Administración del tiempo de SuccessFactors: cómo administrar Comp-off / Time off in Lieu, con solo la administración de ausencias habilitada para su organización.

La gestión del tiempo de SuccessFactors es una herramienta muy sólida y SAP ha trabajado arduamente para mejorar sus capacidades y características a lo largo del tiempo. Es una ventanilla única para empresas que buscan un paquete completo para la gestión del tiempo de sus empleados, ya sea gestión de ausencias (tiempo libre) o gestión de asistencia (hoja de horas y seguimiento de tiempo de SAP SuccessFactors) o ambas.

Descripción general de la gestión del tiempo (referencia: Guía de implementación de SAP)

Hay pocos clientes pequeños que no optan por el paquete completo, sino que simplemente optan por la gestión de ausencias debido a los requisitos comerciales, el costo o la configuración organizativa, etc. Debido a esto, tienen que comprometer algunas de las funciones disponibles en el módulo de gestión del tiempo.

En este blog, comparto mi experiencia con un tipo de desafío similar que enfrentamos para nuestra organización y la alternativa que hemos creado para solucionar el problema.

Planteamiento del problema:

Mi organización solo ha habilitado la gestión de ausencias (Tiempo libre) en nuestra instancia de SF y quiere que desarrolle una solución a través de la cual pueda administrar las solicitudes de compensación de los empleados en SuccessFactors.

Mientras probaba la solución para el negocio, tuve que considerar los desafíos en términos de configuración del sistema y de la organización.

• Dado que no estamos utilizando la hoja de tiempo, fue difícil validar la autenticidad de la solicitud de licencia.
• En la mayoría de los casos, la licencia compensatoria es una licencia con límite de tiempo y actualmente SAP no admite la caducidad de la licencia si no se toma hasta cierto período de tiempo.

Remití el sitio de la comunidad de SAP y los blogs de SAP a buscar una solución y la mayoría de ellos sugirieron crear un nuevo tipo de acumulación de tiempo libre y agregar el saldo de la cuenta de tiempo según el requisito/solicitud. Pero esta solución tiene un problema importante de sostenibilidad y dependencia. Un administrador de tiempo libre debe agregar saldo para la persona cada vez que recibe una solicitud de compensación. Puede ser un proceso lento y desafiante si el número de solicitudes es mayor.

Por lo tanto, comencé a buscar una solución separada que pueda responder a los desafíos anteriores.

Solución proporcionada:

Después de validar todos los desafíos y la solución disponible, he desarrollado la siguiente solución para mi organización donde podemos lograr este objetivo simplemente creando un tipo de licencia simple y aplicando algunas medidas de validación al proceso y al sistema.

Requisito previo –

Necesidad de desarrollar un proceso fuera de línea en el que, si un empleado quiere aprovechar una licencia de policía, debe obtener una aprobación fuera de línea de su respectivo gerente por correo electrónico. Esta aprobación debe contener la información necesaria que pueda validar la autenticidad de la solicitud de licencia. Esto ayudará a crear un cheque y evitará que las personas pierdan el uso de este tipo de permiso.

Nota: Este requisito previo se puede evitar si el gerente del empleado también es el aprobador con la suposición de que sabe mejor cuándo y por qué el empleado solicita esta compensación/Tiempo libre en lugar.

En nuestro caso, los recursos humanos de necesidades comerciales deben ser los aprobadores, ya que desean realizar un seguimiento de la tendencia y las circunstancias que llevaron a la solicitud de licencia compensatoria. Por lo tanto, se creó este requisito previo.

Flujo del proceso

Configuración del sistema

Crear un nuevo tipo de permiso (Tiempo) – Descanso compensatorio

Centro de administración > Administración del tiempo > Administrar estructura de tiempo libre > Crear nuevo > Tipo de tiempo

Ejemplo: nuevo tipo de tiempo

Una vez que se crea el nuevo tipo de tiempo, debemos crear un archivo personalizado en el objeto: tiempo del empleado.

Centro de administración > Configuración de la empresa > Configurar definiciones de objetos > Tiempo del empleado > Actuar > Editar.

Nota: Asegúrese de que el tipo de campo/tipo de datos sea «adjunto»

Ejemplo: creación de campos personalizados

El siguiente paso es asignar este nuevo campo personalizado a un nuevo tipo de licencia. Para mapear esto, haga clic en el enlace de detalles debajo de la opción de campo y actualice la condición y el valor de las condiciones.

Condición – ID de campo = timeType.externalCode

Valor de condición: nuevo código de tipo de tiempo

Ejemplo: asignación de campos personalizados

Este paso completará su requisito de configuración pero, si cumple con el requisito previo mencionado anteriormente, debe seguir este paso adicional.

Una vez que se completaron el nuevo tipo de licencia y el campo personalizado, puede crear una regla comercial básica que obligará a los empleados a adjuntar un documento de aprobación fuera de línea (requisito previo) al solicitar la licencia.

A continuación se muestra un ejemplo de dicha regla de negocio.

Ejemplo: Regla de negocio para validación de prerrequisito

El último y opcional paso es crear una aprobación de flujo de trabajo. Dado que necesitamos un flujo de trabajo diferente para aprobar este tipo de licencia, tengo que desarrollar un nuevo flujo de trabajo y asignarlo a este tipo de licencia. Si desea utilizar su flujo de trabajo existente, puede evitar este paso.

Ejemplo: flujo de trabajo de aprobación

Para concluir:

Este es un arreglo muy simple que los consultores pueden usar para cumplir con los requisitos de su organización/cliente. Pensé en compartir este proceso con la comunidad, ya que me ayudó a ahorrar mano de obra para mi empresa y siento que es una solución sostenible fácil.

Espero que a todos les guste este escrito y ayuden a los nuevos consultores a contribuir más para su organización. Revise este artículo y comparta sus comentarios si lo encuentra útil.

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