10 consejos para una gestión de flotas más fácil

Nota. La imagen es de DATA UNIT AG. (https://www.dataunit.ch/10-tipps-fur-einfacheres-flottenmanagement/)

El costo de mantener la gestión de su flota aumenta constantemente. Su negocio depende del rendimiento óptimo de los conductores y vehículos. Se necesitan más que revisiones periódicas para mantener un alto nivel de rendimiento.

La buena noticia es que con algunos ajustes para controlar su flota, puede lograr una mayor productividad, menos tiempo de inactividad y operaciones más rentables.

El artículo de hoy le brinda 10 consejos para mejorar la gestión de la flota para que brinde el máximo rendimiento.

10 consejos para optimizar la gestión de flotas

No estás solo. La gestión de flotas no es solo un dolor de cabeza para usted todos los días. Muchos otros sienten lo mismo. Por eso, puedes beneficiarte de la experiencia de otros para optimizar la gestión de tu propio vehículo.

1. Definir condiciones de compra

Pasar de oferta en oferta solo tiene sentido a corto plazo. Es por eso que vale la pena a largo plazo definir términos y condiciones estandarizados para la compra de vehículos.

Por ejemplo, muchas empresas permiten que los jefes de departamento compren vehículos ellos mismos, mientras que otras se aseguran de que todas las compras se envíen a un supervisor, quien verifica las siguientes condiciones, por ejemplo:

• La economía de combustible es baja o al menos por debajo de las condiciones especificadas.
• Las piezas de repuesto están disponibles.
• El reemplazo del vehículo está fácilmente disponible.
• Los costos de mantenimiento son bajos.
• Tiene características específicas de la industria.

Si ignora estos u otros requisitos, puede terminar con un vehículo costoso, difícil de mantener o incluso inútil. En última instancia, un vehículo debe ser rentable para una empresa.

2. Mide todo lo que sea medible

Puedes aplicar el mismo métrica hasta el control de tu flota de vehículos que demandas de otras áreas de tu negocio.

Si bien algunas métricas son más importantes que otras, medir todo lo que se puede medir generalmente lo ayudará a tomar mejores decisiones sobre vehículos, conductores y reparaciones.

Aquí hay algunas cosas para empezar:

• Compra o arrendamiento: detalles del contrato y garantía de cada vehículo adquirido.
• Consumo de combustible: incluyendo fecha y lugar de repostaje y tipo, cantidad y precio del combustible.
• Mantenimiento: tanto mantenimiento programado como no programado. Registre datos sobre cuándo se realizó el trabajo, las piezas necesarias y el costo de las piezas y la mano de obra.
• Desempeño del conductor: incluidos días, lugares y circunstancias de los accidentes.
• Licencias de conducir y sus fechas de vencimiento.

Con toda esta información, podrás decidir si merece la pena cambiar de empresa de mantenimiento o si tal o cual conductor ya ha renovado su carné de conducir. Recuerda que tienes soluciones de gestión como SAP Business One que puedes implementar en tu empresa en unos pocos pasos.

3. Optimiza los horarios

Se puede lograr una rotación razonable a través de reservas. Puede aplicar el mismo sistema que para las salas de reuniones: encuentre un calendario conveniente donde también puede ingresar el uso del vehículo.

4. Listas de verificación para conductores

Aunque le recomendamos que registre tantos datos como sea posible, no es necesario que varios empleados se ocupen del mantenimiento de datos sin sentido.

En su lugar, cree listas de verificación para que los conductores anoten la información clave antes de entregar las llaves o finalizar su turno.

5. Rotación de vehículos

Los vehículos de su flota no deben estar disponibles libremente. Los conductores siempre eligen el modelo más nuevo o preferido.

Para garantizar que los vehículos no se utilicen en exceso, la rotación se realiza de manera racional y de acuerdo con el cronograma. Por ejemplo, puede evitar pagar un seguro costoso en vehículos que no se conducen o garantías que caducan sin que el vehículo haya salido del garaje.

Puede programar esta rotación usted mismo u obtener ayuda de soluciones de gestión que facilitan esta tarea, como SAP Business One.

6. Realice mucho mantenimiento preventivo.

No espere hasta que tenga un gran problema. Sea proactivo y realice reparaciones y revisiones de manera oportuna para minimizar el riesgo de reparaciones importantes o incluso de un accidente grave.

7. Optimizar el uso de la flota de vehículos

Cuando hay muchos vehículos disponibles, es difícil realizar un control exhaustivo. Si los conductores o empleados sienten que hay “demasiados vehículos”, conducirán más millas o tomarán rutas privadas en secreto.

Revise los registros regularmente para viajes innecesarios. Comunique cualquier inquietud para que todos sepan que la gestión de flotas está en su lugar.

8. Controla el tamaño de la flota

¿Realmente necesita cada uno de los vehículos que compra? No permita que su presupuesto se estire por compras impulsivas o desacertadas. A veces es suficiente tener algunos autos de alquiler sin tener que gastar dinero en una nueva compra.

9. Crea políticas sólidas

Cuando los empleados y los conductores saben lo que se espera de alguien que utiliza la flota, se evitan malentendidos y problemas de comunicación.

Cree políticas claras que ayuden a todos los empleados y conductores a tener expectativas presentes.

10. Solución automatizada para la gestión de flotas.

Como en otras áreas de tu negocio, puedes automatizar muchas de las tareas relacionadas con la flota, como el registro de consumo, la programación del mantenimiento o la rotación de vehículos. Esto le ayuda a tener una imagen clara del estado real de su flota.

Con la ayuda de la gestión de flotas, puede reducir el impacto negativo del aumento anual de los precios de consumo y mantenimiento. También le permite tomar decisiones informadas basadas en datos. Póngase en contacto con nosotros en cualquier momento si necesita SAP Business One apoyo.