntas relacionadas.

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